Back Office: onde se concentram os grandes entraves das empresas

A criação de uma nova empresa juntamente com a decisão de seu segmento de atuação, via de regra, surge da expertise de seu criador ou de profissionais com perfil empreendedor que possuem alguma identificação com o negócio.

Contudo, empreender com eficiência não é tão fácil quanto parece, pois envolve o entendimento de várias outras áreas de gestão e suporte, essenciais para a sobrevivência e o fortalecimento da organização.

É fácil, por exemplo, encontrar no segmento de vestuário empresários que conhecem seu público-alvo e entendem de moda, pois este é o core business da empresa. Para eles, entender de roupas e dos clientes é obrigatório. Ocorre que, para uma empresa crescer, o back office precisa funcionar com eficiência, isto é, a retaguarda deve ser sólida.

Esta retaguarda é composta pelos departamentos que prestam serviços indiretos para os clientes, tais como financeiro, administrativo, contabilidade, jurídico e recursos humanos, entre outros, desde que a empresa não tenha estes serviços como atividade fim.

A experiência de anos de consultoria nos mostra que os erros encontrados na gestão empresarial são recorrentes e se concentram principalmente na ineficácia de gerir os processos, na falta de planejamento jurídico tributário e na morosidade da contabilidade, seja por ineficiência dos serviços prestados ou pela inaptidão da própria empresa para a entrega dos documentos em tempo hábil.

A gestão de processos deve ser analisada continuamente, com o objetivo de otimizar o número de colaboradores, ampliar a qualidade do serviço e reduzir custos desnecessários.

O passo a passo não é complicado, mas deve ser implantado por um especialista, de preferência com a utilização de um sistema ERP - o mercado oferece uma variedade desses produtos que, em geral, sempre cabem no bolso da empresa. Entretanto, na grande maioria das vezes, a maior dificuldade está na mudança cultural do empresário.

No que tange ao planejamento tributário, com o cenário atual e a perspectiva de um 2015 difícil para o mercado, o empresário que não despertar para a importância da elisão fiscal e para as estratégias jurídicas tributárias que podem ser aplicadas ao seu negócio, corre o risco de, além de não obter os benefícios fiscais disponibilizados por lei, pagar um valor excessivo de tributos, desperdiçando um capital que poderia ser investido em outras áreas da empresa.

Na contabilidade, é fundamental que o empresário tenha consciência de que sem uma conciliação bancária correta e sem o devido registro de todos os documentos que circularam diariamente na empresa, é impossível realizar uma contabilidade fidedigna. Além disso, é a contabilidade que irá demonstrar o lucro e apresentar os tributos a serem pagos, direcionando o empresário para a tomada de decisão.

A área contábil não pode e não deve mais ser vista como um departamento que meramente registra fatos, mas sim como uma área de grande importância estratégica, que tem como objetivo manter os números, demonstrativos e balanços atualizados, prontos para ajudar na toma de importantes decisões da empresa.

A fim de sanar esta carência do back office, mais especificamente nas pequenas e médias empresas, consultorias especializadas estão surgindo, com o objetivo de aperfeiçoar a retaguarda e gerar redução de custos para o empresário. Considerando que o custo para a prestação do serviço terceirizado é significativamente menor do que contratar funcionários especializados, o empresário deve estar atento.

Estas consultorias especializadas, além de disponibilizarem executivos qualificados de diversas áreas de atuação, oferecem advogados especializados em gestão empresarial, mais direcionados ao campo tributário, societário e trabalhista, proporcionando eficiência e uma valiosa redução de custos para as pequenas e médias empresas.

*Patricia Barreto Gavronski é sócia da MGV Outsourcing, consultoria focada na terceirização de gestão empresarial para pequenas e médias empresas - [email protected]