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Na última década, a tecnologia vem se desenvolvendo a uma taxa exponencial. Ela teve um grande impacto na maneira como vivemos nossas vidas pessoais, e o efeito nas maneiras como trabalhamos foi ainda maior. Nos últimos cinco anos, a tecnologia mudou a forma como gerenciamos muitos aspectos diferentes das operações comerciais. Contabilidade não é exceção.
O acesso a softwares mais rápidos, capazes de executar funções mais complexas, bem como à tecnologia interconectada , tornou a contabilidade mais fácil e mais eficiente. De fato, organizar informações financeiras, analisar dados e medir a atividade econômica nunca foi tão simples.
A era da tecnologia na contabilidade realmente chegou, deixando uma marca permanente em uma das mais antigas indústrias do homem. Aqui estão cinco maneiras pelas quais a tecnologia mudou o setor contábil nos últimos cinco anos:
A internet é algo que todas as empresas devem aprender a utilizar plenamente. Com muita frequência, pensamos na internet como nada além do local em que o site da empresa e as contas de mídia social residem. No entanto, há uma mudança importante que está ocorrendo no mundo corporativo: a nuvem.
Muitas empresas de contabilidade agora estão usando sistemas baseados em nuvem para otimizar todas as suas informações. Onde você estiver, a qualquer hora do dia, tudo o que você precisa fazer é fazer logon e você poderá acessar imediatamente seus dados.
Agora você pode analisar dados em tempo real, porque todos na sua empresa têm acesso aos dados mais recentes. A computação em nuvem facilita a coleta e o uso de documentos em formato eletrônico da Web.Você tem espaço de armazenamento ilimitado à medida que sua empresa cresce - não importa o tamanho dos seus arquivos contábeis ou quantos você possui.Você pode sincronizar arquivos em várias plataformas.Seus arquivos são seguros e são automaticamente copiados na nuvem.
Ter registros no formato digital e em um sistema abrangente significa que você poderá gerenciar e recuperar arquivos mais facilmente quando necessário. Distribuir informações contábeis para diferentes filiais da sua empresa também será fácil. Além disso, o uso de sistemas baseados em nuvem simples e prontos para uso reduzirá significativamente as despesas com tecnologia da informação e manutenção de arquivos. Segurança , backup e recuperação de dados também se beneficiaram muito da tecnologia em nuvem.
Se há um aspecto da contabilidade que os profissionais mais temem, é a tarefa muito tediosa e cansativa de compilar e computar dados. No entanto, com o avanço da tecnologia, agora você pode fazer tudo isso com apenas um clique de um botão.
Considere como dois contadores lidam com suas contas de clientes. O primeiro não confia na tecnologia, então ele a utiliza o menos possível. Seu trabalho consiste em manter os arquivos do cliente em ordem e cumprir os impostos deste ano.
O segundo, por outro lado, tem um foco completamente diferente . Usando software de contabilidade e computação em nuvem, ela coleta dados e faz cálculos de maneira rápida e fácil. Ela passa a maior parte do tempo analisando os dados para descobrir maneiras de o cliente melhorar seus negócios hoje e planejar estrategicamente para amanhã. Ela não apenas gerencia os impostos deste ano com mais facilidade. Ela tem mais tempo para encontrar e conversar sobre maneiras de o cliente melhorar sua situação tributária no futuro .
Os desenvolvimentos em software e aplicativos de contabilidade agora deram mais tempo aos contadores para tarefas mais diversas. Eles são capazes de se desviar do processamento demorado de números e estão cada vez mais capazes de se expandir para papéis mais especializados e estratégicos . Funções mais específicas e de agregação de valor estão agora disponíveis, e contadores qualificados podem fornecer mais serviços especializados de alto nível. Isso pode incluir análise e interpretação dos dados, prestação de consultoria em planejamento financeiro e serviços de consultoria de negócios, além de maior envolvimento nas operações em andamento da sua empresa.
A digitalização de dados e operações é benéfica não apenas para aqueles que trabalham nas fileiras da sua empresa, mas também para seus clientes.
Imagine a interação típica entre contador e cliente da velha escola. O contador e o cliente precisam reservar tempo para se encontrar em um horário e local específicos. Eles vão até lá para que possam ler documentos e discutir a situação financeira do cliente. Se o cliente ficar preso no trânsito, ele joga fora a programação do contador. E, se o contador tiver algum tipo de atraso, desperdiçará o valioso tempo do cliente. Então, um importante tomador de decisão pode ficar com raiva o suficiente para mudar de empresa de contabilidade.
Com os avanços da tecnologia contábil, há mais necessidade de consultas no local . Como contadores e clientes podem acessar dados em tempo real remotamente, ambas as partes podem visualizar, editar e comentar simultaneamente suas declarações. Depois, eles podem se reunir e discutir da maneira que for mais conveniente - incluindo videoconferência hospedada na web.
Clientes e contadores estão na mesma página.Você pode se conectar com os clientes da maneira mais conveniente.Você pode atender mais clientes devido a processos mais rápidos e eficientes.
Além disso, softwares e aplicativos com a funcionalidade do consumidor permitiram que profissionais não contábeis entendessem o que está acontecendo com suas finanças com mais facilidade. E, quando seus clientes podem visualizar e analisar os dados por conta própria, ficam entusiasmados com a situação financeira e são preparados para entender suas sugestões estratégicas. No final, isso significa que seus clientes podem prosperar através de operações comerciais otimizadas, para que permaneçam nos negócios, expandam sua empresa e continuem sendo seus clientes.
Pode ser óbvio afirmar que nos tornamos cada vez mais dependentes de nossos dispositivos móveis. No entanto, apesar de sua onipresença, existem muitas vantagens para os dispositivos móveis das quais as pequenas empresas ainda precisam se beneficiar.
Agora existem aplicativos móveis dedicados às funções de contabilidade. Aqui estão apenas algumas das tarefas que você pode realizar no seu dispositivo móvel:Crie e envie faturas.Capturar recibos.Crie declarações de despesas.Reúna assinaturas.
Você pode fazer tudo isso com apenas alguns toques na tela, e seus dados serão armazenados em backup na nuvem. Quando surgir um problema que precise de uma resposta imediata, você terá acesso aos arquivos e dados de que precisa, independentemente de onde estiver. Você também pode usar o software de gerenciamento de clientes em seus dispositivos para melhorar o suporte e a comunicação do cliente. Por meio do seu software de CRM e maior conectividade por meio de dispositivos móveis, você pode criar melhores relacionamentos com seus clientes.
Com um smartphone ou tablet e gerenciamento de dispositivo móvel do seu provedor de suporte de TI, você pode levar seu escritório para onde quer que vá. Isso significa que não há mais espera até você voltar ao escritório. Isso é importante porque seus clientes estão tão ocupados quanto você. Eles vão apreciar seu trabalho ainda mais quando você pode fornecer respostas críticas no momento em que elas precisam. E essa apreciação gera maior lealdade do cliente.
Um por um, os contadores estão acabando com a caneta tradicional, o razão e a calculadora de mesa. Agora existem ferramentas de processamento mais eficientes e software de contabilidade especializado que permitem entrada e computação mais rápidas dos dados. Até o ato de inserir informações manualmente no software está em declínio, pois a tecnologia de digitalização possibilita simplesmente fotografar uma página e permitir que o software preencha os campos relevantes.
É importante ser preciso em seus cálculos ao realizar trabalhos contábeis, e ter todas as informações calculadas por um computador melhorou drasticamente a precisão e reduziu a margem de erro. Pense no que acontece quando você tem um pequeno erro:Você pode acabar com multas fiscais.Você pode enfrentar disciplina no quadro.Sua reputação profissional pode sofrer um impacto.
O software de contabilidade praticamente eliminou as fontes por trás desses erros pequenos, mas significativos.
Ele também mudou o foco do contador de detalhes minuciosos para o assunto com o qual os clientes mais se preocupam - como proteger e expandir seus negócios. No processo, transformou uma das mais tradicionais indústrias de colarinho branco em uma profissão dinâmica e em ritmo acelerado.
Como contador no mundo de hoje, é necessário manter-se atualizado com os avanços mais recentes em tecnologias para ser competitivo e aumentar sua produtividade. Aceite o desafio e analise mais detalhadamente todas as maneiras intrigantes em que a tecnologia mudou o setor de contabilidade. Aceitar essas mudanças será muito benéfico para você e sua empresa.
Fonte: JMARK e-mail para [email protected] em Inglês
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