Um bom contador tem grandes desafios no dia a dia do seu escritório de contabilidade, mas não deixa de lado a gestão. Neste artigo, nossos parceiros da Infortask compartilham com você três técnicas turbinar a gestão do seu escritório de contabilidade. Confira.

3 técnicas para turbinar a gestão

Saber os procedimentos técnicos, legais e processuais não basta. É preciso controlar as demandas e gerenciar as atividades do dia a dia, sempre de olho nos objetivos da empresa.

Muitas vezes, entretanto, não é isso que acontece. Muitas empresas acabam vítimas da própria rotina e boa parte do tempo não é mais utilizado para agregar valor para o cliente, mas para apagar incêndios constantes.

Felizmente, alguns conceitos de administração de empresas podem ajudar (e muito!) a sua empresa a evitar ou a remediar esta situação. Conheça três técnicas turbinar a gestão do seu escritório de contabilidade.

1. Ciclo PDCA

Técnicas para turbinar a gestão

Um método simples composto de quatro etapas:

  • P – Plan (Planejar)
  • D – Do (Desenvolver)
  • C – Check (conferir)
  • – Action (Agir).

Planejar

O planejamento é essencial. Cada equipe deve ter no mínimo reuniões semanais, com apresentação de resultados e avaliação das ações alinhadas na semana anterior.

É importante também um alinhamento diário, mais curto e não necessariamente uma reunião com a equipe. Mas é possível tratar demandas diárias. Nessas reuniões, a sugestão é seguir estes passos:

Identificar: Saiba quais são os problemas que travam a entrega de resultados da sua equipe. É comum fazer reuniões simplesmente para tratar o que precisa ser resolvido (apagar incêndios) e nunca para entender como evitá-los.

AnalisarDeve-ser dar atenção tanto ao problema como ao processo no qual ele está inserido. Quando algo dá errado na empresa o melhor a fazer é se perguntar por que isso aconteceu e aprender. Sem isso, não há melhoria de fato.

Plano de Ação: Não é possível resolver sem ter claro quem fará e quando fará. Time engajado é fundamental. Liste as ações de forma simples e clara. E o faça em quantidade que permita a execução, mas que representa um desafio à equipe.

Desenvolver

A execução de um planejamento, ou seja, seu desenvolvimento, exige habilidade técnica. Por isso, é importante saber a quem delegar, instrução do que precisa ser feito, velocidade de execução e canais para acompanhamento são importantes.

Dentro de um projeto ou de um processo existem atividades essenciais que exigem maior atenção. Contar com um sistema que permita monitorá-las é importante, pois podem possibilitar tomar ações corretivas durante a execução.

Conferir

Cada escritório tem um ritmo, dependendo de sua área de atuação. Mas é fundamental pelo menos uma vez ao dia verificar que as principais demandas ou as mais críticas estão em andamento. Assim, em caso de qualquer problema, uma medida corretiva pode ser tomada.

Dentro de uma ferramenta de gestão de atividades, intervenções devidamente registradas servem como fonte para aprendizado e melhorias para a própria equipe.

Após definir um plano de ação, é preciso avaliar se as ações foram efetivas. É importante dividi-las em dois tipos: operacionais e estruturantes

Operacionais: São aquelas atreladas ao dia a dia, como emitir guias, verificar pagamentos, dar entrada na documentação em órgãos competentes, etc.. Verificar problemas em atividades operacionais pode revelar falta de capacidade técnica da equipe, desatenção e sobrecarga.

EstruturantesSão aquelas atreladas às condições de trabalho, como ter acesso às ferramentas adequadas, como sistemas que funcionem tanto por parte de órgãos governamentais (afetados por lentidão e complexidade), como internos.

Também está incluso o acesso a ferramentas que melhorem a comunicação com clientes. Tais problemas são mais difíceis de serem solucionados ou até impossíveis e exigem um acompanhamento a longo prazo.

Agir

Em algumas empresas, muitos sabem o que precisa ser feito, mas de fato pouco é realizado. Por exemplo, sabe-se que alguns clientes têm problemas em definir e enviar suas demandas, atrasam documentação, enviam com documentos importantes faltantes.

Você poderá Planejar (plan) um treinamento com a equipe deste cliente, Executar (Do) esse treinamento, Verificar (check) se o problema foi resolvido e se o cliente está mais satisfeito e, então, Agir (action), aplicando a mesma metodologia em outros clientes ou então a tornando online através de vídeos.

Pode ser também que você perceba que a metodologia não deu certo, então, precisa voltar ao planejamento e rodar o processo mais uma vez para resolver o problema.

2. GUT

Técnicas para turbinar a gestão

escritório contábil tem várias atividades com prazos. Então, saber priorizar é fundamental.

A Matriz GUT é uma ferramenta de auxílio na priorização de resolução de problemas. Ela auxilia a classificar cada problema que você julga pertinente para a sua empresa pela ótica da gravidade (do problema), da urgência (de resolução dele) e pela tendência (dele piorar com rapidez ou de forma lenta).

Gravidade

É analisada pela consideração da intensidade ou impacto que o problema pode causar se não for solucionado. A pontuação da gravidade varia de 1 a 5, conforme o seguinte critério:

  1. Sem gravidade
  2. Pouco grave
  3. Grave
  4. Muito grave
  5. Extremamente grave.

Urgência

É analisada pela pressão do tempo que existe para resolver determinada situação. A pontuação da urgência varia de 1 a 5, conforme o seguinte critério:

  1. Pode esperar
  2. Pouco urgente
  3. Urgente, merece atenção no curto prazo
  4. Muito urgente
  5. Necessidade de ação imediata.

Tendência

É analisada pelo padrão ou tendência de evolução da situação. Você pode analisar problemas, considerando o desenvolvimento que ele terá na ausência de uma ação efetiva para solucioná-lo. A pontuação da urgência varia de 1 a 5, conforme o seguinte critério.

  1. Mão irá mudar
  2. Irá piorar a longo prazo
  3. Irá piorar a médio prazo
  4. Irá piorar a curto prazo
  5. Irá piorar rapidamente.

A Matriz GUT poderá ser utilizada como ferramenta dentro do PDCA, principalmente na etapa do planejamento, para definir as prioridades dentro de muitas demandas. Você poderá usar uma planilha que lhe ajude com o resultado. Veja aqui um exemplo

3. Check Diário

Técnicas para turbinar a gestão

Como dito no começo, é preciso conferir as atividades diariamente. Esse tipo de ação fica muito mais fácil adotando um sistema de gerenciamento como o Infortask.

Responda às seguintes perguntas:

  1. Está muito difícil verificar o que cada pessoa de cada setor está fazendo no momento, e você tem gastado muito tempo com isso?
  2. Prazos são perdidos devido a perda de informações de atividades?

A raiz do problema é a falta de controle de informação das atividades da sua empresa. Ou seja, saber gerenciar atividades da forma certa. A sugestão é que pesquise um pouco sobre micro atividades e como gerenciá-las. Principalmente em épocas de alta demanda, saber o que precisa ser entregue naquele dia faz toda a diferença entre conseguir e não conseguir.

É recomendado que você realize o check diário, segundo a sua estrutura de processos internos e cobrar especificamente a pessoa responsável por entregar a ação. Ordene as demandas ou por cliente ou por especificidade do processo.

Você sabe que seu check diário está bem feito quanto:

  1. Sabe o que cada pessoa da empresa está fazendo apenas conferindo seu controle
  2. Gerencia as atividades-chave para que sejam priorizadas
  3. Ao final do dia, pode afirmar que todas as atividades ou no mínimo as prioritárias foram entregues
  4. Tem dados e informações suficientes para planejar o próximo dia.

contador é muito mais que suas demandas que, é claro, exigem disciplina, mas podem fazer com que seus resultados sejam muito melhores. Comece a fazer agora mesmo. Soluções comoContaAzul e Infortask são um bom começo.

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