A emissão, consulta e armazenamento de notas fiscais gera muitas dúvidas ao contribuinte, sobretudo após o processo de modernização que inseriu a
. O comprovante de venda ou prestação de serviço é fundamental para a empresa e para o cliente, tanto no âmbito fiscal quanto no contábil e gerencial. Para sanar as dúvidas que possam acometer os empreendedores, preparamos neste artigo, seis itens que não podem ser esquecidos sobre a NFe. Confira!
1. Não é preciso guardar o DANFe impresso
O papel passou a ser só um detalhe a partir do momento que a nota fiscal eletrônica foi implantada. A nomenclatura
DANFe é a sigla que indica
Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. A palavra
auxiliar denota que o documento serve apenas de apoio para a operação, entretanto não pode ser confundido com a nota fiscal.
“UM DOCUMENTO DE EXISTÊNCIAAPENAS DIGITAL, EMITIDO E ARMAZENADO ELETRONICAMENTE, COM O INTUITO DE DOCUMENTAR, PARA FINS FISCAIS, UMA OPERAÇÃO DE CIRCULAÇÃO DE MERCADORIAS OU UMA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS, OCORRIDA ENTRE AS PARTES. SUA VALIDADE JURÍDICA É GARANTIDA PELA ASSINATURA DIGITAL DO REMETENTE E A AUTORIZAÇÃO DE USO FORNECIDA PELO FISCO, ANTES DA OCORRÊNCIA DO FATO GERADOR.” – SECRETARIA DA FAZENDA
De acordo com o Fisco, a NFe é representada pelo arquivo XML autorizado e validade pela SEFAZ e este sim precisa ser armazenado, mesmo em outro lugar que não seja a empresa para ser apresentado se for solicitado pelo Fisco. Preparamos um
Infográfico da NFe dando detalhes preciosos deste documento.
2. Nem sempre é preciso guardar o arquivo XML da NFe
As companhias que não possuem autorização junto à Sefaz para emitir NFes, a exemplo das prestadoras de serviços, não precisam armazenar o arquivo XML das notas eletrônicas recebidas. O que não quer dizer que a empresa não precise se atentar ao assunto, uma vez que os gestores que optam por não guardar o XML estão obrigados a guardar o DANFe.
É importante salientar que podem ser solicitados pelo Fisco, sendo necessário apresentar um ou o outro.
3. A Consulta de Notas Fiscais pode apontar notas frias emitidas para seu CNPJ
Empresas possuem diversas motivações para emitir notas frias ou indevidas. Seja qual for a razão, sua empresa pode estar sendo alvo deste tipo de prática e a única forma de descobrir é efetuar a
consulta de notas fiscais com frequência. Desta forma, você está sempre ciente de quem e o que emitem para seu negócio.
4. A Manifestação do Destinatário Eletrônica (MDe) pode te salvar das notas frias
Se você se perguntou “Ok, com a Consulta de Notas eu descubro que emitiram notas frias. E depois, o que eu faço?” – a Manifestação do Destinatário é a resposta. O sistema de
Manifestação do Destinatário Eletrônica (MDe) é algo novo para quem atua com NFe, contudo nem sempre é lembrado por grande parte das empresas por não ser obrigatório. Você pode sinalizar ao Fisco que recebeu uma nota indevida efetuando a manifestação de “Desconhecimento da Operação”, que indica que sua empresa desconhece aquela NFe e a operação que ela representa.
5. A Manifestação do Destinatário é capaz de evitar que empresa seja multada
A MDe evita problemas como notas fiscais canceladas após já terem sido lançadas e escrituradas, sobretudo quando a empresa inicia o procedimento para confirmar a operação. Assim o fornecedor é impedido de cancelar a NFe e a empresa será o detentor da chave que libera o cancelamento ou não.
6. A transportadora também é obrigada a armazenar as NFes
A transportadora tem a obrigação de armazenar o arquivo XML da NFe, do mesmo jeito que acontece com o destinatário e pelo mesmo período. Ela precisa apresentar ao Fisco sempre que for preciso. O mesmo vale para distribuidores que fazem parte de uma operação triangular de nota fiscal.
7. NFe é muito mais do que a DANFe
Existem muito mais informações na NFe do que na DANFe: Uma DANFe é só um resumo da NFe. O Arquivo XML contém centenas de informações a mais, como por exemplo, diversas alíquotas aplicadas aos produtos, lote, transportadora e muito mais. Por exemplo, o
Arquivei possui um módulo para farmácias que controla automaticamente o vencimento de medicamentos, totalmente automático pela análise dos XMLs
Por que se preocupar com a Gestão de Notas Fiscais
Muito mais do que uma obrigação fiscal, o armazenamento das NFes podem trazer muitas vantagens para empresa de diversas formas.
E mais, utilizar-se da
consulta de notas fiscais de forma diária, por exemplo, traz as NFes e informações de forma rápida, segura e confiável. Existem sistemas que auxiliam o dia-a-dia de empresas com consulta automática e armazenamento dos XMLs fiscais.
Co-fundador do Arquivei e Catalisador de Sucesso do Cliente
