A apuração de impostos é uma tarefa absolutamente necessária para as organizações de todos os portes e segmentos. Afinal, trata-se de um elemento crucial do processo de observação das incumbências tributárias, contábeis e fiscais que garantem a regularidade da empresa segundo as leis nacionais.

Há organizações que realizam essa operação internamente com profissionais qualificados, enquanto outras recorrem ao auxílio de um serviço terceirizado especializado no assunto. Elas também contam com recursos tecnológicos que ajudam a organizar informações e realizar atividades operacionais rotineiras.

A despeito de ser um dos serviços mais importantes para as organizações, muitas falhas são cometidas na apuração de impostos. Pensando nisso, abordamos, ao longo deste artigo, alguns dos principais erros, de modo a ajudar você a assegurar o melhor desenvolvimento possível do seu negócio. Boa leitura!

Como funciona a apuração de impostos?

A cobrança de impostos é uma constante em nossa rotina. No entanto, quando se trata de uma empresa, é preciso estar atento a todos os elementos referentes à sua apuração, pois essa operação viabiliza o acompanhamento de métricas relevantes para o negócio e garante que a companhia esteja em dia com as obrigações fiscais.

Para assegurar que tudo transcorra com sucesso, é imprescindível elaborar um planejamento tributário (tão detalhado quanto possível), buscando evitar erros na apuração de impostos. Esse planejamento pode, por exemplo, ser executado anualmente (sendo atualizado a cada final de mês), trazendo informações sobre as receitas, as despesas e os balanços da empresa.

Não obstante, para que as metas e os objetivos estejam alinhados com o planejamento estratégico, financeiro e tributário da sua organização, é altamente recomendável incluir no documento as previsões de crescimento no médio prazo, considerando o cenário atual do negócio.

Quais erros devem ser evitados?

Ao gerenciar o faturamento da sua empresa, você deve calcular todos os impostos relativos a cada uma das operações. Nesse sentido, o preenchimento da nota fiscal precisa considerar as alíquotas certas, sobretudo do ICMS, (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), que pode ter percentuais interestaduais diferentes.

Além de analisar tudo que envolve a realização correta dos cálculos, em certos impostos é necessário cruzar os dados, fato que pode gerar confusão quando não há uma gestão e uma organização fiscal eficientes. Sendo assim, confira a seguir, alguns dos principais erros que você deve evitar na sua empresa.

1. Desconhecer o regime tributário a ser pago

Desconhecer o regime tributário ideal para seu negócio e os impostos que devem ser pagos é um erro bastante comum. Dessa forma, o ideal é que seja realizado um planejamento financeiro e tributário da organização, no qual os gestores devem fazer um estudo que englobe os objetivos e as metas do negócio. Também é preciso analisar as perspectivas de faturamento e o seguimento de atuação da empresa.

A escolha do regime correto deve ser feita após uma análise minuciosa dos planejamentos elaborados. É interessante realizar simulações e comparações sobre cada um dos regimes tributários disponíveis. Assim, você conseguirá verificar as vantagens e desvantagens de cada um deles e tomar uma decisão definitiva.

2. Não acompanhar as atualizações na legislação

Como ocorrem mudanças frequentemente na legislação tributária brasileira, muitos gestores não se preocupam em acompanhar e atualizar a sua equipe. Isso tem levado muitos empresários a pagarem impostos, juros e multas indevidas, por cometerem equívocos durante a apuração.

3. Não contratar um serviço especializado

Contar com um serviço terceirizado ou contratar um contador especializado na área tributária é essencial. Essas práticas podem garantir, entre outras coisas, os levantamentos necessários para definir o regime tributário adequado, o acompanhamento das mudanças na legislação, a apuração correta dos impostos e a entrega das obrigações acessórias.

4. Calcular incorretamente a alíquota

Como vimos, um erro muito comum é a apuração incorreta dos impostos, pois eles variam de acordo com cada regime tributário. As alíquotas também podem sofrer essa alteração, como ocorre no PIS (Programa de Integração Social) — via de regera, o percentual aplicado no Lucro Real é de 1,65%, já no Lucro Presumido é de 0,65%. Já existem no mercado alguns softwares que fazem automaticamente esses cálculos, evitando erros.

5. Esquecer as obrigações acessórias

As organizações precisam entregar duas categorias de obrigações ao governo. Elas se encontram nas legislações tributárias do Brasil. As obrigações principais são a efetivação dos pagamentos do tributo de acordo com o seu regime, já as obrigações acessórias são os dados das movimentações da empresa que comprovam a apuração do imposto.

Dessa forma, além de efetuar o cálculo e o pagamento correto dos impostos, é importante arquivar toda a documentação fiscal. Também é preciso enviar as obrigações acessórias do seu regime tributário aos devidos entes federativos, com todas as informações corretas e dentro do prazo.

6. Não ter uma agenda tributária

Como as empresas precisam cumprir as obrigações das esferas municipais, estaduais e federais, deve ser criada uma agenda tributária interna para acompanhar todos os prazos de pagamento dos impostos e de entrega das obrigações acessórias. Adotando essa agenda, a equipe fiscal consegue desempenhar suas atividades rotineiras com mais tranquilidade.

7. Deixar de lado a organização

A falta de organização é o erro mais comum nas empresas, e ela está presente em todos os setores. Os gestores se preocupam somente com a entrega dos resultados e esquecem que manter os documentos organizados pode evitar grandes danos ao negócio. Na área fiscal, por exemplo, muitos erros contábeis podem ocorrer, ocasionando autuações.

8. Não realizar auditorias internas

Você pode adotar o procedimento de realizar auditorias internas periódicas, de modo a encontrar os erros nos processos fiscais. Também podem ser verificados o controle de estoque, as notas fiscais, a apropriação de créditos, o preenchimento e a entrega das obrigações acessórias etc.

Dessa forma, o contador consegue corrigir esses erros antes que um fiscal autue a sua empresa, evitando o pagamento de multas pelos descuidos cometidos, além de outros problemas com o fisco. Vale lembrar que o Governo Federal, após implementar o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), consegue verificar esses erros com um simples cruzamento de informações.

Vale ressaltar que é importante contar com sistemas integrados que otimizam os serviços rotineiros da equipe e que realizam a gestão do planejamento tributário e financeiro em conformidade com as regras do SPED.

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