Dentre as inúmeras obrigações das pessoas jurídicas brasileiras, uma delas é a RAIS — Relação Anual de Informações Sociais —, que foi instituída pelo Decreto 76.900/75. Essa obrigação tem por objetivo fornecer dados essenciais à gestão governamental do setor do trabalho e averiguar as condições trabalhistas no Brasil, suprindo a necessidade de controle dessas atividades, além de disponibilizar informações sobre o mercado de trabalho brasileiro às entidades governamentais responsáveis. A obrigatoriedade, periodicidade e demais informações constantes da RAIS, no entanto, dão origem a inúmeros questionamentos. Buscando esclarecer as principais dúvidas envolvendo a RAIS, elaboramos um post explicativo que você confere a seguir.
O que é a RAIS?
Como explicamos acima, a RAIS é um instrumento utilizado pela administração pública para recolher dados sobre o mercado de trabalho brasileiro e, assim, fornecer informações relevantes para a elaboração de estatísticas do trabalho. Os dados coletados por esse instrumento são indispensáveis para dar norte à legislação trabalhista, ao controle dos registros do FGTS e dos trabalhadores que possuem direito ao abono salarial do PIS/PASEP, além de ser um importante insumo para estudos técnicos atuariais e estatísticos.
Quem deve declarar?
Estão obrigados a declarar a RAIS as seguintes pessoas:
- inscritos no CNPJ com ou sem empregados – o estabelecimento que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está obrigado a entregar a RAIS Negativa;
- todos os empregadores, conforme definidos na CLT;
- todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas domiciliadas no País, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Fazenda, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica;
- empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados;
- cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
- empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base;
- órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais;
- condomínios e sociedades civis;
- empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base;
- filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior.
Quem deve estar relacionado na RAIS?
Devem ser indicados na obrigação todos os empregados contratados por empregadores, sejam eles pessoa física ou jurídica, sob o regime estabelecido pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), com contrato de trabalho por prazo indeterminado ou determinado, inclusive aqueles contratados a título de experiência. Além desses, devem ser relacionados os seguintes:
- empregados contratados por empregadores, pessoa física ou jurídica, sob o regime da CLT, por prazo indeterminado ou determinado, inclusive a título de experiência;
- servidores da administração pública direta ou indireta, federal, estadual ou municipal, bem como das fundações supervisionadas;
- trabalhadores avulsos (aqueles que prestam serviços de natureza urbana ou rural, a diversas empresas, sem vínculo empregatício, com a intermediação obrigatória do órgão gestor de mão-de-obra, nos termos da Lei nº 8.630, de 25 de fevereiro de 1993, ou do sindicato da categoria);
- empregados de cartórios extrajudiciais;
- trabalhadores temporários, regidos pela Lei nº 6.019, de 3 de janeiro de 1974;
- trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido pela Lei nº 9.601, de 21 de janeiro de 1998;
- diretores sem vínculo empregatício, para os quais o estabelecimento/entidade tenha optado pelo recolhimento do FGTS (Circular CEF nº 46, de 29 de março de 1995);
- servidores públicos não-efetivos (demissíveis ad nutum ou admitidos por meio de legislação especial, não-regidos pela CLT);
- trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural (Lei nº 5.889, de 8 de junho de 1973);
- aprendiz (maior de 14 anos e menor de 24 anos), contratado nos termos do art. 428 da CLT, regulamentado pelo Decreto nº 5.598, de 1º de dezembro de 2005;
- trabalhadores com Contrato de Trabalho por Tempo Determinado, regido pela Lei nº 8.745, de 9 de dezembro de 1993, com a redação dada pela Lei nº 9.849, de 26 de outubro de 1999;
- trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido por Lei Estadual;
- trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido por Lei Municipal;
- servidores e trabalhadores licenciados;
- servidores públicos cedidos e requisitados; e
- dirigentes sindicais.
Quem não deve estar relacionado na RAIS?
Há algumas exceções quanto às pessoas que devem ser relacionadas na RAIS, são as seguintes:
- profissionais autônomos, eventuais, cooperados ou cooperativados;
- diretores sem vínculo empregatício para os quais não há recolhimento do FGTS;
- ocupantes de cargos eletivos;
- estagiários;
- empregados domésticos regidos pela Lei nº 11.324/2006.
Como declarar?
Para os estabelecimentos que possuírem vínculos empregatícios ao longo do ano-base, é necessário, obrigatoriamente, fazer a declaração da RAIS através do Gerador de Declaração RAIS – GDRAIS, que está disponível no portal
da RAIS (https://www.rais.gov.br). A entrega do GDRAIS pode ser feita a partir do preenchimento e envio imediato ou através de um arquivo previamente salvo no disco rígido da empresa e posteriormente enviado — sendo que essa entrega somente é possível pela internet. O software GDRAIS tem como objetivo a geração da declaração, a análise do arquivo preenchido, a fim de encontrar e apontar erros e inconsistências, e sua posterior transmissão e validação. Já para as empresas que não possuírem vínculos empregatícios no ano-base declarado, é necessário preencher a RAIS Negativa Web, através de formulário próprio que também está disponível no portal do Ministério do Trabalho.
Como proceder caso uma empresa encerre suas atividades?
O estabelecimento que encerrou as atividades em 2016 e não entregou a declaração da RAIS deverá informar a data do encerramento de suas atividades, bem como a data de desligamento dos empregados.
Observação: no caso de entrega antecipada da declaração da RAIS de 2017, é necessário entregar também a declaração da RAIS do ano-base 2016.
Há necessidade de certificação digital?
Conforme estabelecido pela legislação vigente, somente é necessária a certificação digital para envio da RAIS para os estabelecimentos e órgãos da administração pública que possuírem onze ou mais vínculos empregatícios. O certificado digital deve ser válido seguindo o padrão ICP Brasil. O certificado digital tem como objetivo assegurar a autenticidade das informações declaradas, bem como garantir a segurança, confiabilidade e integridade dos dados constantes da RAIS, pois é através do certificado que se torna possível averiguar a identidade do usuário que está transmitindo a obrigação.
Como comprovar o envio da RAIS?
A cada arquivo enviado, é emitido um protocolo de entrega através do programa GDRAIS, que contém o número do Controle de Recepção e Expedição de Arquivo (CREA), o qual pode ser impresso e arquivado pela empresa. Esse protocolo é indispensável para ter acesso ao Recibo de Entrega da RAIS, que será disponibilizado em cinco dias úteis após a entrega da declaração. O acesso é feito através da área Impressão de Recibo no portal do Ministério do Trabalho. Para acessar o recibo é necessário inserir o número do CREA, o número do CNPJ e do CEI, esse último obrigatório para os canteiros de obras.
Qual é o prazo para envio?
O prazo para transmissão da RAIS em 2017, referente ao ano-base 2016, tem início no dia 17 de janeiro de 2017 e termina no dia 17 de março de 2017, conforme estabelecido pela Portaria nº. 269, de 29 de dezembro de 2015.
Há aplicação de multa?
Caso ocorra atraso na entrega da RAIS, a empresa está sujeita a uma multa a ser cobrada a partir de R$425,64, acrescidos de R$106,40 por bimestre de atraso, a contar da data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, o que ocorrer primeiro. É importante saber, no entanto, que o pagamento da penalidade não isenta o empregador de ter que enviar o arquivo, ainda que fora do prazo.
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