Não importa se sua empresa faz parte do SIMPLES Nacional, se está no regime de Lucro Presumido ou Lucro Real: lidar com o fisco é um desafio. Afinal de contas, como se não bastasse o sistema tributário brasileiro ser bastante complexo, ele ainda está sempre passando por mudanças. A dor de cabeça surge quando o negócio não consegue lidar com os problemas, recebendo multas. Saiba desde já: é mais que possível escapar das autuações do fisco sem entrar na ilegalidade. Não acredita? Então acompanhe agora mesmo nossas dicas para melhorar seu controle fiscal e não ter que lidar com punições!
1. Elabore um calendário fiscal
A verdade é que o fisco simplesmente não tolera atrasos. Por isso, por melhor que seja a justificativa da empresa ao perder um prazo, o resultado será o mesmo: multas e até responsabilização legal. Para não correr esse risco, é preciso ficar atento a basicamente 2 fatores: envio e pagamento. Entenda: o envio das obrigações acessórias segue o cronograma estabelecido pela Receita e pelas Secretarias de Fazenda locais. Passada essa etapa, é só ficar atento ao vencimento para o pagamento dos tributos em si. Para controlar as dadas, vale apelar para a boa e velha agenda, detalhando o vencimento de cada tributo e compartilhando essa informação com toda sua equipe fiscal. Usar softwares simples, como o
Evernote, pode ajudar a criar um calendário fiscal acessível para todos.
2. Promova auditorias periódicas
Se sua empresa quer escapar das autuações do fisco, precisa detectar problemas antes dos órgãos públicos e efetivamente corrigi-los. Pois as
auditorias fiscais servem justamente a esse propósito! Podendo ser realizadas por uma equipe interna ou com o apoio de profissionais da área, as auditorias devem abranger aspectos fiscais, contábeis e trabalhistas. Dessa forma, além de garantir a lisura da empresa, ainda é possível levantar informações importantes para a melhoria da
gestão fiscal corporativa. Lembre-se de estabelecer também um calendário de auditorias. É isso mesmo: esses procedimentos não podem ser realizados apenas quando há forte suspeita de erro! Até porque auditorias de emergência são bem mais caras que as de rotina. Apostar na inspeção recorrente é, portanto, uma ótima forma de controlar custos ao mesmo tempo em que o negócio alcança resultados duráveis.
3. Diferencie elisão de evasão fiscal
Na melhor das hipóteses, evasão fiscal é uma infração administrativa. No entanto, em geral, é puro e simples crime. A evasão acontece quando há um fato gerador de tributação, mas, mesmo assim, a empresa não faz o devido recolhimento dos impostos. Temos aí a famosa sonegação de imposto. A punição é pesada, indo de advertências e multas até processos longos e custosos contra o negócio. A elisão fiscal, por sua vez, é uma estratégia legal. Trata-se basicamente de evitar um fato gerador de tributação e, assim, diminuir as despesas com impostos. O exemplo mais comum é o de empresas que mudam suas plantas para municípios ou estados onde a carga tributária é mais baixa. Mesmo assim, vale salientar que a elisão fiscal deve ser respaldada pela lei ou, ainda, com o aproveitamento de lacunas legislativas. A prática só deve ser adotada, portanto, após a assessoria de um contador ou advogado tributarista.
4. Faça denúncias espontâneas
Você sabia que denunciar sua própria empresa pode ser uma boa ideia para evitar autuações do fisco? O processo é conhecido como denúncia espontânea e funciona da seguinte forma: o negócio detecta um erro tributário e avisa a Receita, que, por sua vez, deixa de penalizar a empresa com multas. Mas atenção: esse mecanismo tem 2 regras rígidas para ser ativado. A denúncia espontânea deve ser realizada antes de qualquer procedimento administrativo feito pela Receita. Assim, ela não funciona depois de a organização já ter sido autuada. Também é preciso pagar os tributos não quitados. Esse valor é definido pela própria Receita e pode variar de caso a caso. No entanto, o mais comum é que seja realizado um depósito em conta indicada pelo próprio órgão federal.
5. Promova treinamentos constantes
Nenhuma gestão fiscal é eficiente se não inclui treinamentos constantes da equipe de contabilidade. Os motivos são simples. Para começo de conversa, a legislação é muito complexa. Assim, cada processo interno pode demandar uma ação diferente relativa ao fisco, fazendo com que treinamentos específicos sejam necessários. Outro ponto é um velho conhecido: a volatilidade da legislação tributária. Os treinamentos são importantes para manter o time atualizado e até preparado para mudanças já agendadas pelo governo. Também não se esqueça de que é preciso promover treinamentos diferentes caso a empresa esteja presente em mais de um estado, uma vez que cada unidade da federação tem características tributárias distintas. Por fim, procure integrar sua equipe interna aos contadores terceirizados, caso você conte com um apoio externo para assuntos fiscais. Times alinhados cometem menos erros, detectam riscos com mais rapidez e atuam de forma coordenada: tudo que você precisa para evitar uma autuação do fisco!
6. Use a tecnologia como aliada
Como você deve ter notado, todas as ações para evitar problemas com a Receita são relacionadas a uma boa gestão fiscal. E uma boa gestão fiscal só é possível com o uso de boas ferramentas tecnológicas! Aí entram os softwares de gestão fiscal, excelentes opções para quem deseja soluções simples. Para começar, como funcionam na nuvem, não é preciso fazer grandes investimentos em hardware na sua empresa. Isso sem contar que podem ser acessados a partir de qualquer dispositivo, desde que esteja conectado à internet. A segurança é garantida pelo uso de criptografia avançada e protocolos de autorização. Essas ferramentas conseguem automatizar tarefas que, quando realizadas manualmente, são extremamente morosas. É possível, por exemplo, organizar contratos e notas fiscais de acordo com regras previamente estabelecidas, facilitando o trabalho de conferência para fins fiscais. Elas também são capazes de realizar tarefas complexas, como a emissão de notas fiscais eletrônicas e mesmo o envio de obrigações acessórias. Além da agilidade, a empresa consegue evitar problemas causados por erro humano, bem como diminui consideravelmente o risco de fraudes. Por fim, vale lembrar que um software de gestão fiscal é capaz de recolher dados de todos os setores da empresa, centralizando informações contábeis em uma única interface. Isso permite o controle total sobre o negócio e uma tomada de decisões cada vez mais fundamentada. Via
Sonda
