Estes erros contábeis estão custando dinheiro?

É preciso admitir. Todos cometemos erros. Obviamente, é ótimo aprender com o que não funciona, mas a verdade é que todos nós gostaríamos de evitar pagar por esses erros. No caso de erros simples, em geral, um pequeno detalhe faz a diferença entre fazer da maneira certa na primeira tentativa e pagar para corrigir esse erro.

A maioria dos empresários conhece seu ofício. Dentistas sabem como fazer um tratamento de canal. Empreiteiros sabem como erguer paredes. Porém, quando o assunto é contabilidade, poucos se consideram especialistas. Na verdade, especialistas dizem que mais da metade de todos os erros de contabilidade resultam de erros de escrituração simples ou da aplicação de normas de contabilidade de fácil compreensão.

Você pode pagar um contador para corrigir os erros, como a maioria das empresas, ou corrigir os mais fáceis por si mesmo. A capacidade de ver os próprios erros resultaria em menos erros nas próximas vezes? Você economizaria dinheiro se eles nunca mais ocorressem? Seu contador perderia menos tempo com questões simples e dedicaria mais energia para ajudar você a resolver problemas?

Veja a seguir cinco erros comuns de contabilidade cometidos por empresários e algumas sugestões de como solucioná-los:

1) Registrar acidentalmente transações em um período anterior: depois de fechar os livros contábeis, realmente não há muitas razões para alterá-los. De qualquer maneira, alguns aplicativos financeiros permitem que você cometa esse erro se o software não estiver configurado para bloquear períodos financeiros anteriores.

Verificação rápida: certifique-se de que o balanço patrimonial do período anterior não mudou desde o fechamento dos livros. Por exemplo, um balanço patrimonial de 31/12/2013 impresso em 1º/01/2014 deve ser idêntico a um impresso em 30/09/2014. Caso contrário, é necessário investigar a diferença.

2) Registrar acidentalmente pagamentos de clientes como depósitos: esse é um erro que pode causar problemas. Você recebe o cheque de um cliente, deposita na sua conta bancária e registra como um depósito no seu sistema financeiro. Pronto. A menos que o sistema financeiro inclua o faturamento, o valor dos impostos sobre vendas será inferior ao correto.

Verificação rápida: certifique-se de que o total das vendas listado no relatório do passivo do imposto sobre vendas corresponde ao total das vendas indicado na demonstração de resultado do exercício do mesmo período.

3) Créditos de fornecedores não aplicados: pode parecer absurdo, mas pagar duas vezes é um problema comum, especialmente quando uma empresa tem um grande número de fornecedores ou mais de uma pessoa envolvida com a contabilidade. Não se esqueça de verificar os créditos em aberto antes de pagar faturas de fornecedores. Controlar as faturas recebidas com base na numeração delas pode ajudar.

Verificação rápida: a maioria dos sistemas de contabilidade fornece um relatório chamado Contas a pagar por vencimento. Compare os valores nesses relatórios e verifique se há algo suspeito. Por exemplo, se a maioria dos valores for positiva, um valor negativo talvez seja um crédito não aplicado.

4) Estoque negativo: nem todas as empresas têm estoque. Um erro comum entre as que têm é registrar acidentalmente a venda de estoque para um cliente antes de recebê-lo. Em outras palavras, ele está na prateleira, mas ainda não foi recebido no sistema de contabilidade. Em suma, essa situação pode causar uma confusão em seus demonstrativos financeiros.

Verificação rápida: analise a listagem do seu estoque e investigue todos os itens com quantidades negativas.

5) Despesas com erros de classificação: quando se está com pressa, é fácil escolher a descrição de despesa errada ou esquecer-se de classificar uma despesa completamente. A má notícia é que, se você não atribuir um pagamento de aluguel na categoria certa, os relatórios gerados no sistema financeiro não refletirão adequadamente a situação real da sua empresa.

Verificação rápida: analise suas despesas periodicamente para garantir que os dados parecem corretos. Por exemplo, se as despesas de locação caírem significativamente em um mês, isso poderá indicar um problema de classificação. Muitos sistemas financeiros permitem atribuir categorias automaticamente a fornecedores específicos como uma maneira de minimizar os erros. Com Quickbooks