5 passos para você organizar suas notas fiscais e evitar problemas com a fiscalização

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Todo empresário sabe a importância de manter suas notas fiscais organizadas corretamente para o fácil acesso e consulta, além da proteção contra possíveis problemas com a fiscalização desses documentos.

Segundo Gustavo Da Col, analista de sistemas e diretor da JETTAX, “a boa organização das NFe´s tem condições de promover o aumento da produtividade dos negócios, destinando o tempo que seria demandado com essa atividade, e para o envio adequado dos dados ao departamento de contabilidade, para o investimento em outros projetos da empresa”.

Pensando nisto, listamos 5 passos para você realizar uma boa gestão de suas notas fiscais.

Venha conferir!

1) Planeje-se: faça pastas organizadas e etiquetadas com os documentos impressos e tenha uma cópia de todas as suas notas em arquivos digitais também divididos, conforme ano, mês e categoria.

2) Armazene corretamente: realize uma separação entre as notas com 5 e mais de 5 anos. Os documentos mais velhos devem ser guardados em um arquivo morto. Já os mais novos devem estar armazenados apropriadamente para a consulta.

3) Trace metas: estabeleça pelo menos um dia por mês para baixar todas as suas notas fiscais e garantir o controle desses documentos, sem afetar o fluxo de atividades da sua empresa.

4) Invista em softwares de gestão: um bom sistema para a emissão de notas fiscais irá automatizar essa atividade, reduzindo o número de erros no preenchimento e envio dos documentos.

5) Facilite a comunicação: forneça um canal de comunicação aberta com o seu contador, para que o mesmo tenha acesso a todas suas notas fiscais, simplificando ainda mais os processos na gestão tributária do seu negócio.

Atenção as próximas informações para o envio de suas NF-e!

Quais erros não podem ser cometidos na gestão de notas fiscais?

  • Preencher incorretamente o documento;
  • Manter um cadastro desatualizado de clientes;
  • Não categorizar as NF-e para consultas posteriores;
  • Esquecer de armazenar suas notas em XML e digitalizá-las.

O que fazer quando a nota fiscal for emitida incorretamente?

Existem alguns procedimentos que podem ser realizados quando houver erros na emissão das notas fiscais, conforme cada caso. Saiba quais são eles:

  • Processo de cancelamento: a nota fiscal emitida erroneamente poderá ser cancelada em até 7 dias a partir da sua data de emissão, nesta situação você poderá preencher o documento e enviar uma nova nota. Lembrando que esse serviço deverá ser solicitado junto à Receita Federal para análise e validação do cancelamento.
  • Carta de correção eletrônica (CC-e): com essa carta você poderá corrigir as informações da NF-e em um prazo de 30 dias e, caso haja necessidade, por mais de uma vez. No entanto, existem alguns erros que não podem ser corrigidos neste procedimento: variáveis que determinam o valor do imposto, data de emissão ou saída de mercadoria ou outros dados cadastrais que incluam a alteração de dado do remetente, destinatário ou tomador.
  • Nota fiscal de substituição ou anulação: quando o cancelamento e a correção não se enquadrarem no seu caso, você poderá optar pela anulação/substituição de valores de movimentação da mercadoria em questão. Esse recurso pode variar, segundo cada região, mas geralmente o prazo para a emissão do documento é de até 60 dias, após autorização do SEFAZ. É importante ressaltar que essa opção é válida para situações de valores ou tributos menores, ou seja, quando o valor da NF-e for maior que o valor que deveria conter na nota.
  • Nota fiscal complementar: esse documento tem como função adicionar dados que não foram mencionados na nota fiscal, sendo que o mesmo só poderá ser emitido em decorrência de acréscimo de valor, as demais informações não poderão ser modificadas.

Quais as vantagens de um software de emissão de notas fiscais?

Designed by @pressfoto / freepik
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Diante de todas essas informações podemos observar a necessidade do preenchimento correto de todos os dados nas NF-e para evitar retrabalhos, burocracias e problemas com a lei.

Com isto, o auxílio de um software de gestão é a melhor alternativa para você automatizar essa atividade, ganhando mais agilidade nos processos contábeis e impedindo falhas humanas durante o processo. 

Vantagens de um sistema de emissão de NF-e:

  • Redução de erros com a organização digital e automatização do preenchimento das notas fiscais;
  • Atualização em tempo real de novas alterações na legislação tributária;
  • Armazenamento seguro dos arquivos;
  • Envio por e-mail de forma automática;
  • Otimização do registro de saídas de mercadorias e cobrança mediante um sistema competente de gestão;
  • Aumento da produtividade do seu negócio com a diminuição de tempo de trabalho nessa atividade;
  • Menos burocracia através de dados ordenados para o envio a contabilidade.

Comece agora a organizar suas notas fiscais!

A organização das notas fiscais é uma grande dor de cabeça para muitos empreendedores, mas com planejamento, um bom software de emissão e o suporte de um escritório de contabilidade, essa atividade se tornará ainda mais fácil e segura.

Para te ajudar durante esse processo, recomendamos que conheça os serviços da Contjet.

Com mais de 27 anos de atuação no mercado e um time de profissionais dinâmicos e comprometidos, o escritório de contabilidade Contjet está localizado em São Paulo e é responsável por cuidar de questões contábeis, tributárias e até mesmo trabalhistas de mais de centenas de empresas no Brasil.

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Por: Contjet