Digitalização e a importância do seu “papel” nas empresas

Muitas pessoas consideram o trabalho de digitalização difícil de aplicar, isso porque faz parte da cultura brasileira atuar com processos manuais. Porém, a evolução tecnológica está trazendo benefícios mensuráveis e dedicar um tempo maior, no início, para melhorar processos futuros é uma decisão estratégica que refletirá positivamente para a expansão da empresa. Vou tentar ilustrar uma movimentação de documentos na forma manual e digitalizada, para termos uma idéia clara do quanto o formato digital e automatizado pode resultar em crescimento expressivo ao longo dos anos.

Vamos começar pelos processos tradicionais do setor de RH. Imagine que um colaborador será admitido e este trouxe seus documentos pessoais para fins de registro em carteira. O responsável pela contratação faz a solicitação dos dados e assim que os recebe passa para o estagiário. O auxiliar faz a captura de todos os documentos e compartilha novamente com o contratante, que repassará tudo para a contabilidade. Depois disso, a contabilidade devolve os documentos para o contratante responsável. Este devolve a documentação para o novo colaborador e encerramos em sete linhas uma simulação de uma contratação manual em uma empresa.

Agora vamos imaginar o mesmo processo feito de forma digitalizada.

O responsável pela contratação solicita os documentos. O novo colaborador traz as certificações que são digitalizadas com scanners inteligentes e com programação para envio automático dos dados para a contabilidade.

Neste mesmo momento o colaborador já retorna com os documentos pessoais e está liberado para início das atividades.

O processo é tão mais dinâmico que conseguimos desenhar detalhadamente o passo a passo em apenas três linhas. E este é só um dos milhares de procedimentos que podem ser otimizados com a implantação da digitalização inteligente. Além deste, é possível melhorar processos administrativos, financeiros, licitações, conferências, perícias externas que podem ter os dados digitalizados assim que identificada a ação com a opção de digitalização mobile e portátil, formalização de fases de processos para tê-los registrados e acionados virtualmente quando necessário, entre outros.

Simultaneamente, com a digitalização a economia pode ser vista de diferentes ângulos. Entre eles a questão de espaço para novos setores no lugar de arquivos e salas cheias de documentos, segurança da informação considerando a vulnerabilidade de informações confidenciais, agilidade em processos que podem ser escaneados e compartilhados no ato da captura, localização ágil e assertiva, entre outras peculiaridades para diversos setores. Vale lembrar que há documentos que podem ser digitalizados, porém, o físico não pode ser descartado. Nestes casos, o documento original deve ser mantido e o ideal é trabalhar com as duas versões, física para o caso de algum órgão regulamentador pedir o documento e o digital para o fácil manuseio e localização digital imediata para a rápida tomada de decisão.

A sabedoria de enxergar estrategicamente deve ser considerada nesta época delicada para a economia brasileira. A crise é sim um momento que traz riscos para os negócios, mas é também um momento decisivo de enxergar processos que podem aumentar a produção e assim fazer com que empresas saiam do comodismo. Aquela velha história de que não vale a pena fazer planejamento, pois o tempo que é gasto organizando fase por fase pode ser aproveitado já fazendo as atividades, felizmente perdeu força no mundo corporativo. Empresários que acreditam neste conceito podem estar fadados à falência. Sabemos muito bem que um bom planejamento considera possíveis riscos e evita retrabalho de ações. Assim, a digitalização nos leva a um aprendizado similar.

Com a globalização e a nova era da Internet das Coisas caminhando no mesmo ritmo, a digitalização inteligente começa a superar obstáculos e a abrir portas para novos desafios. A transformação de documentos antigos para arquivos digitais passa a ser emergencial e não há mais desculpas para não fazê-la, dizendo que o processo seja complexo ou inacecível, pois já há equipamentos inteligentes que fazem a captura de 30 a 240 páginas por minuto de forma muito produtiva e eficiente.

A escolha pelos equipamentos de maior ou menor capacidade depende da demanda da companhia, por exemplo, empresas de médio porte geralmente têm uma demanda de pequena à média escala, de forma distribuida. Assim, não há necessidade de uma solução que capture 240 páginas por minuto, ou seja, um equipamento que digitaliza de 30 a 40 pg. /minuto pode atender muito bem a sua necessidade e terá um valor agregado mais flexível.

Soluções inovadoras com conexão Wirelles também vêm facilitando a vida das empresas, por possibilitar a transformação de diversos documentos de forma compartilhada. Assim, um único equipamento pode atender necessidades de captura de toda uma empresa ou grupo de trabalho, ao escanear e enviar o dado para o computador, tablete ou celular do funcionário, sem que este precise ficar preso ao computar próximo do scanner para trabalhar com a informação digitalizada. Neste contexto, enxergamos a importância de não só transformar o maior tesouro das empresas – a informação – em arquivos digitais, como também propagar a cultura de criar o documento já no formato digital.

Saem à frente as organizações que tiverem uma visão futurística do que pode reverberar no sucesso da empresa e pró-atividade em aplicar antes dos concorrentes melhorias assertivas que refletirão no crescimento sustentável da operação. E assim poder ver nos indicadores ascensão acelerada, fruto de uma transformação positiva e visionária vinda de uma boa gestão.

(*) Paulo Fernandes é diretor de Produtos e Soluções da Kodak Alaris para a América Latina