Saiba o que é MDF-e e qual a importância de suas especificidades

Você está a par das obrigações do MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais), ou seja, das empresas que são obrigadas a utilizá-lo e desde quando?

O que é MDF-e?

Em vigor desde outubro de 2014, o MDF-e é um documento fiscal eletrônico criado para uso das empresas transportadoras de cargas emitentes de CT-e (Conhecimento Eletrônico de Transporte) e das empresas emitentes de NF-e que transportam carga própria, independentemente do porte, seja em veículos de sua propriedade ou alugados, seja por meio de um transportador autônomo de cargas, com mais de uma nota fiscal.
 

 
Para as transportadoras de cargas, a grande vantagem do MDF-e está na redução de custos com impressão e armazenamento de documentos, bem como na diminuição do tempo de parada nos postos fiscais interestaduais e de fronteiras. Quando passam pelos postos fiscais, os caminhões são automaticamente identificados por um chip (RFID) contendo as informações sobre os veículos e a carga transportada. De seu lado, a Receita Federal pode exercer o controle fiscal com maior eficácia.

A implantação do MDF-e integra o projeto federal Brasil-ID – Sistema de Identificação, Rastreamento e Autenticação de Mercadorias, que se baseia em tecnologia de identificação por radiofrequência e outras acessórias. A meta do Brasil-ID, instituído em 2009, é a construção de um padrão eletrônico único para acelerar o processo de produção, logística e fiscalização de mercadorias produzidas e em circulação por todo o país. Em função disso, o MDF-e segue uma padronização válida em todo o território nacional.

Como emitir MDF-e

As empresas obrigadas à emissão do MDF-e, ou seja, as que já emitem CT-e ou NF-e (carga própria) devem credenciar-se junto à secretaria da Fazenda do Estado em que esteja estabelecida. É importante observar, no entanto, que o credenciamento em uma unidade da Federação não credencia a empresa perante os demais estados em que possuir filiais e nos quais deseja emitir MDF-e. Ela terá que submeter-se ao credenciamento junto à autoridade fiscal de cada um desses estados.

Além disso, para a obtenção do credenciamento, é necessário: 1) possuir certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada junto ao ICP-BR e contendo o CNPJ da empresa; 2) adaptar o sistema de faturamento para a emissão do MDF-e; 3) testar esse sistema para homologação no Ambiente Autorizador do MDF-e.
 

 
Dê baixa no MDF-e

É importante notar que para cada uma das cargas em circulação será emitido um único MDF-e, que não poderá sofrer quaisquer alterações desde sua origem até o ponto final. Porém, será possível efetuar seu cancelamento, por meio da geração de um arquivo XML específico, desde que solicitado em até 24 horas antes de iniciado o serviço de transporte. Assim como é feito para emitir, também para cancelar o MDF-e, é preciso obter autorização junto ao Ambiente Autorizador do sistema.

Outro cuidado da gestão fiscal do MDF-e é o de dar baixa no sistema, na área de registro de eventos, que ele se encerrou, ou pelo término do trajeto coberto, ou pela alteração de informações do MDF-e original e que tenha sido substituído pela emissão de um segundo MDF-e.

O tempo de emissão do documento fiscal é instantâneo, entretanto ele pode ser rejeitado se forem detectados erros ou problemas com assinatura digital, formato de campos ou numeração, mas será emitida uma mensagem indicando o código do erro identificado pelo sistema. Por sinal, o sistema de numeração é totalmente diverso do sistema em papel, exigindo muita atenção por parte do operador na hora do processamento.

Os sistemas de automatização de processos fiscais disponíveis no mercado podem facilitar em muito sua vida. O sistema Arquivei, por exemplo, específico para a área contábil-financeira, além de automatizar toda a burocracia de processamento de documentos fiscais, permite sua conferência a qualquer momento. Isso evita erros e, melhor ainda, auxilia na tomada de decisões da gestão fiscal e administrativa.

Matéria: Blog Arquivei