10 dicas para ajudar você a organizar notas fiscais

Notas fiscais são documentos que toda empresa deve manter organizados e com fácil acesso. Assim, quando é preciso provar que uma conta já foi paga, por exemplo, basta ir até a pasta em que a nota está guardada para resolver a questão em poucos minutos. Além de esta ser uma excelente maneira para evitar problemas com a fiscalização, organizar notas fiscais também contribui para a produtividade, porque acelera processos e elimina desperdícios de tempo no departamento contábil. Na sua empresa, esta é uma área que ainda precisa ser melhor oraganizada? Então, sugerimos que você comece implementando as dez dicas para você organizar notas fiscais que reunimos abaixo. Acompanhe:

Como organizar as notas fiscais da empresa

1. Crie pastas para organizar os documentos impressos

O primeiro passo é organizar as notas físicas. Você pode utilizar caixas ou pastas para isso, mas é importante que os documentos sejam separados por: ano, mês e cliente (ou outra categoria mais adequada para o seu negócio. Elas podem ser separadas por produto, por exemplo). Considere utilizar pastas suspensas, dentro de um arquivo, ou sanfonadas. A melhor opção depende do número de notas que devem ser armazenadas.

2. Crie códigos em cores para as suas pastas de notas fiscais físicas

Etiquetas coloridas permitem a rápida visualização das categorias. Assim, se você sabe que a pasta de cor amarela corresponde ao comprador X, fica mais fácil encontrar os documentos deste cliente sempre que necessário.

3. Crie pastas e subpastas no seu computador

Use a mesma lógica para organizar as notas fiscais eletrônicas. Crie pastas descrevendo o ano das notas que estão armazenadas nelas e subpastas com os meses e demais categorias. Isso facilita a busca.

4. Tenha cópias das suas notas fiscais eletrônicas

Quando falamos de documentos importantes guardados no computador, é essencial garantir que eles não serão perdidos caso a máquina precise ser formatada. Faça um backup das suas notas, em um pendrive ou HD externo. Você também pode optar por armazená-las na nuvem. Assim, além de assegurar que elas não serão perdidas, você pode acessá-las a partir de qualquer dispositivo conectado à internet.

5. Separe as notas que têm mais de 5 anos

Notas fiscais, físicas e eletrônicas, precisam ser guardadas por cinco anos. Documentos mais velhos do que isso, podem ser separados em um arquivo morto. Isso faz com que os documentos que ainda podem ser solicitados pela fiscalização fiquem melhor organizados.

6. Crie processos e treine a sua equipe

Um dos segredos para um escritório bem organizado, é ter processos bem definidos. Organize o fluxo de atividades que envolvem as notas fiscais: desde o seu preenchimento, que deve ser feito com bastante atenção, até a hora em que o documento é armazenado nos arquivos (físicos e digitais). Treine os colaboradores que têm contato com as notas fiscais para que eles saibam quais são os padrões da empresa no que diz respeito à ordem e ao controle destes documentos.

7. Defina responsáveis pela organização das notas fiscais

Quanto menos pessoas têm acesso às notas fiscais, menores os riscos de elas ficarem desorganizadas. Escolha os colaboradores que devem ser responsáveis pelo manejo dos documentos e garanta que eles sigam os padrões definidos. Assim, outros funcionários podem pedir auxílio para eles quando precisarem de determinada nota.

8. Separe pelo menos um dia no mês para baixar as suas notas fiscais eletrônicas

Já falamos aqui sobre a importância de baixar as notas fiscais eletrônicas pelo menos, uma vez por mês. Esta é uma ação que ajuda a evitar que notas frias sejam lançadas com o seu CNPJ e que otimiza o controle das suas notas. Faça desta uma tarefa agendada no seu calendário, assim você evita esquecimentos e garante um negócio produtivo e protegido.

9. Conte com um sistema emissor de notas fiscais

Sistemas de gestão ajudam a otimizar processos relacionados ao controle das notas fiscais. É o caso do software para emissão de notas eletrônicas, que automatiza a tarefa. Assim, há economia de tempo, uma vez que a emissão é feita em poucos cliques, e redução de erros.

10. Agilize a comunicação com o contador

Se a sua empresa conta com um contador terceirizado, é importante que ele tenha fácil acesso a estes documentos. Usar um sistema que permita o rápido envio das suas notas ao profissional é uma solução moderna que simplifica processos e garante que o contador possa trabalhar com maior eficiência em prol do seu negócio. Via sage one