Você gostaria que seu dia tivesse mais de 24 horas para dar conta de todas as tarefas? Se há identificação com essa realidade, o desafio é gerenciar melhor seu tempo. Mas como? Neste artigo, vamos apresentar ferramentas de produtividade que podem ajudar.

Você se sente pouco produtivo?

O mercado está concorrido, seus colegas são competitivos, os clientes exigentes e você quer se destacar. Entregar o melhor serviço, que maior valor agrega às empresas que atende, e no menor prazo, é a meta. Mas a que custo você se sujeita para alcançá-la?

Um dos grandes desafios em empresas contábeis é encontrar uma forma de gerenciar melhor suas tarefas. É preciso otimizar o tempo disponível para elas. Mas não é uma equação fácil de resolver.

O conceito de produtividade está diretamente relacionado a fazer mais em menos tempo. E quando se junta à eficiência, inclui ainda o fazer melhor e com menos recursos. Ao unir as duas características, você chega perto da receita ideal.

Com essa configuração, muito provavelmente, você encontra uma fórmula de sucesso para entregar ao cliente aquilo que ele deseja, da forma como ele gostaria de receber.

Só que essa busca precisa ser saudável. Logo, não dá para confundir produtividade comexcessos. Acredite: quanto menos pausas faz ao longo do dia e quanto mais horas você tenta se dedicar ao trabalho, menos você faz e pior você faz. É justamente o oposto da sua meta.

Para ser mais produtivo, você precisa de organização e de um plano. E para construir esse plano, é imprescindível observar os avanços da tecnologia e fazer uso de ferramentas de produtividade. Vamos conhecer mais sobre elas?

7 ferramentas de produtividade para contadores

Quando o assunto é gestão do tempo em empresas contábeis, há ferramentas contábeis que podem fazer toda a diferença. Em comum, está o seu funcionamento online, o que facilita bastante o seu uso no dia a dia. Separamos sete delas para trazer mais detalhes.

Infortask

Esse é um gerenciador de tarefas criado para qualificar o fluxo de trabalho e elevar a produtividade. A proposta é de ter controle total sobre as tarefas a partir da computação em nuvem. Tudo funciona de forma online, sem depender de planilhas ou de e-mails.

Acessado por computadores, celulares e tablets, o aplicativo permite, entre outras funções, criar e gerenciar atividades, agendar reuniões, organizar documentos, encaminhar propostas e orçamentos. Além disso, essa é uma das ferramentas de produtividade que permite o teste grátis.

Runrun.it

Sistema de gestão do trabalho, essa ferramenta permite gerenciar projetos e tarefas de forma fácil. Entre outros recursos, traz indicadores de performance, integração entre aplicativos e permite a gestão de custos por cliente.

Também com funcionamento online e acesso multiplataforma a partir da computação em nuvem, o aplicativo tem soluções específicas para diferentes nichos. Entre eles, consultorias, como é o caso de empresas contábeis.

Evernote

Se você é adepto do home-office na contabilidade e mantém uma equipe remota, contar com essa ferramenta pode ser indispensável para a maior produtividade. Para entender do que se trata, pense em um quadro de recados digital, mas que vai muito além do bloco de notas.

É um recurso completo para organização de documentos, com armazenamento em nuvem. Através do aplicativo, é possível criar e gerenciar notas, tabelas, listas de verificação, anexos e gravações em áudio, permitindo a divisão por assuntos e projetos.

Trello

Você ainda cola post its no computador para lembrar de tarefas e para controlar o atendimento a elas? Se a resposta for positiva, está na hora de usar a sua versão digital, os cards do Trello.

Com interface bastante fácil e intuitiva, você pode dividir as atividades por blocos, conforme o assunto, etiquetá-las para o melhor controle, estabelecer prazos, designar membros responsáveis por cada projeto e acessar tudo isso de qualquer lugar, a qualquer tempo.

Asana

Se você não se adaptar ao Trello, tente o Asana, e vice-versa. As duas ferramentas de produtividade são bastante parecidas, ao menos nos recursos oferecidos. Você pode utilizar para criar e acompanhar projetos do escritório.

Um recurso interessante é a possibilidade de utilizar um chat para aprimorar a comunicaçãoentre o time. É uma forma de trocar informações e de dividir documentos sem precisar encaminhar e-mails com vários colaboradores em cópia.

Toggl

Se o seu principal problema é de organização do tempo, essa é uma das melhores ferramentas de produtividade. Entre os seus recursos, ela registra o tempo de duração de cada tarefa realizada ao longo do dia. A partir daí, é possível gerar um gráfico para análise, identificando aquilo que mais toma o seu tempo.

Ao implantar o sistema na sua empresa, é possível estender esse controle e essa forma de organização a toda a equipe, já que seu funcionamento é também online, com acesso via computador ou dispositivos móveis.

ContaAzul para Contadores

Em tempos digitais, não dá mais para você depender de processos manuais na hora de obter as informações contábeis de seus clientes. Se você ainda precisa aguardar por e-mails ou mesmo comparecer às empresas que atende apenas para coleta de dados e notas fiscais, está mais do que na hora de evoluir.

O ContaAzul para Contadores é uma ferramenta de integração contábil. A partir dela, você conecta o seu sistema de gestão ao software do cliente. O principal ganho é a importação automática das informações que necessita – e tudo em segurança.

Aliás, como os dados estão armazenados em nuvem, você e seu cliente se protegem deameaças virtuais, como os vírus de resgate ransomware, que se instalam nas máquinas e bloqueiam o acesso ao seu conteúdo.

Eleve a sua produtividade

Você conferiu neste artigo dicas de ferramentas de produtividade que podem tornar o seu dia mais tranquilo, sem aquele corre-corre tradicional. Assim, mesmo com o acúmulo de tarefas, você pode se organizar melhor e ter tempo de sobra para dar conta de tudo, sem deixar a qualidade de lado.

Muitas dessas soluções nada custam, ao menos para um período de experimentação. Então, não há por que não testar e avaliar os resultados no seu escritório. Vale lembrar, ainda, que apresentamos apenas alguns dos muitos recursos que você encontra para se tornar um profissional mais produtivo.

Joaquim Torres é CPO (Chief Product Officer) da ContaAzul. Engenheiro da Computação pelo ITA (Instituto Tecnológico de Aeronáutica), tem MBA em em Gestão de Conhecimento, Tecnologia e Informação pela USP e é autor de livros sobre inovação e tecnologia

1 COMMENT

  1. Ótimo post. Eu gostaria de sugerir o ProofHub nesta lista de ferramentas de produtividade. O sistema de gerenciamento de trabalho do ProofHub coloca seus projetos, equipes remotas e clientes sob o mesmo teto, permitindo que você mantenha as coisas sempre sob seu controle final.

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