Nota fiscal eletrônica: Porque é necessário baixar todo mês?

Uma boa gestão empresarial depende não apenas de processos otimizados e menores custos operacionais. Há detalhes relacionados à organização que fazem muita diferença nos resultados. Baixar nota fiscal eletrônica (NF-e) de entrada todos os meses, por exemplo, é uma demonstração de eficiência. Se você ainda não adota tal postura, veja neste artigo boas razões para isso.
 

 
Oque é uma NF-e de entrada?

Quando você entrega um produto ou serviço para seu cliente, precisa emitir uma nota fiscal ao consumidor, certo? Essa é a chamada nota de saída. Ela representa, portanto, a saída de uma mercadoria ou a entrega de um serviço em atendimento às obrigações tributárias previstas na legislação.

Agora, fica mais fácil de entender o que é uma NF-e de entrada. Trata-se de uma nota fiscal, em formato eletrônico, emitida para a sua empresa pelo fornecedor, que é quem vende a você insumos utilizados na sua operação. Ou seja, ela representa a entrada de um produto, como um computador para uma consultoria, uma máquina para uma indústria ou peças para revenda no comércio.

Por que preciso baixar nota fiscal eletrônica de entrada?

O empreendedor cuidadoso com a gestão do negócio deve baixar nota fiscal eletrônica de entrada de cada compra realizada. Isso não significa que é necessário ingressar no sistema diariamente. Na realidade de pequenas empresas, a consulta mensal atende à maioria dos casos de forma satisfatória. Veja alguns motivos para isso.

Manifestação do Destinatário

Este é um instrumento de proteção para a sua empresa, que se manifesta através dele, informando ao Fisco sobre a sua participação comercial ou não em determinada nota fiscal emitida contra seu CNPJ. Permite, por exemplo, comunicar sobre documentos fiscais lançados por terceiros sem seu conhecimento.

A ciência da operação, declarando saber sobre uma NF-e relacionada ao seu CNPJ, é um dos eventos fiscais previstos. O destinatário pode ainda comunicar o desconhecimento da operação, a sua confirmação (pedido entregue) ou a sua não realização (como em casos de recusa de recebimento de mercadoria).

Além de prevenir o uso indevido do seu CNPJ, outra vantagem está na segurança jurídica: após a sua manifestação confirmando a operação, o emitente não pode mais cancelá-la.

O evento pode ser modificado diversas vezes, mas apenas o último movimento é considerado. A Manifestação do Destinatário é obrigatória para empresas de determinados setores, como distribuidores e postos de combustíveis, e voluntária para outras, com as vantagens relatadas anteriormente.

Evitar notas frias lançadas contra seu CNPJ

Você pode ser um empresário responsável, mas nem todos agem com correção e dentro da lei, infelizmente. Em razão disso, é possível que o CNPJ da sua empresa seja utilizado para emissão de notas frias.

Ao identificar o uso indevido do seu CNPJ, é recomendado recorrer à Manifestação do Destinatário. Caso contrário, você pode acabar responsabilizado no futuro por ações fraudulentas sobre as quais não teve nenhuma participação. Lembre-se: crimes fiscais pesam no bolso e levam à cadeia, conforme disciplinado pela Lei nº 4.729/1965.

Controle e armazenamento de arquivos XML

A nota fiscal eletrônica surgiu para otimizar processos, dar mais celeridade às obrigações fiscais e, gradativamente, pôr fim aos documentos em papel. Se antes você tinha que ter caixas para armazenar todos os registros de entrada e de saída, agora, essa organização é virtual.

E é importante que assim seja, pois até mesmo a fiscalização já se modernizou. Se o Fisco bater na sua porta, dificilmente o fiscal pedirá para checar sua papelada – ele vai solicitar para ver seus arquivos XML, que é o formato compatível com a NF-e.

Além de se prevenir para melhor responder a uma possível ação de rotina da Receita Federal, o controle e armazenamento de arquivos XML colabora com a gestão do seu negócio, permitindo conferir informações constantes em determinada nota de maneira fácil e rápida e evitando que escape do seu alcance um detalhe que possa trazer prejuízos.

Para que sua reação a qualquer problema seja rápida, baixar as respectivas NF-e uma vez por mês é bastante recomendado, pois demonstra o seu esforço em ter um controle rigoroso sobre todos os processos, incluindo aí os burocráticos.
 

 
Como baixar a NF-e

Acreditamos que tenha ficado clara a importância de baixar a nota fiscal eletrônica de entrada todos os meses. Agora, vamos explicar como fazer o download do arquivo XML em um passo a passo. Confira:

Para começar, acesse o portal nacional da Secretaria da Fazenda (Sefaz).
Entre os serviços oferecidos, se destacam quatro: Consultar NF-e Completa, Consultar Disponibilidade, Consultar Resumo da NF-e e Consultar Inutilização. Como você deseja baixar a nota, escolha a primeira opção, que traz todos os dados da nota, como emitente, destinatário, produtos e serviços e valores.
Para prosseguir, você terá que informar a chave de acesso – são 44 números, que podem ser localizados no canto direito superior da NF. Depois, preencha o código captcha antes de clicar em “Continuar”.
Assim que localizada a nota fiscal, será possível baixá-la. Encontre o botão de “download do documento” e clique sobre ele.
Como passo seguinte, será solicitado que você selecione o Certificado Digital da empresa, que deve ter sido instalado anteriormente na máquina que está usando.
Ao confirmar, o download se dará automaticamente.
Tecnologia traz mais facilidades

Como você pôde ver, não há mistério para baixar sua NF-e. Mas caso deseje repetir o processo para outras notas, ele se torna um tanto cansativo, pois precisa ser feito individualmente. Ainda que sua empresa precise baixar apenas 10 notas emitidas contra seu CNPJ mensalmente, essa tarefa tomará um tempo precioso.

Felizmente, a tecnologia está aí para dar uma importante mãozinha. Sistemas inteligentes de gestão online permitem não apenas a consulta, como o download de notas fiscais, qualificando o controle e armazenamento dos arquivos XML. Em qualquer lugar e a qualquer tempo, você acessa as informações que precisa – basta ter acesso à internet. A partir daí, sua gestão se torna mais profissional e ganha em eficiência.

Matéria: ContaAzul Blog – Parceiro Jornal Contábil