Conheça o prazo legal para guarda de documentos da empresa

Consequências de não ter comprovante de pagamento de tributos são multa ou realizar novo pagamento.

A organização dos documentos é uma das ações mais comuns e que os empresários precisam ter atenção para não terem prejuízos no futuro. Por isso, é importante saber por quanto tempo se deve guardar cada registro.

Aproveitando que ainda estamos nos primeiros meses do ano,  trata-se de uma boa ocasião para arquivar os documentos do ano anterior. Contudo, o empreendedor pode ter dúvidas a respeito do prazo de guarda dos documentos de sua empresa. 

Isso vai depender muito do tipo de documento. Eles podem ser divididos entre tributário e trabalhista. Ter o controle dos dois tipos é fundamental para quem deseja ter uma boa dinâmica na sua empresa e, também, evitar problemas irreversíveis.

 É comum acumular diversos tipos de documentos. Mas fique sabendo  que muitos podem ser descartados, outros, entretanto, devem ser guardados por um período longo, até mesmo a vida inteira. 

Embora o avanço tecnológico tenha permitido que os documentos já sejam digitalizados,  eles também possuem validade. Por isso é importante ter uma boa gestão, tanto dos documentos físicos como dos que são digitais.

Caso a empresa perca ou não armazene os documentos no período estabelecido, ela corre o risco de recolher novamente um tributo ou até ser multada por não apresentar o comprovante à fiscalização.

Conheça a seguir os prazos estabelecidos pela legislação.

Qual o prazo de guarda de documentos?

Veja abaixo o prazo previsto para guardar cada tipo de documento:

Tributário:

Prazo: 5 anos

– Imposto de Renda (IR);

– Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);

– Programa de Integração Social (PIS);

– Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins);

– Simples Nacional;

– Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos;

– Livros fiscais e contábeis;

– Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil;

– Declarações: DIPJ, DCTF, Dirf;

– Declaração de Ajuste Anual – declaração e comprovantes de lançamentos.

Trabalhista e Previdenciário:

Prazo: 30 anos

– Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);

– Guia de Recolhimento do FGTSe Informações à Previdência Social (GFIP);

– Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC).

Prazo: 10 anos

– Folha de pagamento;

– Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários.

Prazo: 5 anos

– Contribuição previdenciária (GPS);

– Contribuição sindical (GRCSU);

– Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário e controle de ponto;

– Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);

– Relação Anual de Informações Sociais (Rais);

Prazo: 2 anos

– Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso-prévio.

Prazo: Indeterminado

– Contrato de Trabalho;

– Livro ou ficha de registro de empregado.

Armazenamento Digital

Com o avanço digital, o empresariado pode armazenar e encontrar seus documentos com mais facilidade, visto que é possível escanear e organizar os comprovantes em arquivos digitais e em plataformas de armazenamento na nuvem.

Contudo, é importante se assegurar da guarda dos arquivos digitais durante um período, mantendo uma cópia de segurança e fazendo consultas antes de destruir os documentos físicos.

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