Automação fiscal de operações tranquiliza a carga de trabalho

Representando a Dootax, startup brasileira de soluções fiscais, realizei uma participação no SAB | CIO, encontro feito de forma digital que tem como objetivo fomentar conversas sobre o cenário da tecnologia da informação no Brasil.

No evento falei sobre os benefícios do uso da automação fiscal nos pagamentos tributários e na diminuição da carga de trabalho, pauta que se torna cada vez mais importante no momento atual das empresas e organizações.

Para introduzir o tema trouxe um estudo chamado Doing Business, produzido este ano pelo The World Bank, que fez uma análise comparativa do ambiente de negócios nos 26 estados brasileiros e no Distrito Federal.

A pesquisa foi realizada através da análise de empresas que desenvolvem atividades industriais ou comerciais gerais e que empregam entre 10 e 50 pessoas.

Um dos resultados mais alarmantes, mas já esperado, foi o de que o Brasil tem um dos sistemas tributários mais complexos do mundo.

De acordo com o relatório, em todas as 27 localidades do Brasil, as empresas levam entre 1.483 e 1.501 horas por ano para preparar, declarar e pagar tributos, mais do que qualquer outro país.

Em contrapartida, Hong Kong, leva menos de 50 horas, na China, cerca de 150, já a média do BRICS é pouco menos que 450.

O Brasil teve um índice preocupante para um país considerado avançado, onde quase todas as obrigações tributárias são feitas de forma eletrônica.

A principal justificativa para o tempo considerável no cumprimento das obrigações fiscais é o fato do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) ser complexo, exigindo um alto nível de conhecimento e demandar a alimentação de uma grande quantidade de informações.

Temos uma dificuldade cada vez maior em encontrar os recursos necessários e usuários especializados para trabalhar com essas tecnologias.

Geralmente, os profissionais que trabalham na área de TI tem que ajudar nas entregas da área fiscal, por isso o TI fiscal é extremamente importante.

Qual seria a solução?

Ainda no estudo Doing Business, o pagamento de impostos, perto de outras medidas como registro de propriedades e execução de contratos, é o que representa menor índice de melhora, podendo subir somente 1,2 pontos, independente do estado brasileiro.

Ou seja, mesmo no melhor cenário, não é possível encontrar disparidade na dificuldade de pagar impostos.

Todos os pontos levantados dependem de alguma medida que envolva o governo, mas sabemos que a reforma tributária, mesmo sendo debatida há algum tempo, não está próxima de acontecer.

Então precisamos de uma forma de resolver o problema no curto prazo, e a automação pode ser a solução.

Muitas das tarefas que os profissionais da área fiscal estão acostumados a executar manualmente podem ser automatizadas.

No pagamento de tributos, por exemplo, existe um processo complexo com uma série de passos a serem realizados desde a emissão da guia até o efetivo pagamento.

Por que automatizar os processos fiscais?

Um dos principais motivos para automatizar tarefas na área fiscal é a produtividade e diminuição da carga de trabalho, visto que os funcionários poderão gastar menos tempo com tarefas repetitivas e de baixo valor agregado, usando esse tempo em tarefas mais nobres.

Uma pessoa da área fiscal que faz a emissão e o pagamento de uma guia de tributos manualmente vai levar cerca de 5 minutos.

Soluções de softwares de automação, como as da Dootax, emite um lote de 1000 guias em apenas 5 segundos.

Além disso, com a automação, 30% do retrabalho pode ser eliminado, já que o uso da inteligência robótica diminui de forma significativa os possíveis erros humanos.

A redução de custos também é uma questão importante para as empresas, que prezam por serviços que evitem custos adicionais.

Nossa pesquisa mostra que 18% das empresas pagam multas e juros mensalmente, porque não conseguem cumprir prazos, 25% já pagaram guias em duplicidade e 37% já tiveram caminhões parados na barreira fiscal por falha na documentação.

A qualidade de vida também foi um ponto abordado, já que os funcionários ficam mais satisfeitos quando não têm que realizar tarefas manuais repetitivas.

Sobre Luis Pessoto

Luis Pessoto é diretor de produtos e co-fundador da Dootax. Graduado em Ciência da Computação pela Universidade Anhembi Morumbi e Venture Scaling Bootcamp pelo Massachusetts Institute of Technology (MIT), em Cambridge (EUA), atua há mais de 15 anos no desenvolvimento de soluções tecnológicas para a área fiscal.