Tudo que um MEI precisa saber sobre NFA-e (Nota Fiscal Avulsa)

Para operar dentro da legalidade como microempreendedor individual (MEI), você precisa emitir documentos fiscais para comprovar os serviços prestados ou produtos vendidos. Aqui, vamos apresentar a nota fiscal avulsa eletrônica, conhecida como NFA-e, uma alternativa simples disponibilizada pelas secretarias estaduais da Fazenda.

Nota fiscal para MEI

De acordo com a Lei Geral das Micro e Pequenas Empresas, os MEIs estão dispensados de emitir notas fiscais quando vendem produtos para pessoas físicas. Mas quando o cliente é uma empresa, o microempreendedor individual precisa emitir a nota fiscal – a não ser que a empresa compradora emita uma nota fiscal de entrada de produtos.

O documento fiscal pode ser impresso, a não ser que a legislação estadual exija-o em formato eletrônico. Sendo ou não uma exigência, o fato é que a nota fiscal eletrônica (NF-e) é muito mais prática do que a de papel, no qual as informações são escritas à mão e repassadas para outras vias com uma folha de papel carbono.

Se você é MEI e ainda não tem um software para a emissão de NF-e ou um talão de notas fiscais, a nota avulsa se torna uma opção.

O que é nota fiscal avulsa

A nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e) é um serviço que permite a emissão de um documento fiscal que pode ser emitido virtualmente, sem a necessidade de blocos de papel. O serviço é utilizado principalmente por micro e pequenas empresas e microempreendedores individuais que ainda não possuem a autorização para a impressão de documentos fiscais ou um software de gestão que permita a emissão da nota fiscal eletrônica (NF-e).

Não é uma opção prática para quem faz muitas operações em um dia, e sim para uma eventualidadecomo as acima citadas. Disponibilizar aos contribuintes a possibilidade de emitir uma NFA-e é um serviço facultativo, que a Secretaria da Fazenda (Sefaz) de cada estado pode ou não adotar.

Na maioria dos casos, a nota fiscal avulsa é emitida no mesmo modelo que a NF-e tradicional, o 55. A única diferença, então, é que não é utilizado um sistema emissor próprio – você solicita as notas uma a uma no portal da Sefaz. Mas isso pode variar conforme o estado.

No Paraná, por exemplo, a NFA-e é no modelo 1A. Ela pode ser emitida eletronicamente pela internet, mas o seu documento original será a nota que o contribuinte imprime, e não o arquivo XML, como na NF-e tradicional.

As vantagens de usar a nota fiscal avulsa eletrônica são:

  • Menos tempo, menor custo e maior organização, pois, com o processo informatizado, a nota fiscal é emitida e autorizada de forma completamente eletrônica.
  • Menos erros e retrabalho, porque você digita as informações e poderá importar diversos dados, sem precisar inseri-los toda a vez que for emitir uma nota.
  • Maior confiabilidade, porque o sistema de nota fiscal eletrônica já é amplamente testado e aceito no Brasil inteiro.

Como emitir

O procedimento para a emissão da nota fiscal avulsa varia de acordo com o estado. Como falamos anteriormente, não são todos os estados que possibilitam a emissão desse tipo de documento. Em alguns, é possível solicitar uma nota avulsa em papel, mas não há sistema de emissão online.

Portanto, o que você vai precisar fazer é consultar a Sefaz do seu estado, verificar se é possível emitir NFA-e e qual é o procedimento. O requerimento via internet, se disponível, é a maneira mais prática. Você precisará, antes, fazer um cadastro e criar um usuário e senha de acesso ao Sistema Autenticador e Transmissor de Cupom Fiscal (SAT).

Sem empresa aberta

Profissionais autônomos, ou seja, aqueles que exercem uma atividade laboral eventual, sem vínculo empregatício ou empresa em seu nome, também podem emitir uma nota fiscal avulsa. Geralmente, os autônomos utilizam um Recibo de Pagamento Autônomo (RPA), mas há clientes que exigem um documento fiscal dos seus prestadores de serviço, situação que exige, portanto, uma nota avulsa.

Mas, nesse caso, é o governo municipal o responsável por cadastrar os profissionais autônomos e possibilitar a emissão da nota fiscal avulsa. Então, você precisa se informar na prefeitura da cidade onde mora sobre o procedimento. Em São Paulo capital, por exemplo, o autônomo deve se inscrever no Cadastro de Contribuintes Mobiliários (CCM), que dá direito a benefícios – algumas categorias, por exemplo, têm isenção de ISS.

Assim como há estados que disponibilizam um sistema totalmente online para a emissão das notas avulsas para os microempreendedores individuais, algumas prefeituras têm uma infraestrutura de tecnologia da informação (TI) que permite a você fazer tudo isso sem sair de casa.

Se você for um trabalhador autônomo e prestar os seus serviços de forma ocasional, a nota fiscal avulsa e até mesmo o RPA pode funcionar em muitos casos. Mas se você tem a intenção de transformar esses “bicos” em fonte de renda principal, recomendamos registrar-se como MEI, o que dá um ar mais profissional e facilita a prospecção de clientes.

Mas atenção: assim como na relação entre o autônomo e a empresa, o MEI que presta serviço a uma pessoa jurídica não pode cumprir um expediente como se fosse contratado, o que configuraria vínculo trabalhista e exigiria que a adequação do trabalho conforme as disposições da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Procure um contador

O microempreendedor individual é uma categoria do Simples Nacional que se destaca pela simplicidade para pagar os impostos necessários para manter um CNPJ ativo. Como não há necessidade de registros contábeis, o MEI está dispensado da exigência de ter um contador. O profissional autônomo também, afinal ele continua sendo uma pessoa física.

Apesar disso, se você já é um MEI há algum tempo sabe muito bem que, vez ou outra, surgem questões que impõem dúvida quanto ao procedimento fiscal mais adequado a ser adotado.

Por esses e outras, recomendamos ter um contador de confiança mesmo que não haja a exigência legal. Esse profissional terá todas as condições de orientar você não apenas sobre a emissão de notas fiscais, mas também sobre particularidades de temas fiscais e financeiros que interessam ao seu negócio.

Matéria: ContaAzul Blog