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Como empresário, é importante se envolver em todos os aspectos do seu negócio. Isso não significa, no entanto, que você é especialista em tudo. Empresários podem lidar bem com questões estratégicas e as relações com cliente, mas muitos enfrentam mais dificuldades quando o assunto é contabilidade.
O maior problema é que erros financeiros podem prejudicar o crescimento, afetar negativamente os resultados, emperrar o fluxo de caixa, atrair desnecessariamente a atenção da autoridade fiscal ou prejudicar a reputação com fornecedores, clientes e funcionários.
Para evitar essas situações, confira a seguir 10 erros contábeis que os empresários com frequência cometem e por que esses erros — intencionais ou não — podem ser tão prejudiciais.
Definitivamente, o tempo não está do lado dos pequenos empresários, especialmente quando, muitas vezes, é necessário apagar incêndios todos os dias. Sem que você perceba, os meses passam e não é feito nenhum lançamento nos livros contábeis nem conciliações de extratos da conta corrente, demonstrativos do cartão de crédito, contas de imposto sobre vendas ou outros tipos de contas financeiras. Isso significa que os relatórios e demonstrativos financeiros não refletem a realidade atual. E, sem informações atualizadas, é difícil tomar decisões de negócios.
Por exemplo, despesas podem resultar em um saldo negativo ou uma rentabilidade reduzida se faturas não pagas passarem despercebidas. Não inserir os dados financeiros também pode resultar em problemas com fornecedores (por exemplo, o não pagamento de faturas), levando a dificuldades na aquisição de materiais ou até mesmo uma classificação ruim de crédito para a empresa.
Na pressa de organizar a empresa, alguns empresários não dedicam um tempo para aprender adequadamente o software financeiro escolhido. Ao não saber o que o software financeiro oferece, você pode facilmente cometer um erro ou não usar alguns recursos úteis. Um software configurado incorretamente também pode levar à não utilização de recursos de geração de relatórios e a informações incompletas, o que resulta em decisões de negócios ruins.
A contabilidade não é apenas uma ferramenta para inserir dados financeiros com o objetivo de atender aos regulamentos fiscais nos níveis estadual e federal ou para saber quanto dinheiro há no banco. Trata-se de um mecanismo poderoso que fornece respostas a perguntas sobre até que ponto as decisões estratégicas do empresário estão ou não gerando resultados.
Por isso, é um grande erro não usar os inúmeros relatórios comerciais que podem ser criados a partir dos dados financeiros, incluindo relatórios de contas a pagar e a receber por vencimento e sobre a rentabilidade da empresa. Esses relatórios podem mostrar onde estão os problemas e identificar o que os clientes não estão pagando para, assim, poder manter o fluxo de caixa. Sem esses relatórios por vencimento, o empresário não sabe quem está com pagamentos atrasados e pode perder clientes insatisfeitos com a qualidade.
Um dos erros contábeis mais comuns que os empresários cometem é misturar as finanças empresariais e pessoais. Mantenha ambas claramente separadas para dispor de um histórico mais preciso sobre o que realmente é usado para a empresa e o que é gasto somente para fins pessoais.
Por exemplo, embora a Receita Federal possa entender que um determinado número de refeições ao longo de um mês teve fins comerciais, entradas de um show ou jogos no cartão de crédito claramente não têm relação com os negócios. A empresa também poderá ser afetada se o dinheiro estiver sendo gasto na vida pessoal do proprietário em vez de reinvestido para desenvolver a empresa.
Portanto, é melhor manter contas separadas para enxergar a empresa, mental e fisicamente, como uma entidade à parte, não como um caixa eletrônico. Em longo prazo, isso ajudará a empresa a crescer e também gerará uma receita significativa para o empresário.
Documentos em papel ainda são importantes, embora também possam ser digitalizados. No entanto, os recibos devem ser guardados, pois ajudam a esclarecer erros ou diferenças na contabilidade e, em muitos casos, oferecem mais oportunidades de dedução na hora de declarar os impostos.
Mais do que isso, se a Receita Federal exigir, os recibos servem como prova e validam os números nos demonstrativos financeiros. Sem os recibos, a Receita Federal pode considerar as entradas como deduções inválidas, o que pode resultar em alterações nos valores de impostos e na aplicação de multas.
Após um longo dia de trabalho, atualizar os livros contábeis de maneira apressada pode facilmente gerar erros de cálculo, mesmo com o auxílio de soluções financeiras automáticas. Erros de cálculo também podem ter origem em lançamentos feitos na conta errada ou até em erros de digitação.
Combinar isso com o erro contábil nº 1 desta lista pode ser a receita para desastres financeiros, pois os erros de cálculo podem passar despercebidos por meses se a precisão dos dados não for regularmente verificada. De repente, um erro de cálculo resulta em um emaranhado de erros contábeis, levando a problemas maiores.
Diante dos problemas diários de administrar uma empresa, é fácil se concentrar no curto prazo e se esquecer completamente do futuro. No entanto, a contabilidade não se resume a manter o controle dos números do presente. Ela também permite prever o crescimento no futuro e identificar riscos financeiros decorrentes de decisões financeiras ou resultados atuais.
Além da necessidade de projetar o futuro, é necessário levar em consideração muitas questões, entre elas, problemas contábeis em longo prazo e oportunidades de crescimento da empresa. Preste atenção também às questões operacionais relacionadas, como a necessidade de ampliar a equipe de contabilidade para lidar com a expansão da empresa. Por exemplo, um empresário pode fundar uma nova subsidiária que fabrica produtos diferentes ou adicionar locais em outros países.
Seja um membro da família, um auxiliar de escritório temporário sem experiência ou até mesmo o dono de empresa que atribui a contabilidade a si mesmo, a pessoa errada pode gerar problemas financeiros que vão além da tomada de decisões sem embasamento. Na verdade, tentar economizar ou ajudar um ente querido pode levar a auditorias ou multas. Contratar a pessoa errada pode criar problemas que assombrarão sua empresa por muitos anos.
Isso pode ocorrer se a pessoa contratada não souber como classificar as despesas corretamente ou como criar lançamentos contábeis precisos. Ela pode não conhecer a legislação fiscal, como o que pode ser incluído na contabilidade de uma empresa e o que deve ser lançado à parte. Ela também pode não estar familiarizada com o processo de faturamento ou a taxa de câmbio ao contabilizar negócios feitos em outros países.
O profissional de contabilidade certo pode ajudar um empresário a evitar erros prejudiciais à empresa. Esses erros inesperados podem incluir o tipo de regime contábil usado (por exemplo, de caixa ou competência), bem como equívocos relacionados à interpretação de fatos sobre ativos, estimativas tendenciosas com conclusões irreais sobre ativos específicos e lançamentos incorretos de despesas.
Investir em tecnologia não garante que os erros contábeis serão evitados. Afinal de contas, é necessário que a tecnologia seja usada corretamente. Além disso, nem toda tecnologia foi criada da mesma maneira ou é relevante para determinadas empresas.
Por exemplo, um pequeno empresário não precisa investir em sistemas financeiros caros. Provavelmente, é possível usar um sistema que funcione bem, ofereça demonstrativos financeiros mais simples e permita o dimensionamento de acordo com o crescimento da empresa. Portanto, é importante escolher a tecnologia adequada às necessidades e aplicações específicas da empresa. É nesse ponto que um bom planejamento, um pensamento estratégico adequado e uma pesquisa eficiente são essenciais para garantir que a tecnologia não se torne mais um erro relacionado à contabilidade.
Como empresário, é difícil admitir que você não é o Super-Homem ou a Mulher-Maravilha e que há situações em que não obter ajuda profissional é um grande erro. Não há problema em reconhecer que a contabilidade talvez não seja sua especialidade.
Provavelmente, você abriu a empresa com uma boa ideia ou solução que não tem nada a ver com contabilidade — e é nisso que deve se concentrar. Há profissionais de contabilidade no mercado que podem cuidar do faturamento ou de outras funções contábeis para permitir que você se concentre no que faz melhor. Com o crescimento da empresa, em vez de fazer tudo por conta própria, chegará o momento em que você precisará delegar responsabilidades para outras pessoas, incluindo um profissional de contabilidade.
O lado financeiro da administração dos negócios pode levar ao crescimento ou à falência da sua empresa. Aprender quando contar com a ajuda de ferramentas ou profissionais em áreas nas quais se tem dificuldade pode ser um dos maiores desafios para empresários. Intuit
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