SPED Contábil e SPED Fiscal o que é?

Qualquer empreendedor que já lidou com alguma questão contábil de seu negócio sabe que o recolhimento de tributos é algo complexo e a comprovação de que a sua empresa está em dia com as obrigações fiscais também representa um processo burocrático e trabalhoso. Porém, o governo teve a iniciativa de simplificar esse modelo e, em 2007, criou um sistema integrado de informações tributárias.

O chamado “SPED”, ou “Sistema Público de Escrituração Digital” é um sistema que visa simplificar o envio, o arquivamento e a validação de obrigações tributárias. Além de facilitar o dia a dia das empresas, no que se refere às questões contábeis e fiscais, o SPED também visa controlar de maneira mais efetiva a regularidade das empresas com relação ao recolhimento de tributos já que, com a reunião dessas informações, a fiscalização é mais eficiente identificando empresas que estão recolhendo ou não corretamente seus impostos.

O SPED reúne em um único sistema todas as informações tributárias das empresas, que antes ficavam segmentadas entre os órgãos fiscais do município, estados e união federal. Por isso, hoje as empresas lidam com um cenário bem menos burocrático, já que a transmissão e armazenamento de suas informações fiscais e contábeis acabaram sendo automatizadas de forma única.

Desde que foi criado, o SPED era composto pela escrituração contábil digital, escrituração fiscal digital e nota fiscal eletrônica. Hoje ainda estão em implementação, o EFD- Contribuições e, em fase de estudo, o e-Lalur, EDF Social e Central de Balanços.

Para muitos empreendedores, o SPED ainda é uma sigla que gera muitas dúvidas e questionamentos. Para facilitar a compreensão desses conceitos, elaboramos o post de hoje para você!

SPED Contábil ou Escrituração Contábil Digital (ECD)

O SPED Contábil tem como objetivo principal substituir a escrituração contábil tradicional pela transmissão de arquivos em um ambiente digital. Portanto, o Livro Diário, o Livro Razão, os Balancetes, Balanços e Fichas de Lançamento, por meio do SPED, podem ser enviados de forma eletrônica.

Vale destacar que o SPED Contábil é obrigatório para empresas que tributam pelo lucro real. Empresas que optaram pelo Simples Nacional, portanto, não precisam se inscrever no sistema.

Para participar do SPED Contábil, a empresa precisa fazer o download do programa do SPED, que irá gerar um arquivo digital, cuja função é validar as informações enviadas ao Sistema. Após receber esse arquivo, o empreendedor deve recolher uma taxa para autenticação do sistema antes do começar a utilizá-lo, que pode ser feita via internet.

Além disso, a empresa para transmitir suas informações tanto via SPED Contábil ou SPED Fiscal necessita de um certificado digital, um tipo de credencial que atesta de forma eletrônica a identidade da pessoa jurídica e, através da criptografia, garante a autenticidade na transmissão de seus documentos, além de assegurar a integridade e a confidencialidade desses dados.

SPED Fiscal ou Escrituração Fiscal Digital (EFD)

Os contribuintes de IPI e ICMS precisam comprovar uma série de obrigações acessórias ao Fisco. Para simplificar esse processo, o governo criou a Escrituração Fiscal Digital (“EFD”), que nada mais é do que um arquivo digital onde o contribuinte pode registrar todos os seus documentos fiscais relativos aos demonstrativos de apuração desses impostos, além de outras informações de interesse fiscal.   A apresentação desse arquivo deve ser feita de forma mensal.

Antes do SPED Fiscal, o contribuinte deveria realizar de forma manual ou eletrônica a escrituração de uma série de livros, tais como, livro de registro de entradas, registro de saídas, registro de apuração do ICMS, registro de apuração do IPI, registro do inventário e do documento de controle de crédito de ICMS do ativo imobilizado. Agora, todas essas operações são feitas de forma única, através do SPED Fiscal.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Toda vez que uma empresa transfere um produto ou serviço mediante pagamento, seja para outra empresa, seja para uma pessoa física; ela está sujeita ao recolhimento de ICMS. A nota fiscal é o documento que registra a operação, para que haja o pagamento correto do tributo, de forma que, se a empresa deixa de apresentar esse documento, ela está cometendo o crime de sonegação fiscal.

Antes de 2005, a emissão de notas fiscais era um processo bastante burocrático que envolvia um cadastro junto à Secretaria do Estado e a autorização para a emissão de talões. Depois de 2005, com a criação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a emissão tornou-se um processo muito mais simples, rápido e seguro. Através da NF-e todas as informações relativas ao recolhimento de impostos são repassadas aos órgãos fiscais de forma automática.

Assim como o SPED, a Nota Fiscal Eletrônica também é um mecanismo criado para o envio de informações aos órgãos fiscais. Quando a NF-e é emitida a Secretaria da Fazenda passa a monitorar todas as etapas do processo de circulação de mercadorias, o que possibilita que a fiscalização seja feita de forma mais rápida e eficiente e com menor risco de fraudes.

No caso de serviços, o governo estabeleceu a NFS-e, que assim o a NF-e serve para transmitir informações fiscais, porém aqui relativas ao ISS (Imposto sobre Serviços) para as Prefeituras.

 Os ônus e os bônus do SPED para as empresas

De um modo geral, o SPED trouxe tanto um bônus, quando um ônus para as empresas. Por um lado sistema facilita o dia a dia, diminuindo a burocracia e facilitando o envio de informações decorrentes da própria atividade tributária dos negócios. O sistema também reduz custos com a impressão de papeis e arquivamento de documentos, além de diminuir o tempo necessário para a comprovação do cumprimento de obrigações fiscais.

Com o SPED, as visitas dos auditores fiscais tornaram-se menos necessárias e as empresas possuem uma boa oportunidade para organizarem e sistematizarem suas informações, facilitando também a execução de tarefas e o planejamento interno.

Por outro lado, no entanto, as obrigações fiscais e contábeis das empresas continuam sendo as mesmas, o que se altera é a forma como elas devem ser prestadas. Por isso, é necessário que a empresa se organize internamente para que essas informações sejam passadas aos órgãos fiscais, através de treinamentos e capacitação dos funcionários. Como para muitas empresas algumas das informações ficavam divididas entre o financeiro e o administrativo, também é necessário promover a integração desses setores de forma eficiente.

A boa notícia é que quem possui um serviço de contabilidade online já conta com todos os seus dados e relatórios sistematizados em um aplicativo, o que acaba facilitando também na hora de prestar informações aos órgãos fiscais.

Osayk

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