7 Cuidados que todo Contador precisa ter na Armazenagem de Documentos

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Por quanto tempo devemos armazenar documentos contábeis? Eis aqui um tema que sempre gera muitas dúvidas: o tempo de guarda de documentos.

Quando falamos de papelada, sem sombra de dúvida, as empresas contábeis são as maiores produtoras diárias de documentos que precisam ser guardados de forma responsável, segura  e seguindo legislação própria.  Estamos falando aqui de notas fiscais, recibos de pagamentos, extratos bancários, folha de pagamento, recolhimento de impostos, dentre outros.

Cada documento desses tem seu tempo de guarda específico  e diferente, no entanto, todos exigem o mesmo grau de organização e responsabilidade, principalmente por se tratar de documentação dos clientes, ou seja, de terceiros.

Antigamente o armazenamento era puramente físico, gerando pilhas e pilhas de papel e caixas.  Nos tempos atuais, com a adoção dos sistemas de gestão contábeis  bem como a prestação de serviços na forma virtual o armazenamento físico cedeu espaço para o digital, seja em forma de memórias como HDs externos ou em nuvens. Mas seja como for, alguns cuidados precisam ser tomados para que tudo seja feito da melhor forma.

Nesse artigo relacionamos 7 cuidados básicos que os escritórios de contabilidade devem adotar no que se refere ao tempo de guarda de documentos contábeis.

1. Organização ao armazenar

É classificado como crime, segundo o Código Penal brasileiro , ocultar dados ou prestar informações falsas  ao Fisco, bem como deixar de entregar documento em caso de fiscalização.

lei prevê até mesmo reclusão e multas  para quem viola essas regras. Com os novos meios eletrônicos de armazenamento, ficou muito mais fácil organizar, acessar e encaminhar, se necessário, seus principais arquivos contábeis.

Para tanto é necessário conhecer muito bem o tempo de guarda de cada título para aperfeiçoar o acesso aos dados em nuvem, e ainda para  ter a certeza quais comprovantes já podem ser deletados ou mantidos.

2. Evite problemas com perda e extravio

Muitos procedimentos vão exigir acesso aos documentos, de forma eficiente, tais como , auditorias, fiscalizações, recolhimentos de tributos, participações em licitações, entre outros. Sendo assim, caso não os tenhamos organizados e classificados quanto a sua natureza, estaremos suscetíveis a possíveis prejuízos econômicos, financeiros e legais.

Portanto, evite problemas prestando atenção aos prazos de cada documento e na forma de armazenar. No próximo item relacionamos os prazos, de acordo às competências de ordem federal, estadual e municipal.

3. Prazos para cada documento de acordo seu segmento

  • Documentos Tributários – por 5 anos

– Imposto de Renda (IR)
– Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL)
– Programa de Integração Social (PIS)
– Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins)
– Simples Nacional
– Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos
– Livros fiscais e contábeis
– Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil
– Declarações: DIPJ, DCTF, Dirf
– Declaração de Ajuste Anual – declaração e comprovantes de lançamentos

  • Trabalhista e Previdenciário – por 30 anos

– Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)
– Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP)
– Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC)

  • Trabalhista e Previdenciário – por 10 anos

– Folha de pagamento
– Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários

  • Trabalhista e Previdenciário – por 5 anos

– Contribuição previdenciária (GPS)
– Contribuição sindical (GRCSU)
– Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário e controle de ponto
– Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged)
– Relação Anual de Informações Sociais (Rais)

  • Trabalhista e Previdenciário – por 2 anos

– Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso-prévio

– Contrato de Trabalho
– Livro ou ficha de registro de empregado

4. Maior risco de extravio

Dentre todos os documentos citados aqui, o de extravio mais comum e que costuma gerar as multas mais pesadas e recorrentes é a nota fiscal. E isso mesmo em formato eletrônico! Dessa forma aumenta, assim, a importância de atentar para seu tempo de guarda e a forma de alocação ideal.

5. Armazenamento na nuvem

Como foi dito no início do artigo, é possível digitalizar e organizar todos os documentos de forma digital, através de mídias físicas como os HDs externos ou em plataformas virtuais conhecidas como nuvens, mantendo o mesmo valor probatório do original para fins de prova em procedimentos de fiscalização.

No entanto é necessário, antes de destruir os documentos físicos, assegurar que todos os documentos estão mantidos de forma segura, num espaço virtual seguro e em mídias digitais confiáveis. E pensando nisso, segue a próxima dica.

6. Terceirizando competência

Para garantir que todos os documentos estejam arquivados de forma absolutamente segura, recomenda-se buscar uma empresa especializada no assunto, garantindo um trabalho qualificado, onde cada detalhe importante é tratado com a necessária competência.

7. Escolhendo a Empresa Terceirizada

Afim de garantir a escolha adequada de  uma empresa especializada para gerir o armazenamento qualificado e seguro, busque referências no mercado, levando em conta a credibilidade no trato com assuntos confidenciais, evitando vazamento de informações sigilosas bem como o uso de  tecnologia de ponta para garantir que todos os documentos fiquem armazenados, de forma correta pelo tempo de guarda necessários conforme exigido por Lei. Em suma, garanta-se da melhor maneira possível.

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