Você quer otimizar o tempo no trabalho, para melhorar a produtividade, diminuir o estresse e encaixar outras atividades, mas não sabe por onde começar? Não precisa se precipitar no primeiro livro de autoajuda que você encontrar! Com algumas dicas simples, é possível organizar seu tempo desde já. Veja o que faz mais sentido para você e coloque em prática agora mesmo!

1 – Planejamento é tudo!

Essa regra se aplica para os fãs de organização… e para os alérgicos. Isso não quer dizer que precisa virar escravo da agenda para se beneficiar das vantagens de atividades planejadas. Muito pelo contrário! A base é essa: todos temos momentos do dia de alta e de baixa produtividade. Ou seja, há períodos em que estamos mais dispostos a fazer uma atividade que exige muita concentração, outros em que estamos mais confortáveis a uma tarefa rotineira. Há dias em que queremos pensar sozinhos e há outros que estamos abertos para colaboração.

Essa sequência de fases costuma seguir o mesmo padrão todo dia, com pequenas alterações em função do seu estado de descanso e nível de estresse. Identifique primeiro o seu padrão e, no início do dia, ou da semana, planeje as suas atividades. Por exemplo, deixar a redação de um e-mail importante para o fim do dia não é sempre a melhor escolha. O período da manhã costuma ser o mais recomendado para atividades de alta concentração e pode ser considerado um desperdício de tempo usar esse período do dia para colocar os e-mails em dia. Este é apenas um exemplo, cabe a cada um se conhecer e identificar esse padrão!

2 – Saiba diferenciar o importante do urgente

Quantas vezes temos a impressão de passar o dia apagando incêndios e começar a “trabalhar” de verdade a partir das 5 horas da tarde? Dessa forma, nunca conseguimos parar para planejar a longo prazo, pensar em estratégia, e realmente ganhar em produtividade e alcançar novos objetivos. Para que o tempo seja um parceiro e não um inimigo do seu dia, a matriz Eisenhower nos convida a organizar as nossas tarefas em função da importância e da urgência, conforme essa frase atribuída ao Dwight Eisenhower, presidente dos Estados Unidos, de 1953 até 1961: “Eu tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante. O que é urgente é raramente importante, e o que é importante é raramente urgente”.

Aloque cada uma das suas tarefas em um dos quatro quadros da matriz e trate cada tarefa com o comportamento adequado. Isso significa, muitas vezes, deixar os e-mails de lado no início do dia, saber dizer não e resistir à tentação de resolver um problema fácil e rápido. Pode ser que não flua tão naturalmente no início, mas, em breve, perceberá os benefícios para a sua produtividade e o tempo ganho.

3 – Identifique e modele os seus hábitos

Estima-se que 60% das nossas ações ao longo do dia são definidas por um hábito, ou seja, não são decisões conscientes da mente. Alguns desses hábitos são necessários e positivos: escovar os dentes, ligar para a mãe na volta do trabalho, ir para a academia à noite. Porém, não somos sempre conscientes de todos os nossos hábitos e, por consequência, não somos totalmente mestres do nosso tempo. Um primeiro passo para ter consciência e saber como efetivamente você gasta as horas acordadas do seu dia, é descobrir esses hábitos.

É provável que você identifique alguns hábitos inimigos da sua produtividade: entrar nas redes sociais toda vez que tiver o celular na mão, verificar e responder os e-mails sempre que for sentar na sua mesa no trabalho, sair para o almoço meio-dia em ponto porque é o hábito dos seus colegas, mas na realidade, meio-dia é um horário de alta produtividade para você, e você sente fome só uma hora mais tarde. Esses são apenas alguns exemplos, é importante identificar os seus próprios hábitos e modelá-los para servir à sua produtividade e ao seu bem-estar.

4 – A importância das pausas

A tentação é grande de querer compactar as horas de trabalho em um bloco único, para poder encaixar outras atividades no seu dia: atividade física, tempo com a família, faculdade. Por isso, você pula o almoço ou recusa o convite para um café com os seus colegas no meio da tarde. Porém, é comprovado que o nosso cérebro se mantém concentrado por um período limitado.

Já nos anos 1950, o pesquisador do sono Nathaniel Kleitman definiu o ritmo ultradiano do cérebro humano, correspondendo a ciclos de 90 minutos de atividade e 20 minutos de descanso do cérebro. Várias pesquisas estenderam esse conceito de ciclo de 90/20 minutos às questões de foco e esforço cerebral. Ignorar essa necessidade natural de descanso do cérebro tem um preço, em termos de estresse e tempo para concluir a tarefa.

Ou seja, você se tornará mais produtivo, menos cansado e menos estressado implementando pausas programadas na sua rotina: aproveite para caminhar, se hidratar, ter um momento de socialização com os seus colegas. Um exemplo de metodologia de produtividade inspirada nesse conceito é o Pomodoro: essa técnica preconiza trabalhar por períodos de 25 minutos, sem interrupção e numa tarefa específica definida previamente, e descanso de 5 minutos. Depois de 4 ciclos (2 horas), faça uma longa pausa de 30 minutos, antes de iniciar um novo ciclo.

5 – O peso das interrupções

Em oposição às pausas programadas, são as interrupções não solicitadas: uma ligação telefônica, a notificação do e-mail do seu desktop que incentiva você a abrir dito e-mail na hora, uma conversa barulhenta dos colegas, ou as interrupções que você mesmo provoca sem perceber, abrindo as redes sociais no meio de uma tarefa. São vários os estudos que mostram o impacto nocivo sobre a concentração e produtividade dessas interrupções. Um deles foi realizado pela Professora Gloria Mark (University of California Irvine), em que ela demonstrou que leva, em média, 23 minutos para se concentrar de volta na tarefa que foi interrompida. Diante desse número assustador, são inúmeras as dicas para diminuir essas interrupções: supressão das notificações no celular e no computador, uso de espaços adequados para atividades de alta concentração, política de limitação das reuniões e do uso do e-mail, bloqueio de aplicativos depois de um certo tempo de uso… Experimente!

As dicas são de Armelle Champetier, diretora da Yogist no Brasil.