3 Ferramentas que todo Contador precisa ter visando mais Agilidade no Trabalho

Simplificar processos costuma ser a receita para ter mais tempo disponível. Confira 3 ferramentas que todo contador precisa para ter mais agilidade no trabalho.

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O contador é um profissional essencial para o sucesso de qualquer empresa. As tarefas frequentes de contabilidade costumam exigir tempo e atenção, já que uma falha pode custar caro. Por isso, ao simplificar tarefas paralelas é possível liberar mais tempo para as funções que realmente importam. Selecionamos 3 ferramentas que todo contador precisa para ter mais agilidade na rotina de trabalho, tudo online para que você comece a utilizar hoje mesmo!

Converter PDF escaneado em arquivo editável

Uma das atividades mais frequentes dos contadores é a análise de documentos, sendo que muitos deles são escaneados. Se em um arquivo for necessário realizar alguma edição, o profissional precisa redigir tudo que está digitado na folha, o que faz com que um tempo precioso seja ocupado. Mas saiba que já tem como converter PDF escaneado em arquivo editável!

Nem todo programa que abre um PDF é capaz de realizar a edição ou conta com a tecnologia que transforma um scanner em arquivo aberto. Ambas as funções estão presentes no PDFelement, que é considerado um dos melhores softwares para escritório da atualidade. Ele é capaz de converter PDF escaneado em Word porque possui a tecnologia OCR, que reconhece caracteres de um documento e transforma em um documento editável.

ferramentas

Imagem de PDFelement

Outra vantagem do PDFelement é a inserção de assinatura digital, o que faz com que documentos digitais tenham valor jurídico, sem a necessidade de imprimir, colher a assinatura e scannear – o que representa uma boa economia de tempo. Após converter PDF escaneado em Word, você poderá optar por salvar novamente em PDF e até inserir uma senha para que o documento seja acessado somente por pessoas autorizadas.

Receba notícias da área por e-mail

Você sabia que recentemente aconteceu uma revisão na NBC 06? E que a Receita adequou a norma da entrega individual da DIRF? E mais: que essas notícias saíram ao longo do mesmo dia? Pois é, muitas mudanças acontecem diariamente na lei brasileira e estar sempre atualizado é um dos maiores desafios vividos pelos contadores.

Uma forma de sempre saber o que está acontecendo é acompanhar redes de notícias confiáveis. O Conselho Federal de Contabilidade, por exemplo, tem uma plataforma que permite cadastrar seu e-mail e receber um resumo sempre que algo for notícia. Assim, você pode verificar se o título tem relação com as suas atividades e optar por fazer a leitura completa.

E claro, você pode sempre acessar o Jornal Contábil para se informar do que há de mais importante na área. Uma dica é seguir nossas redes sociais e ativar as notificações, para que você não perca nenhuma atualização.

Cobrança automática dos clientes

Outro item que toma bastante tempo do contador é o envio de cobranças aos clientes e o posterior acompanhamento. Como toda empresa sobrevive de seus lucros, não dar atenção para esse segmento pode ser fatal para o negócio. Mas já existem ferramentas que automatizam essa etapa, como é o caso da Asaas, que tem como proposta cuidar das contas por você.

Com o programa, você pode cadastrar valores e clientes, programando até a data para gerar e enviar um boleto. Ao endereçar o boleto ao seu cliente, o software permite que você acompanhe quando ele recebeu, visualizou e fez o pagamento. Se o boleto não for pago, você também recebe uma notificação. Você pode acompanhar tudo em um painel de controle, seja no smartphone ou no computador. Esse é um serviço pago, mas existem diferentes planos e valores, que geralmente compensa por economizar o seu tempo.

contador

Imagem de Asaas

Para organizar suas cobranças, você pode aproveitar a primeira dica deste artigo, sobre converter PDF escaneado em Word, com a sugestão do PDFelement. Esse mesmo programa permite realizar diferentes edições, para manter tudo em ordem. Ao organizar seus PDFs você tem mais facilidade e agilidade na busca de arquivos.

Tecnologia a favor do tempo

Com tantos recursos tecnológicos e cada vez mais acessíveis, utilizá-los de forma inteligente faz toda a diferença não só nos resultados da contabilidade, mas na sua rotina e produtividade. Muitas vezes, uma atividade que parece não impactar tanto no seu dia, acaba ocupando horas preciosas, que poderiam ser dedicadas à outras funções, seja o atendimento a um cliente ou a realização de um curso de especialização. São formas simples de ter mais agilidade no trabalho.

DICA EXTRA  DO JORNAL CONTÁBIL : MEI saiba tudo o que é preciso para gerenciar seu próprio negócio.  Se você buscar iniciar como MEI de maneira correta, estar legalizado e em dia com o governo, além de fazer tudo o que é necessário para o desenvolvimento da sua empresa, nós podemos ajudar. 

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