Saiba como tornar seu escritório contábil mais produtivo

Proud smiling businessman standing with his colleagues at office

Aquela imagem clássica de um escritório contábil desorganizado, cheio de papéis espalhados pela mesa, é coisa do passado. Hoje, profissionais contábeis sabem que a organização estrutural impacta positivamente na produtividade e rentabilidade do negócio. O problema é que muitos desses profissionais ainda não sabem como reduzir o investimento e o tempo gastos nas rotinas do negócio.

Pensando nisso, selecionamos 5 dicas infalíveis para você aumentar a produtividade em seu escritório contábil. Confira:

Monte o organograma do seu escritório contábil

Definir de modo claro e objetivo a estrutura organizacional que você pretende implementar em seu escritório contábil é o primeiro passo para um negócio mais produtivo e rentável.

O organograma ajuda você a estabelecer como os resultados serão medidos e também a identificar o perfil de contadores que você pretende ter em sua equipe. Ele também é importante na elaboração dos planos de carreira, um grande fator motivacional para qualquer equipe.

Crie uma base de comunicação eficiente

A comunicação interna é essencial para o bom funcionamento do seu escritório contábil e não há espaço para telefones sem fio ou mensagens não encaminhadas ao setor responsável.

A primeira dica é ouvir e conhecer melhor sua equipe. Entender o perfil de cada profissional ajuda você a direcioná-lo para a área em que ele pode ser mais produtivo.

A comunicação interna eficiente contribui ainda para a valorização do trabalho em equipe, pois, quando você compartilha os desafios e os objetivos a serem conquistados, os funcionários se sentem pertencentes ao seu escritório e podem apresentar soluções para a otimização dos processos.

Reduza as horas extras

O excesso de trabalho e as horas extras estão entre as medidas mais contraproducentes de um escritório contábil. Quanto maior a pressão sobre o funcionário, menor será a produtividade dele — sem falar na falta de motivação decorrente do processo.

Tenha em mente que a produtividade tem a ver com a distribuição eficiente do fluxo de trabalho e a delegação de tarefas entre a equipe.

Gerencie as rotinas do escritório contábil

O uso de ferramentas de gerenciamento é uma boa alternativa para facilitar a comunicação interna, o trabalho em equipe e a gestão de documentos e serviços no escritório contábil. Outra vantagem dessas ferramentas é que, além de delegar tarefas para qualquer membro da equipe, você também consegue acompanhar o andamento da atividade.

Utilize um sistema de gestão contábil

Cada escritório de contabilidade tem uma rotina de trabalho específica e pode ter sua produtividade e rentabilidade aumentadas com o uso de um software de gestão contábil. Simples e fácil de usar, ele automatiza as rotinas manuais com seu sistema eficiente para o controle e gerenciamento dos documentos, integração entre os módulos, rapidez no processamento e menu interativo de acesso rápido.

Fonte: SAGE BLOG

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