Admissão de funcionários: Confira o passo a passo completo

A admissão de funcionários é uma das principais rotinas de Departamento Pessoal nas empresas. Sua importância somada à quantidade de processos que ela envolve — documentos, procedimentos de entrada, exames, etc. —, exigem que um padrão rígido seja seguido para que possíveis erros não se tornem problemas maiores no futuro.

Dúvidas surgem na cabeça do profissional de RH encarregado de conduzir a admissão de funcionários. E aqui não estamos falando sobre o processo de recrutamento e seleção, mas sobre a parte burocrática da contratação de um colaborador que já passou pelo crivo da empresa e foi aprovado.

Essas dúvidas são consequência de uma legislação trabalhista complexa, que coloca várias pulgas atrás da orelha de qualquer funcionário dedicado às atividades de Departamento Pessoal. Mas você pode dominar toda a burocracia e se tornar seguro e eficiente nessas atividades. Vamos por partes:

O que é a admissão de funcionários?

A admissão de funcionários é o conjunto de procedimentos para formalizar a contratação de um novo colaborador na empresa. A lei que rege o processo de admissão de funcionários é regida pela CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas), que determina os direitos e deveres que as empresas e os empregados devem seguir. 

Alguns passos para dominar a burocracia na admissão de funcionários

Vamos passar rapidamente pelas principais dúvidas no processo de admissão de funcionários:

1- Quais registros devo fazer?

O primeiro passo é verificar se o novo colaborador possui o número PIS — sigla de Programa de Integração Social — para, se necessário, criar um para ele. Esse registro deve ser feito pelo empregador, que precisa cadastrar o número do colaborador em alguma agência da Caixa Econômica Federal.

O PIS garante que todo mês o funcionário que trabalha no setor privado pague uma contribuição tributária de caráter social, financiando benefícios como Seguro-Desemprego e o Abono Salarial.

Depois, o empregador precisa registrar a admissão do novo colaborador no CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), um controle do Ministério do Trabalho acerca de todos os trabalhadores regidos pelos regime da CLT para garantir os seus direitos trabalhistas.

2- Quais documentos devo solicitar?

Há uma série de documentos que o departamento de Recursos Humanos deve solicitar ao novo funcionário. Segue a lista de documentos obrigatórios na admissão:

• Carteira de trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Carteira de identidade;
• Cartão de identificação do contribuinte no Cadastro de Pessoa Física (CPF);
• Título de Eleitor com os comprovantes de votação nas 3 últimas eleições;
• Cartão de inscrição no PIS;
• Certificado de Reservista, se menor de 45 anos;
• Cópia do comprovante de residência;
• Cópia da certidão de casamento, se for o caso;
• Foto 3×4;
• Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;
• Declaração de rejeição ou de requisição do vale-transporte;
• Atestado médico admissional.

3- O quão diferente é o processo de admissão de um estagiário?

Estagiários não atuam sob o regime da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), logo possuem direitos e deveres diferentes dos outros funcionários. Existem alguns aspectos específicos a esse tipo de contratação. Por exemplo:

• Jornada de trabalho:  carga máxima de seis horas diárias, ou trinta horas semanais.
• Férias: direito a recesso remunerado de trinta dias a cada doze meses trabalhados, sem a possibilidade de abono pecuniário.
• Duração: o estágio pode durar no máximo dois anos.

Existem outras particularidades envolvendo a admissão de estagiários.

Processo de admissão de funcionários

A fim de mostrar como formalizar a admissão, preparamos um conteúdo com o passo-a-passo de atividades que não podem faltar nesse processo. Primando por eficiência e otimização de recursos, vamos mostrar como é possível admitir funcionários da melhor maneira possível.

Confira!

1. Recrutamento e seleção

As etapas que antecedem a admissão de um funcionário também são importantes para a formalização da contratação, principalmente para esclarecerem informações sobre o cargo, a empresa e possíveis exigências, entre outras.

Portanto, ao contratar novos colaboradores, é preciso enxergar a prática como um processo que se inicia no primeiro contato do candidato com a empresa, afinal todas as expectativas e dúvidas do candidato acerca do possível novo emprego precisam ser elucidadas.

As fases de recrutamento e seleção já demonstram à força de trabalho, representada ali pelos candidatos interessados, o valor que as pessoas têm para a organização. Isso inclui o posicionamento ético do recrutador, cumprimento de obrigações legais, apresentação das condições de trabalho, dentre outros aspectos importantes na relação que se estabelecerá a partir desse contato.

Diante disso, podemos considerar recrutamento e seleção o passo inicial da dinâmica de contratação, tendo como função principal a formação de uma equipe de trabalho.

2. Entrega e verificação de documentos

Depois de passar pela seleção, o futuro contratado precisa ser notificado sobre a escolha e solicitado para apresentar a sua documentação, para que ele possa ser, de fato, admitido na empresa. Confira os documentos necessários para essa formalização.

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) — deve ser devolvida ao colaborador no prazo de 48 horas mediante a emissão de um protocolo tanto na entrega quanto na devolução;
• Certificado de reservista ou prova de alistamento no serviço militar — para contratados do sexo masculino, de 18 a 45 anos;
• Certidão de nascimento e de casamento;
• Declaração de dependentes — para fins de Imposto de Renda na fonte;
• Atestado médico admissional — deve ser custeado pelo empregador e efetuado antes do início das atividades;
• Declaração de opção (ou não) pelo vale-transporte;
• CPF, RG, Título de Eleitor;
• Comprovante de escolaridade.

Se o colaborador tiver filhos menores de 14 anos (ou maiores com invalidez), para receber o salário-família, deverá apresentar sua certidão de nascimento, cartão da criança (para filhos menores de 6 anos), declaração de frequência escolar a partir dos 7 anos e o comprovante de invalidez, se for esse o caso.

3. Registro e checklist de Admissão de funcionários

A última etapa legal da formalização da admissão de funcionários é o seu registro, conforme previsto no artigo 41 da CLT. Esse registro pode ser anotado em livros, fichas ou sistema eletrônico.

No parágrafo único do respectivo artigo da CLT, consta que devem ser registrados:

• Qualificação civil e profissional do colaborador;
• Dados relativos à admissão no emprego;
• Duração e efetividade do trabalho;
• Férias;
• Acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.

Além disso, quanto aos dados do colaborador tratados no segundo artigo da Portaria 41/2007 do MTE, o registro deve conter as seguintes informações:

• Nome, data de nascimento, filiação, naturalidade e nacionalidade;
• Número e série da carteira de trabalho;
• Número do PIS/PASEP;
• Data de admissão;
• Cargo e função;
• Remuneração;
• Jornada de trabalho;
• Férias;
• Acidentes e doenças, quando houver.

A checklist do colaborador compreende a inserção dele nas práticas internas, como cadastros de funcionários, listas, sistemas, criação de e-mail, local de trabalho, máquinas, materiais, etc. Para o início oficial das atividades na empresa, é preciso formalizar o seu pertencimento à equipe.

4. Integração dos funcionários

Além de todas as obrigações legais que envolvem a formalização da admissão de colaboradores, existem processos administrativos que oficializam a contratação perante a equipe e o próprio colaborador, e é aí que entra o papel da integração de funcionários.

A ausência de um ritual interno de entrada pode diminuir a potência que o processo de admissão tem em relação à motivação.

Do ponto de vista de quem está sendo contratado, há uma série de expectativas criadas ao longo do processo seletivo — e, por isso, a primeira impressão como parte da organização deve ser sempre positiva. É preciso levar em conta o período de adaptação, necessário para a pessoa se familiarizar com o ambiente e os demais funcionários.

Já em relação à equipe que está recebendo um novo membro, também há expectativas envolvidas, bem como maior ou menor inclinação de cada um para receber esse colaborador. É importante que cada um saiba o seu papel para o resultado final e que essa transição se faça de maneira gradativa.

5. Treinamento

A fim de dar maior segurança e competência para o funcionário exercer funções relativas ao cargo, é preciso oferecer um treinamento. No geral, as organizações reservam um período específico para essa prática.

O importante em todo esse processo de entrada é haver uma estratégia predefinida, no sentido de saber sempre qual será o próximo passo para esse novo talento, estruturando o procedimento de contratação.

Há empresas que optam por uma entrada mais sutil, na qual não se exige tanto do colaborador em um primeiro momento. Outras já acreditam que envolver o funcionário em projetos importantes assim que ele passa a fazer parte da organização é um diferencial para explorar seu potencial e estimular a criatividade.

Essas características variam de acordo com o estilo do negócio, a cultura organizacional e as necessidades relativas ao cargo em si. Cada gestor sabe o que está buscando em uma nova contratação, e, por isso, cabe a ele também direcionar o ritmo e o estilo de trabalho.

Formalizar a admissão de colaboradores envolve muitas tarefas burocráticas, portanto, é preciso minimizar obstáculos, otimizando tempo e recursos, a fim de tornar esse momento mais engajador. Por isso, intercalando obrigações com ações motivadoras, fica mais fácil construir uma admissão perfeita.

Software de RH para admissão digital

A automação dos processo de admissão pode ser uma excelente forma de agilizá-lo e otimizá-lo, beneficiando não apenas o setor, mas também os novos colaboradores. Veja algumas dessas vantagens:

Documentos e formulários de admissão de funcionários

Papelada é o maior vilão da motivação. Fazer com que seu novo funcionário passe o seu primeiro dia (às vezes, a primeira semana) de trabalho preenchendo documentos e formulários em papel é indicar para ele que a sua empresa é burocrática.

Ao invés disso, automatize o processo e convide o funcionário a preencher tudo que ele precisa antes mesmo de começar a trabalhar. Faça tudo online, permitindo que ele faça aos poucos na medida em que for tendo as informações necessárias (ou você, por um acaso, já decorou o seu número de PIS?).

No Convenia, ao ser contratado o novo colaborador recebe um e-mail solicitando todas as informações necessárias para a sua admissão. Nosso sistema já preenche toda a documentação e informa os documentos que ele precisa assinar. No nosso caso:

1. Termo de confidencialidade. Afinal de contas lidamos com informações que são sigilosas de clientes e, por isso, todos assinam um termo de responsabilidade.
2. Termo de solicitação de vale transporte. Termo obrigatório da lei.
3. Código de conduta. Ao longo do tempo percebemos que ter um código de conduta alinha os valores principais do Convenia com os funcionários.

Transmissão da cultura da empresa

Cultura da empresa é algo que vem das pessoas que trabalham lá. Grandes líderes dizem que ter uma cultura organizacional correta é imprescindível para atingir grandes metas (ou alguém dúvida que a cultura da Ambev contribuí para seu resultado?).

Lembre-se que o processo de onboarding está sendo realizado por uma pessoa que não conhece a sua empresa. Justamente por este motivo é preciso que você informe o novo colaborador do básico para que ele comece a produzir o mais rapidamente possível, da melhor forma possível.

No nosso caso, oferecemos para leitura os seguintes documentos (antes mesmo do seu primeiro dia de trabalho):

1. Manual de Políticas e Normas Internas. Para deixar o colaborador tranquilo sobre o que ele vai encontrar no dia-a-dia. Como é o uso da geladeira? Que horas o escritório abre? Como é o uso do estacionamento? E emendas de feriados? São várias regras que você deve comunicar.
2. Organograma da empresa. Nada pior do que entrar em um lugar que você não conhece ninguém e as pessoas te apresentam siglas e nomes que você não tem nem ideia do que seja. Fornecer um organograma funcional da empresa (áreas, quem é o responsável, o que faz aquela área) é ideal para “quebrar este gelo “.
3. Mapa de sistemas. Já parou para pensar quanto sistemas a sua empresa oferece para o funcionário? Desde e-mail até CRMs, ferramentas de produtividade, etc. No dia-a-dia, você e seu time devem até falar sobre esses sistemas. Algo como: “…já colocou este board no Trello?”. Imagine que o novo colaborador não vai ter ideia do que isso signifique. Por isso, crie um documento que informe todos os sistemas que vocês utilizam. Vale a pena.

Delegação das tarefas internas

O processo de admissão desencadeia uma série de tarefas internas em múltiplas áreas na sua empresa, pode apostar. Antes de automatizarmos o nosso processo de admissão era frequente esquecermos uma ou outra tarefa. Já imaginou no seu primeiro dia de trabalho alguém diz: “…hmm, esquecemos de criar seu e-mail”e sai correndo para criar a sua conta? Qual imagem você teria desta empresa? Péssima, não é?

No Convenia nós temos as seguintes tarefas:

1. Criação de e-mail do novo funcionário.

Responsável: TI.

Data limite: 1 dia antes do começo do trabalho.

2. Setup do computador e mesa.

Responsável: Admin.

Data limite: 5 dias antes do começo do trabalho (são 5 dias, pois isso sempre dá problemas :)).

3. Compra de VR/VA para o primeiro mês.

Responsável: Admin.

Data limite: 1 dia antes do do começo do trabalho.

E o resto da burocracia na admissão de funcionários?

É claro que isso não é tudo. Existem muitas outras regras na seara da contratação de funcionários, como:

• Terceirização;
• Possíveis ônus associados a erros no processo de admissão;
• Planejamento financeiro da contratação de um novo colaborador;
• Exame médico admissional;
• Tipos de contratação previstos na CLT.

Conteúdo original Convenia

DICA: Se prepare e se especialize em Departamento Pessoal

Gostaríamos que conhecessem nosso treinamento completo e totalmente na prática de departamento pessoal e eSocial para contadores. Aprenda todos os detalhes do departamento pessoal de forma simples e descomplicada. Saiba tudo sobre regras, documentos, procedimentos, leis e tudo que envolve o setor, além de dominar o eSocial por completo. Essa é a sua grande oportunidade de aprender todos os procedimentos na prática com profissionais experientes e atuantes no segmento, clique aqui acesse já!