Quais os problemas de ter um sistema contábil desatualizado?

As constantes mudanças na legislação e a exigência cada vez maior da elaboração e envio de obrigações acessórias têm estabelecido um aprimoramento tecnológico e uma segurança de dados cada dia melhores.

Mas será que o seu sistema está preparado para esta nova realidade? Neste post, você vai ver 3 problemas de um sistema contábil desatualizado e como isto pode ser prejudicial para a sua empresa. Continue acompanhando!

Desatualização tributária

Caso seu sistema contábil não esteja atualizado com as últimas mudanças relativas a questões tributárias, você poderá ter problemas diversos ligados ao não recolhimento (ou ao recolhimento inadequado) de tributos, o que pode gerar sérios problemas com o Fisco, como multas e outras sanções para a sua empresa.
 

 
Além disso, como as alíquotas do ICMS diferem de Estado para Estado, um sistema contábil desatualizado poderá resultar em erros na utilização da alíquota devida, impactando, uma vez mais, de forma negativa em seus controles.

Um bom sistema contábil é aquele que conta com atualizações automáticas de acordo com as mudanças na legislação e novas exigências. Além disso, o sistema contábil deverá oferecer um serviço automático de atendimento às duvidas ou dificuldades na geração e envio de dados. E, ainda, contar com facilidade de mudanças nos códigos do sistema.

Sistema sem integração

Existem sistemas contábeis que não são totalmente integrados ou que não oferecem integração adequada entre os diferentes departamentos da sua empresa. Isso pode acarretar na perda de informações, preenchimento equivocado de obrigações ou até mesmo necessidade de retrabalho, já que as informações de um departamento não alimentam o outro.
 

 
Sistemas que não são adequadamente parametrizados também poderão permitir a entrada em duplicidade de documentos ou a contabilização de forma equivocada, ou ainda por usuários não habilitados, o que pode gerar impostos a mais ou a menos a pagar, nos dois casos a empresa sai perdendo.

Sistemas com falhas na segurança

A falta de atualização pode não ter impacto só nos tributos da sua empresa, mas também na segurança de seus dados. Pode acontecer, por exemplo, perda destes dados sem a possibilidade de recuperação.

Busque sempre soluções que ofereçam segurança e backup contínuo dos seus dados e que, mesmo oferecendo acesso remoto, garantam que os dados estão criptografados e não poderão ser facilmente utilizados inapropriadamente.

Evite sempre um sistema contábil desatualizado, pois isso pode gerar diversos tipos de problemas, que vão desde o recolhimento inadequado de tributos até a falta de reconhecimento.

Matéria: SAGE BLOG – PARCEIRO JORNAL CONTÀBIL