O dia a dia de um microempresário costuma ser dividido entre múltiplas tarefas, como captar novos clientes, lidar com os fornecedores, realizar pagamentos, checar as necessidades de seus funcionários, pensar e executar inovações para a empresa e se preocupar com questões contábeis que podem gerar multas e diminuir sua margem de lucro ou possibilidade de investimentos. Fazer tudo isso sem o apoio da tecnologia é algo humanamente impossível! É dentro desse cenário que o ERP para microempresa se torna um recurso imprescindível! Esse sistema de gestão integrada é focado em tornar o mito do profissional multitarefas uma realidade. Apesar de ser muito comentado, apenas 2,5% das pessoas no mundo são capazes de realizar mais de uma tarefa por vez. Ou seja, se você já se esqueceu de cobrar os clientes inadimplentes enquanto emitia fatura e notas dos recebimentos do mês corrente e atendia aos pedidos do escritório de contabilidade sobre notas de fornecedores, não se preocupe: isso não é um problema pessoal, é apenas um sinal de que falta um processo integrado e automatizado em sua empresa. Neste post nós vamos te mostrar o que é um ERP, quais são suas principais vantagens e o que considerar na hora de escolher um!
Afinal, o que é ERP?
ERP é a abreviação de Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais, em português. Os ERPs são sistemas integrados desenvolvidos inicialmente para grandes indústrias que necessitavam automatizar seus processos de pedidos de matéria-prima, alocar melhor seus recursos humanos e ainda integrar os departamentos de vendas, finanças e contabilidade. A integração determinava processos que garantiam que as pessoas os executariam com maior qualidade e menor tempo, pois fariam tudo a partir de uma tela e com poucos cliques. Por outro lado, a centralização das informações fornecia aos diretores das empresas uma visão precisa de onde ocorriam os gargalos que impediam que suas empresas crescessem ou diminuíssem custos. Você deve estar pensando que sua microempresa não precisa de tudo isso e é uma verdade parcial, pois um projeto de implantação de um ERP em grandes empresas demanda gastos com servidores locais, equipes de TI especializada, compra de licenças, contratação de uma consultoria para mapear os processos e implantar corretamente o sistema. Tudo isso torna o processo caro (chegando à casa dos milhões), burocrático e inacessível para pequenas empresas. Mas já existe o ERP para microempresas com preços bem reduzidos, que possui processos baseados nas melhores práticas do mercado e é focado em evitar a burocracia, deixando os microempresários livres para que possam se concentrar em atividades mais relevantes — afinal, o seu desejo ao abrir a empresa não era lidar com processos que não geram nenhum tipo de lucro, não é mesmo?
Quais as vantagens do ERP para microempresa?
Extinção de planilhas
Você já deve ter percebido que controlar todos os aspectos de sua empresa via planilhas torna a atividade mais difícil. Isso porque é difícil lembrar se elas estão atualizadas corretamente, em quais planilhas estão as informações e de onde vieram aqueles dados. A principal vantagem de um ERP para microempresas é a centralização e confiabilidade das informações. Ao implantar um sistema integrado de gestão, todos os dados imputados em uma área serão atualizadas automaticamente, em tempo real, para todas as outras que lidam com ela. Por exemplo, ao emitir uma ordem de compra, o usuário já poderá realizar o faturamento, gerar boleto, enviar para o cliente, agendar o envio do produto com a área responsável e o número será computado no módulo contábil na competência correta. Tudo em poucos cliques!
Facilidade para a apresentação das obrigações contábeis
Os registros contábeis são facilitados, afinal, todas as operações ficam arquivadas. Além disso, após o encerramento de um período contábil, somente os administradores é que poderão reverter uma situação, como mandar uma nota para perdas contábeis ou cancelá-la, o que dá maior segurança de que a ação é compatível com a legislação. Isso garante a qualidade e correção dos dados ao apresentar as obrigações contábeis para os órgãos responsáveis.
Gestão inteligente da folha de pagamento
Agendar pagamentos manualmente no sistema do banco é uma tarefa trabalhosa. Os ERPs geram planilhas que podem ser enviadas para os bancos em poucos segundos e ainda verificam se existem adicionais, como horas extras, percentuais de impostos retidos na fonte, agendam o pagamento do FGTS e criam os holerites dos funcionários. O que levaria um dia de trabalho para ser realizado manualmente, passa a ser feito em minutos e automaticamente.
Integração do sistema com bancos e com a Secretaria da Fazenda
Conciliar recebimentos de clientes e pagamentos de fornecedores nem sempre é fácil. Um ERP para microempresas faz a integração com bancos e libera o tempo do empresário para inovar. Também há a integração com a Secretaria da Fazenda e com o sistema de emissão de notas do município, o que garante que as entregas fiscais estejam sempre de acordo com as solicitações desses órgãos.
Visualização gráfica de informações gerenciais
Saber precisamente onde estão alocados os recursos de sua empresa e de que forma eles impactam sua margem de lucro é essencial para realizar cortes de gastos e otimizar investimentos. Um ERP permite que você tenha visões gráficas das informações e facilita o processo de tomada de decisão.
O que considerar ao escolher seu ERP?
- Disponibilidade em nuvem: ao estar disponível em nuvem, um ERP dispensa investimentos em servidores, banco de dados, protocolos de segurança, rede interna de computadores, entre outros gastos com infraestrutura. Basta contratar o serviço e todas as atualizações, manutenções e suporte serão de responsabilidade da empresa contratada. E para acessar, basta ter uma conexão com a internet. Simples!
- Facilidade de uso: avaliar qual será a facilidade que as pessoas terão ao usar o ERP, assegura que elas vão usá-lo corretamente e que você não precisará investir muito dinheiro e tempo em treinamento.
- Integração de módulos: além de evitar retrabalhos, a integração de módulos garante a conformidade e segurança dos dados.
- Periodicidade na atualização das obrigações fiscais: como as alíquotas e impostos brasileiros variam muito e são constantemente atualizados, é importante verificar se todas as definições dos órgãos governamentais serão oferecidas para sua empresa sem gerar custos adicionais.
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