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A nota fiscal eletrônica (NF-e) proporcionou uma série de vantagens para as pessoas jurídicas. Além de maior organização e redução de custos, há a possibilidade de gerar o arquivo XML da nota fiscal, o que proporciona maior segurança aos processos envolvendo as transações comerciais.
Continue lendo o post para descobrir o que é o arquivo XML, sua finalidade e demais possibilidades para trazer maior agilidade aos processos financeiros.
A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento digital que serve para formalizar a venda de produtos e serviços, seja no ambiente físico ou no digital.
Esse documento foi instituído em 2005 e substitui as notas fiscais físicas. Com isso, ajuda a economizar uma enorme quantidade de papel, além de trazer maior segurança e controle para as empresas.
Para que uma empresa consiga emitir nota fiscal há a necessidade de ter um Certificado Digital e realizar um cadastro junto a Secretaria de Fazenda (SEFAZ) do estado ou, exclusivamente no caso de notas de serviço, na prefeitura da cidade.
O Certificado Digital é como uma assinatura eletrônica, ou seja, funciona como a identidade no ambiente virtual da empresa e permite concluir transações fiscais com segurança.
A nota fiscal, por sua vez, deve ter uma representação gráfica, obedecendo critérios de escrituração fiscal.
O arquivo XML nota fiscal, cuja sigla significa eXtensible Markup Language, é a versão digital da nota fiscal e obedece aos padrões nacionais de escrituração fiscal. Sendo assim, permite realizar transações em todo o país com segurança.
Geralmente, após a emissão e validação da NF-e, a empresa disponibiliza o documento em sua página na internet ou envia ao comprador nos formatos PDF e XML.
O arquivo XML nota fiscal formaliza a propriedade de bens ou serviços adquiridos e permite ao governo fiscalizar a cobrança dos tributos.
Portanto, esse documento deve ser guardado pela empresa e pelo comprador pelo prazo mínimo de cinco anos, de acordo com as exigências legais.
Durante esse tempo, a Receita Federal pode solicitar o XML para auditoria. Por essa razão, é tão importante que esses arquivos precisam ser armazenados com segurança.
Para os empresários, as notas fiscais em formato XML auxiliam no controle financeiro, contábil e gestão de vendas, podendo também ser utilizadas como comprovante de regularidade do negócio durante as fiscalizações.
Para o consumidor, pode ser utilizado como comprovante para solicitação de garantia, troca ou devolução após a compra, ou como documento fiscal para prestação de contas à Receita Federal (por exemplo, para deduzir despesas na declaração de imposto de renda).
A tecnologia está a favor do negócio quando o assunto é o arquivo XML nota fiscal. Isso porque ele foi desenvolvido para integrar informações, reduzir custos com papeladas fiscais, diminuir chances de erros humanos e agilizar os processos que antes exigiam muito tempo.
Dessa forma, os recursos do empreendimento podem ser direcionados para a melhoria da estratégia e dos serviços prestados.
Além disso, com um emissor de notas fiscais, você ainda terá auxílio na organização dos documentos fiscais, o que favorece o controle e permite gerar relatórios.
Nesses relatórios, você pode acompanhar o número de notas emitidas, canceladas, entre outros dados que compreendem um diferencial competitivo para o negócio. A partir deles, é possível tomar decisões assertivas para o benefício da empresa.
As informações podem ser enviadas diretamente para o contador, o que evita retrabalhos e erros. Assim, não é preciso arcar com juros, impostos além do necessário e as temidas multas.
Se necessário, o estabelecimento pode gerar a DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que é a forma impressa da nota fiscal eletrônica, mas que não possui valor fiscal, sua função é só acompanhar a mercadoria ou serviço.
A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento digital que serve para comprovar as operações de venda de produtos e serviços.
Já o DANFE funciona como uma representação da NF-e, uma versão impressa que deve acompanhar o produto durante todo o transporte.
O arquivo XML, por sua vez, é o formato padrão de notas fiscais eletrônicas. Ou seja, é a nota fiscal de fato.
Seu layout é padronizado em todo o território nacional e é preciso utilizar softwares específicos para ler seu conteúdo.
Logo, o arquivo XML nota fiscal, a NF-e e o DANFE são representações distintas da mesma nota fiscal eletrônica, que se diferenciam de acordo com sua função.
Porém, quando é preciso apresentar a nota fiscal eletrônica para fins de fiscalização ou troca de produtos, deve ser enviado o arquivo XML, e não a versão impressa ou PDF.
De acordo com a Portaria CAT nº 162/2008, o armazenamento do arquivo XML das notas fiscais eletrônicas é obrigatório por, pelo menos, cinco anos. A ausência desse arquivo pode resultar em sanções, como multas e outros problemas para a empresa.
O arquivo tem validade contábil e fiscal, sendo gerado para comprovar a propriedade do bem ou serviço adquirido. Além disso, o governo pode verificar os detalhes das transações efetuadas.
Entre as informações disponibilizadas no arquivo XML nota fiscal estão os seguintes dados:
Para gerar o arquivo XML nota fiscal é necessário utilizar um software de emissão de nota fiscal eletrônica e ter autorização para emitir notas.
No caso de NF-e, NFC-e, CT-e, CT-e OS, MDF-e e nota do produtor rural, a autorização deve ser solicitada na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado onde a empresa atua.
Exclusivamente para notas fiscais de serviços (NFS-e), você deve realizar uma inscrição da prefeitura da sua cidade.
Também é necessário obter um certificado digital, utilizado para verificar a assinatura digital da sua nota e conferir autenticidade ao documento.
Em relação ao processo de emissão de nota fiscal, você tem duas opções:
Ainda que não tenha custo, os emissores gratuitos têm várias limitações, como a necessidade de redigitar os dados sempre que emitir uma nota e a dificuldade de gerir um grande número de documentos.
Além disso, o processo de emissão de notas nesses emissores costuma ser bastante demorado.
Portanto, pode comprometer a sua produtividade e te deixar mais suscetível a cometer erros no preenchimento da nota.
Se você deseja ter maior praticidade para emitir e gerir suas notas fiscais, além de realizar envios dos arquivos automaticamente para clientes e para o seu contador, vale considerar a contratação de um emissor de notas fiscal.
A impressão da nota fiscal não é obrigatória, mas seu envio para o cliente sim, o que pode ser feito por e-mail de forma automática.
O envio automático por e-mail pode ser configurado diretamente dos sistemas de emissão online — que hoje em dia estão cada vez mais modernos e eficientes.
Um sistema de emissão de NF-e é capaz de oferecer soluções completas, podendo, inclusive, ser integrado aos sistemas da empresa para facilitar todo o processo de emissão do documento e armazenamento do arquivo XML.
O software oferece funcionalidades para realizar todas as etapas da emissão da nota, desde o preenchimento das informações da venda até ao envio automático do arquivo XML nota fiscal para o seu e-mail.
Assim, é possível garantir o cumprimento de todas as obrigações legais sejam cumpridas corretamente.
O Emitte é o emissor de notas fiscais mais confiável do mercado. Nosso sistema é descomplicado e intuitivo, para que você consiga emitir e gerir suas notas de maneira simples e totalmente segura.
Conheça as vantagens de utilizar o nosso emissor:
E o melhor é que tudo isso pode ser feito com apenas alguns cliques no seu computador ou celular por meio do nosso aplicativo.
Além disso, sempre que surgir qualquer dúvida, você pode contar com nosso suporte especializado.
Assim, você emite suas notas fiscais corretamente, o que agrega mais confiança e valor ao seu trabalho investindo pouco dinheiro, já que nossos planos são totalmente acessíveis.
Como vimos, o arquivo XML nota fiscal é a versão digital da nota fiscal, que tem como objetivo comprovar a venda de produtos ou serviços, e serve para substituir as notas físicas.
Esse documento é capaz de garantir a confiabilidade das informações e, quando o controle de notas é feito por meio de um emissor de notas, fica mais fácil gerar dados importantes para o seu negócio, relatórios financeiros.
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