Alguma vez você já manteve um cliente esperando ao telefone enquanto buscava por um documento importante em seus arquivos contábeis? Pois saiba que não passou uma boa impressão para seu cliente! Já que seu trabalho é ajudar as pessoas com documentos, elas esperam que você os encontre rapidamente quando solicitados. Então, a documentação de seu escritório deve ser armazenada de forma que faça sentido para você e para todos que precisem acessá-los. Além disso, um escritório organizado se torna mais produtivo. Para lhe ajudar, disponibilizamos neste post 8 dicas de como organizar seus arquivos contábeis.
1. Evite guardar documentos desnecessários
Alguns gestores têm o péssimo hábito de arquivar todo e qualquer documento, sem a menor necessidade. Sempre que for arquivar algum documento, separe alguns segundos examinando o conteúdo e guardá-lo apenas se for relevante para as atividades de seu escritório. Ter muitos documentos desnecessários aumenta a desordem e torna mais difícil encontrá-los futuro. Seja seletivo quanto ao que será arquivado!
2. Siga um método consistente para nomear seus arquivos contábeis
Para acessar os documentos de cada cliente, de funcionário, financeiros e outros de forma mais fácil é indispensável determinar uma pasta para cada um deles, com nomes abreviados e cores distintas. Caso você preste serviços contábeis para empresas de diversos setores, também pode organizar as pastas dos clientes em cores diversas, de acordo com o setor da empresa. Isso facilita a identificação visual. Alguns escritórios podem encontrar outros métodos diferentes, mas que também sejam consistentes.
3. Armazene documentos relacionados em conjunto
Independentemente do tipo de documento contábil é muito mais fácil encontrá-lo quando está arquivado junto a seus pares. Portanto, além de ter uma pasta para cada cliente, você também pode dividi-las em subpastas em categorias, tais como:
- Planilhas e gráficos relacionados ao cliente;
- Declarações de Imposto de Renda;
- Notas de compra ou serviços;
- Extratos bancários;
- Cópias de cheques;
- Relatórios;
- Protocolos e outros.
4. Separe o trabalho em curso do trabalho concluído
Algumas pessoas preferem manter o trabalho em andamento sobre suas mesas até que seja concluído. Assim, quando terminam o serviço, transferem-no para o local apropriado, onde os arquivos da mesma categoria estão armazenados. Uma forma de manter tudo em ordem é colocar, periodicamente — a cada uma ou duas semanas, por exemplo — arquivos de trabalhos concluídos em suas respectivas pastas.
5. Evite sobrecarregar as pastas
Caso você tenha um muitos arquivos em uma só pasta, ou muitas subpastas em uma pasta principal, divida-as em grupos menores. Por exemplo, você pode dividir uma pasta chamada “Planejamento Tributário” em subpastas chamadas “PT2015”, “PT2016”, “PT2017” e assim por diante. A ideia é colocar todos os arquivos em uma pasta ou subpasta lógica, em vez de ter uma enorme lista de arquivos. Dito isto, geralmente é bom estabelecer uma regra de não criar uma pasta para menos de cinco documentos, por exemplo.
6. Faça cópias digitais de documentos em papel
Isso será útil se você não possui muito espaço para armazenar documentos impressos, ou se deseja arquivar documentos sem destruí-los completamente. Porém, não é apropriado para todos os tipos de documentos, como, por exemplo, contratos legais ou documentos com assinaturas originais.
7. Organize documentos por datas
Escreva uma data no documento. Isso ajudará você a localizá-los sem ter que abrir as pastas e ler todos os documentos um por um.
8. Utilize “arquivos Tickler”
Também conhecidos como “método das 43 pastas”, os “arquivos Tickler” são um sistema exclusivo utilizado por muitas empresas na organização de seus documentos. Eles permitem criar 12 pastas — uma para cada mês do ano — e 31 subpastas adicionais — uma para cada dia do mês. Este sistema de gerenciamento de arquivos pode lhe ajudar a acompanhar tudo o que você precisa fazer no dia a dia e, também funciona como um diário. Se seus arquivos contábeis estiverem muito longe de algum ponto de organização que coincida com as dicas dadas neste post, tire um tempo para organizá-los. Pode ser um trabalho árdua e chato, mas você sabe que precisa fazer isso! Assim, você evitará passar por situações constrangedoras.
Av Contábil
