Sua empresa já está preparada para o eSocial? Por ser um sistema complexo que exige muitas adaptações e mudanças, é importante que essas alterações sejam feitas com antecedência.

A obrigação do eSocial estará em vigor às empresas que possuem faturamento maior que 78 milhões de reais a partir de janeiro de 2018. Para os demais empregadores e contribuintes sua obrigatoriedade será implantada em 1º de julho do mesmo ano.

O objetivo do Governo Federal com a implantação do eSocial é proporcionar agilidade qualidade no atendimento aos trabalhadores. Por essa razão o programa reúne em um único espaço todas as informações fiscais e previdenciárias das empresas.

Embora determinadas exigência sejam diferentes dependendo do segmento de atuação da empresa, a maioria das obrigações é inerente a qualquer negócio. Para que sua empresa esteja adaptada ao sistema sem correr riscos de irregularidades e multas, preparamos este artigo.

Veja as 8 dicas que irão ajudar na implantação do eSocial

1ª Dica – Definir um cronograma de responsabilidades e cumprimento das atividades:

Os prazos e as regras do eSocial devem ser de domínio de todos os profissionais encarregados. Ao deliberar quais setores serão incumbidos de cada adequação e programar o tempo para que essas mudanças sejam realizadas torna a atividade mais organizada.

2ª Dica – Revisar os proventos da folha de pagamento considerando o novo ambiente cadastral do programa:

Como o preenchimento das obrigações será realizado de forma diferente do habitual, a verificação de todos os benefícios exigidos na folha de pagamento é de grande relevância. Irregularidades trabalhistas podem comprometer todo o processo.

3ª Dica – Analisar e coordenar o saneamento dos dados cadastrais dos funcionários para Cadastramento Inicial do Vínculo:

Os dados cadastrais atualizados dos colaboradores deverão ser enviados até a data do início da obrigatoriedade do eSocial e antes de qualquer outra emissão relacionada. Portanto, uma das primeiras medidas a serem adotadas é o estudo e a organização das informações trabalhistas de cada empregado.

4ª Dica – Analisar, coordenar e orientar para o saneamento do cadastro de tabelas da folha de pagamento:

Assim como os dados cadastrais dos funcionários, os cargos, funções, horários de trabalho, lotações tributárias e outras informações também devem ser verificados, pois deverão ser inseridos na tabela da folha de pagamento dentro do ambiente do programa.

5ª Dica – Revisar a compatibilidade dos grupos e contas contábeis com os proventos da folha de pagamento e com as tabelas de rubricas do eSocial:

O exame das rubricas da folha com grupos e contas contábeis e a certificação que elas estejam correlacionadas com as da tabela do programa, evitará confusão no momento de preenchimento da mesma.

6ª Dica – Revisar e orientar em relação aos processos para atendimento ao Registro de Eventos Trabalhistas – RET:

Os periódicos e não periódicos como admissão, demissão e alteração salarial devem ser informados à base de dados do eSocial por meio do RET. Por conta disso, é relevante que todos esses materiais estejam corretos.

7ª Dica – Treinar todas as equipes profissionais que estarão em contato com o programa:

Dada a complexidade e abrangência do eSocial e as exigências quanto às suas obrigações, a capacitação dos colaboradores de Recursos Humanos, Contabilidade e outros setores, cujas áreas se relacionam com o eSocial é fundamental. O domínio completo deste aparelho irá garantir mais agilidade e assertividade em todos os seus processos.

8ª Dica – Verificar a aderência do software da folha de pagamento no processo de adequação e geração de informação:

Como todos os dados da folha serão enviados por meio virtual, o software de gestão utilizado para envio das informações deve ser compatível com o eSocial, ou seja, deve estar ajustado às mudanças e homologações exigidas pelo programa.

Dica bônus!

Engajamento e dedicação de todos os profissionais da empresa:

Como já mencionado, a implantação do eSocial é cercada de detalhes complexos por tratar de um programa completo das obrigações trabalhistas e previdenciárias de uma empresa.

Portanto, todas as dicas citadas, para serem realmente eficazes, necessitam de um engajamento e dedicação completos por parte da equipe. A conscientização desse processo é necessária com o apoio também dos gestores e líderes, que devem promover condições estruturais para que todas as adaptações sejam feitas de forma correta.

Via  BLB Brasil Auditores e Consultores

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