Auditoria externa x interna: o que é preciso saber para encarar um auditor

Sabe aquela história de varrer a sujeira pra baixo do tapete e fingir que está tudo certo? Ou quando uma visita inesperada avisa que está chegando e você fecha as portas dos quartos bagunçados e vai jogando nas gavetas o que está fora do lugar?

Aparentemente, está tudo certo: casa limpa e organizada. Mas aí, justamente aquela gaveta atolada é onde está o que você procura. Sua visita está lá, você abre a gaveta e tudo desmorona. Cenário um pouco exagerado, mas agora olhe para sua empresa e faça uma reflexão. Como você garante para alguém de fora (um investidor, por exemplo) que nenhuma sujeira foi varrida para o canto:

• na gestão econômica-financeira;
• na projeção de custos;
• no orçamento de despesas operacionais?

Por isso, preparamos um artigo completíssimo para ajudá-lo a entender um pouco mais sobre Auditoria Interna x Auditoria Externa e como cada uma delas pode ser útil para sua empresa. Então, vamos lá!

Explicando em miúdos: o que é Auditoria?

Odiada por uns, detestada por outros, mas necessária para todos, a Auditoria é um processo sistemático cujo objetivo é obter evidências que comprovem a eficácia e a adequação das atividades desenvolvidas pela empresa. Em inglês, “to audit” significa examinar, analisar, corrigir e certificar. Sua ramificação vem das Ciências Contábeis, portanto a Auditoria examina todas as operações da empresa que acabam desaguando nas áreas financeira e contábil.

14 motivos para aplicar Auditoria na sua empresa

Todos os processos internos (não apenas o financeiro) estão na alçada da Auditoria. Então, pense o seguinte: para que esperar alguém dizer que a casa está bagunçada para começar a pensar no assunto? O motivo principal para todas as empresas pensarem nisso é que ela torna transparente os processos e ações de instituições públicas e privadas. Se isso não convence você, elencamos alguns motivos dos quais sua empresa se beneficiará: #01 – Você sabia que a falta de controle financeiro e contábil pode ser sinônimo de “empresa fechar as portas”? Por esse motivo, muitos veem na Auditoria uma maneira de fortalecer as estruturas para sobreviver às oscilações de mercado; #02 – Aprimorar práticas contábeis, financeiras e controles internos para aumentar a segurança da situação patrimonial. Afinal, com controles financeiro e contábil adequados será possível conhecer a realidade patrimonial da empresa. #03 – Diminuir índices elevados de inadimplência devido à falta de controle de contas a receber; #04 – Verificar se os controles que a empresa utiliza são suficientes para manter a engrenagem funcionando; #05 – Verificar as contas da empresa com a intenção de descobrir e evitar erros e/ou possíveis fraudes. Para questões de alinhamento, fraude diz respeito aos dados intencionalmente adulterados de documentos e registros contábeis (omissão ou manipulação). Já um erro é um ato não intencional e pode ser fruto de uma má interpretação de fatos ou desatenção; #06 – Verificar se as atividades estão em consonância com o que foi planejado; #07 – Melhorar as boas práticas de governança corporativa; #08 – Identificar melhorias nos procedimentos, processos, sistemas e controles internos; #09 – Trocar o achismo pela certeza: decisões são tomadas baseadas em dados e fatos concretos; #10 – Fixar os lucros (ou prejuízos) da empresa; #11 – Dar a certeza de que a empresa está em consonância com as práticas legislativas atuais; #12 – Necessidade de crescimento: Você pensa em novos investidores e acionistas? Talvez em fusão, aquisição ou vendas?; #13 – Apoiar na implementação de procedimentos e controles internos; #14 – Identificar riscos e contingências que podem levar a perda de capital. Está vendo como a lista é grande? Isso apenas para  mencionar alguns dos benefícios que sua empresa pode obter após ser auditada. Observe que quando falamos em empresas, estamos nos referindo a todas, inclusive as PMEs, ok? Aliás, sobre o tema, muitos pequenos e médios empresários acham que é um gasto desnecessário para seus negócios. Mas imagine qual será o gasto no caso de fraude na empresa, pagamento de multas ou impostos atrasados? Melhor prevenir do que remediar, certo? Como PMEs têm estruturas enxutas, é muito difícil que tenham uma equipe de auditores na empresa. Por esse motivo utilizam de auditores independentes (veremos mais adiante sobre Auditoria Interna e Auditoria Externa). E já que tocamos no assunto, vamos ver o que faz um Auditor.

O papel do Auditor

Sabe aquela história de que é muito mais fácil enxergar o problema dos outros (e dar ótimas soluções para eles), mas não conseguir ver um palmo na frente do nariz quando o problema é com a gente? É assim que a humanidade caminha e é também por isso que surgiu a figura do Auditor. O Auditor é aquela pessoa que apresenta ao empreendedor um ponto de vista financeiro, contábil e operacional com o objetivo de ajudá-lo a entender os fatores de risco do seu negócio. Através de Auditorias ele detecta a ocorrência de falhas, o não atendimento a uma norma ou a requisitos relacionados aos processos ou produtos. São as não conformidades. Além disso, cabe ao Auditor examinar se as atividades desenvolvidas estão de acordo com o que foi planejado pela empresa anteriormente. Durante uma Auditoria, o Auditor realiza testes de observância e testes substantivos. Tanto um quanto outro têm o objetivo de validar a precisão das informações geradas pela empresa.

• Os testes de observância verificam se os controles internos estão funcionando corretamente e se estão de acordo com o segmento, grandeza e estrutura da auditada.
• Os testes substantivos verificam saldos bancários e transações. O auditor analisa se todos os itens patrimoniais estão contabilizados e se realmente existem, além de que se a divulgação e mensuração dos itens contábeis seguem os Princípios Fundamentais da Contabilidade.

Como o Auditor planeja uma Auditoria?

Para que você entenda um pouco sobre como se dá o processo, separamos alguns itens que o Auditor deve prestar atenção:

• Ter conhecimento dos controles internos e dos procedimentos contábeis;
• Identificar as áreas importantes da empresa de acordo com suas atividades;
• Verificar se a empresa já foi auditada anteriormente (tanto por auditoria interna quanto externa) e tomar conhecimento dos relatórios;
• Definir prazos para as etapas de seu trabalho.

Como o Auditor analisa processos e procedimentos de diversas áreas da empresa, vamos focar aqui na Auditoria Contábil e Financeira.

O que são Auditoria Contábil e Auditoria Financeira?

A Auditoria Contábil tem como principal objetivo validar os saldos contábeis, ou seja, verificar se a conta das demonstrações contábeis fecha com as situações patrimonial, econômica e financeira da organização. Ela utiliza de técnicas e procedimentos para apurar a exatidão dos registros contábeis e também para avaliar os controles internos da empresa auditada. Em uma Auditoria Contábil, o Auditor analisa os saldos do fechamento do exercício anterior e confronta com os saldos disponíveis na abertura do exercício a ser auditado. A preocupação com a realização desse procedimento é a de evitar possíveis distorções e erros. Além de analisar os dados, em uma Auditoria Contábil é identificada a ocorrência de fatos que comprometem a empresa em seu patrimônio e finanças. Em tempo: futuros aplicadores de recursos utilizam as demonstrações contábeis para análise de viabilidade de investimentos. Esse é mais um dos motivos da importância de se realizar auditoria em sua empresa! A Auditoria Financeira tem, entre seus objetivos, a preocupação em certificar que os valores físicos existentes estão de acordo com os saldos registrados nos extratos bancários, nos registros contábeis e no boletim de caixa. É também da alçada da Auditoria Financeira verificar se o dinheiro da empresa está sendo aplicado da maneira que deveria e se os controles internos do departamento financeiro são eficazes em evitar fraudes e irregularidades. Na Auditoria Financeira são mapeados todos os processos do departamento, tais como: transferências bancárias, pagamento de fornecedores, conciliações, etc. Como já citamos, existem duas maneiras de se realizar uma auditoria. Uma delas é com profissionais da própria empresa que estejam capacitados para isso (Auditoria Interna). A outra é através da contratação de empresas especializadas (Auditoria Externa). Falando de maneira geral, o trabalho que ambas desempenham é o mesmo: utilizam de técnicas e usam o controle interno como ponto de partida de suas análises. Adicionalmente, tanto a Auditoria Interna quanto a Externa buscam oferecer sugestões de melhorias para pontos deficientes da empresa. Apesar dessas similaridades, como você deve imaginar cada uma delas tem suas peculiaridades. É o que veremos a seguir.

O que é Auditoria Interna e quais são suas vantagens

Sabe quando o dia amanhece com um céu limpo e azul, e você resolve deixar todas as janelas abertas para dar uma arejada na casa? Bom, contra qualquer previsão meteorológica para aquele dia cai um temporal daqueles e você, do seu trabalho, já fica imaginando o caos que deve estar sua casa. É mais ou menos o que acontece com uma empresa sem controles adequados e sem transparência de informações: um caos total. Para ajudar a organizar esse caos empresarial, existem diversos controles que a organização adota e, para checar se está tudo realmente andando bem, existe a Auditoria Interna, realizada por um profissional da própria empresa. A Auditoria Interna tem como principal objetivo atender as necessidades da administração. Por isso, pode-se dizer que é uma das melhores ferramentas utilizadas pelo departamento administrativo, especialmente porque ela mostra aos Gestores e à Alta Administração um panorama de como anda o planejamento estratégico. Em outras palavras, ela auxilia o Conselho de Administração a tomar decisões mais coerentes e mais focadas com o atual cenário da empresa. Para entender melhor, imagine que auditores internos são consultores que fazem análises de processos e procedimentos da empresa. Adicionalmente, também fornecem recomendações sobre os riscos que podem impactar os resultados e estratégias do negócio. É importante esclarecer que para realizar um trabalho adequado, o auditor interno tem que ser independente das pessoas cujos trabalhos são examinados, embora seja subordinado aos desejos e necessidades da administração.

Principais vantagens da Auditoria Interna

• Fiscalizar controles internos e analisar sua eficiência;
• Fornecer informações mais precisas sobre a real situação da empresa;
• Apontar falhas em processos e procedimentos, e sugerir ações corretivas e preventivas;
• Atentar a empresa contra erros e fraudes, garantindo maior rigor dos colaboradores;
• Impedir pagamentos indevidos;
• Assegurar registros e demonstrativos contábeis.

O que é a Auditoria Externa e quais são suas vantagens

Também conhecida como Auditoria Independente, a Auditoria Externa analisa as políticas e os procedimentos internos definidos pela empresa. Como o próprio nome sugere, ela é feita por um profissional (Empresas de Auditoria) contratado para este fim e cuja obrigação é de fornecer informações financeiras fidedignas, além de averiguar as operações e controle interno (a atividade do auditor independente é regulamentada pela Comissão de Valores Mobiliários). Ao contrário da Auditoria Interna, na Externa o auditor não se preocupa diretamente com a detecção e prevenção de fraudes e/ou irregularidades, mas elas podem surgir durante a execução da auditoria. A Auditoria Externa é especialmente utilizada para atestar ao mercado que a empresa segue fielmente as boas práticas da governança corporativa. Demonstrativos contábeis passam a ganhar mais confiança após a Auditoria Externa. Existem várias empresas que a realizam, mas são quatro as principais, conhecidas como as Big Four:

• Deloitte
• Price WaterHouse Coopers (Pwc)
• KPMG
• Ernst & Young (EY)

Principais vantagens da Auditoria Externa

• Maximizar o grau de confiança da empresa perante o público externo (como acionistas e bancos);
• Colaborar para a cultura da governança corporativa;
• Comprovar a exatidão dos registros contábeis;
• Ser uma forma de cumprir exigências estatutárias da empresa em si;
• Objetividade, pois o auditor externo além de trazer uma visão de fora não possui vícios nem ideias pré-concebidas da empresa.

Auditoria Interna x Auditoria Externa – qual escolher?

Primeiro, vamos esclarecer uma coisa: a Auditoria Interna não substitui a Auditoria Externa, e vice-versa. Como vimos, a principal diferença entre elas está no direcionamento do trabalho. Esqueceu? Então, relembrando:

• A Auditoria Interna tem foco nas necessidades da Administração.
• A Auditoria Externa serve como um atestado de que a empresa segue as boas práticas da governança corporativa e visa maximizar a confiança perante os stakeholders.

Voltando à pergunta (Auditoria Interna x Auditoria Externa), a resposta vai depender do que a empresa procura. Separamos três situações para ajudar na análise: #01 – Se sua empresa quer realizar uma auditoria contábil e operacional, a opção é pela Auditoria Interna. Caso a intenção seja uma auditoria puramente contábil, a escolha será a Auditoria Externa. #02 – Sua empresa precisa aumentar o valor de mercado? Quer fazer algum empréstimo, buscar por um acionista ou está a procura de investidores? Então a boa pedida é uma Auditoria Externa. #03 – Sua empresa precisa de auxílio no levantamento de informações e/ou fornecer à Alta Administração a eficácia e eficiência dos controles? Então, vai na Auditoria Interna. Caso a necessidade seja em identificar riscos, o caminho é a Auditoria Externa. Ainda para ajudá-lo nesta dúvida imagine que a Auditoria Interna funcione como uma preparação e verificação para correção de desvios. Já a Auditoria Externa atesta ao mercado a transparência de informações.

Resumindo…

Arrumar a casa, reduzir riscos, transparência de informações, verificar se as ações correspondem ao planejamento estratégico, realizar controle do balanço patrimonial, reorganizar processos internos e aumentar o valor da empresa. Esses são alguns dos motivos pelos quais uma Auditoria pode ser boa para sua empresa. Ela pode ser Auditoria Interna x Auditoria Externa. A Interna é realizada por um colaborador da própria empresa (capacitado para isso) e é focada em atender os objetivos da administração. Ela se preocupa, diretamente, com a detecção de erros e fraudes. A Externa visa fornecer informações fidedignas a terceiros (investidores, acionistas e stakeholders em geral). Demonstrativos contábeis ganham mais confiança após a realização de uma Auditoria Externa. Independentemente do tipo a ser realizado, uma coisa é certa: os resultados obtidos após a empresa ser auditada fornecem recomendações preciosas sobre a organização. Adicionalmente, permitem que ações corretivas e preventivas sejam tomadas a fim de fazer processos e projetos serem mais eficientes e eficazes. Uma empresa que passa por uma auditoria também atesta sua preocupação com as boas práticas da governança corporativa. Dizem que um jogo só acaba quando o juiz apita. Com a Auditoria ele vai um pouco além. É importante sempre lembrar que o processo não se esgota após a apresentação de um relatório. Depois da avaliação de um auditor vem o mais importante: o plano de trabalho que irá corrigir e melhorar o que foi apontado. Agora, volte às perguntas lá no início do artigo. Percebeu como ela pode ajudar na clareza dos resultados operacionais, financeiros e tributários da sua empresa? Matéria: Treasy