BPO Financeiro: Tudo que você precisa aprender

advogado

Não é nada fácil se manter no mundo dos negócios e principalmente no topo de algum segmento. Entender todos os processos da sua empresa pode ser muito fundamental para o sucesso. De acordo com a VENKI, o BPO se tornou uma tendência mundial e está cada vez mais presente nas empresas.

A cada dia estão surgindo novos negócios, logo a competitividade aumenta, exigindo que as empresas tenham uma gestão mais integrada.

“ Mas, como eu posso fazer essa integração no meu empreendimento?” Simples, BPO!

Nesse artigo explicaremos os seguintes conteúdos:

  • O que é BPO?
  • Por que investir?
  • Tipos de BPO mais utilizados
  • Características do Business Process Outsourcing; 
  • Serviços envolvidos
  • Estrutura dos serviços
  • Quais são as desvantagens desse processo?
  • Quais são as vantagens do BPO?
  • Como o BPO melhora os processos do meu negócio?

O que é BPO?

A sigla BPO é um termo em inglês que tem como significado “Business Process Outsourcing”, que traduzido significa “terceirização de processos de negócios”. Essa atuação visa desmistificar e mostrar a importância de determinadas áreas dentro da empresa, mesmo que elas não sejam seu core business, ou seja, atividades que são o núcleo da empresa.

Esse serviço permite que empresas conte ou contrate uma empresa de contabilidade, afim de cuidar da gestão financeira. O BPO tem como função melhorar a produtividade de determinadas áreas da empresa, por ser muito assertivo, esse tipo de serviço pode solucionar alguns problemas existente nas empresas, tais como:

  • Empresas que não possuem funcionários na área do financeiro;
  • O Gestor da empresa não conhece o atual estado financeiro da empresa ou não tem interesse em cuidar;
  • A empresa possui controle manual dos processos e não um sistema integrado.

Agora que você já sabe o que é terceirização de processos de negócios chega a hora de entender um pouco mais sobre suas vantagens, o porquê de investir, características e as desvantagens desse processo que é fundamental para empresa.

Por que investir?

Não é apenas essas características acima que facilita o serviço para o empresário, contratando um serviço de BPO, o empreendedor contará com um modelo de serviço muito interessante, a contabilidade consultiva.

Essa atividade tem sido cada vez mais requisitada já que tem uma fator de diferenciação interessante, pois além de cuidar das questões burocráticas, esses serviços se aproximam da gestão da empresa.

O custo para se ter um serviço nesse ramo não é alto, pois essa modalidade tem como fundamento gerar receitas recorrentes oriundas dos honorários referentes a terceirização, e os valores costumam ser iguais ou a mais altos que os honorários pagos a uma empresa contábil.

Outro fator relevante de contratar esse serviço é a questão do controle financeiro, possuindo profissionais que tenham total domínio sobre a situação financeira da empresa facilitará o controle diário das obrigações (desconhecidas por alguns gestores).

Tipos de BPO

Existem várias modalidades de BPO, vejamos algumas:

  • Help Desk
  • Desenvolvimento de aplicativos
  • Construção de sites
  • Publicidade e propaganda
  • Marketing de conteúdo
  • TI – Tecnologia da Informação
  • Logística
  • Serviços financeiros
  • Área jurídica
  • Limpeza de escritórios
  • Segurança das instalações
  • Processos de RH – Recursos Humanos

Fique de olho em um detalhe, o core business pode ser sim terceirizado. Um exemplo disso é a segurança da informação, ela não é core business de bancos, mas ela não é terceirizada nessa área, porque ela é vital para o sucesso de seu negócio.

Características do BPO

Para entendermos isso melhor, é necessários vermos algumas características desse serviço de BPO, que são eles?

  • Serviço Técnico e específico;
  • Geralmente não é o core business das empresas (a atividade que gera lucro para o negócio);
  • Não é um processo-chave do negócio (isso é, que garante diferenciais competitivos sobre a concorrência);
  • Existem diversas empresas competentes e especializadas nessa área de atuação.

Características que foram definidas pela Heflo. Empresa especializada nas diversas áreas do BPO.

Serviços envolvidos

O BPO envolve e trabalha com diversas atividades dentro do financeiro, as principais são:

Controle das entradas e saídas

Nessa etapa a empresa contratada ficará responsável por:

  • Nas entradas: Incluir as contas a pagar no sistema, realizar agendamentos no internet banking;
  • Nas saídas: Lançar as contas a receber no sistema, incluir serviços de emissão de nota fiscal/boletos bancários.
Conciliação bancária

É um dos serviços mais prestados pelo BPO financeiro: Conciliar as movimentações financeiras diariamente e cuidar de toda rotina bancária da empresa para que os saldos batam sempre com que consta no banco.

Gestão da documentação

A contratação desse serviço é opcional, mas é interessante já que será prestado serviços de arquivamento e auditoria de documentos financeiros.

Estrutura dos serviços

Os serviços de BPO costumam ser estruturados em algumas fases para que fique mais explícito para o empresários quais são os serviços prestados por essa modalidade.

Estratégia

Essa etapa é utilizada para definir a estratégia da empresa. Costuma ser a etapa que tem mais reuniões já que será levantado informações e dados da empresa.

Gestão de caixa

Todas estruturas do Business Process Outsourcing são importantes, porém a Gestão de Caixa tem um papel fundamental pois é ela que definirá as Rotinas, Implementação do processo, Elaboração e revisão do caixa e o acompanhamento do capital de giro da empresa.

Financiamento

Neste processo será feito o levantamento do endividamento da empresa, análise de investimento recebidos ou efetuados e ainda a identificação da movimentação do capital social.

Gestão de Risco 

A Gestão de Risco é responsável pela revisão das etapas, análise dos processos e consultivo.

Quais são as desvantagens desse processo?

As desvantagens do BPO são:

  • Apesar dos profissionais serem especializados nesse ramo nunca se esqueçam de manterem a comunicação com a empresa pois eles não conhecem o ramo da sua empresa;
  •  Apesar de ser rentável terceirizar, vale lembrar que existe custos e que estes mesmo são variáveis de acordo com o volume de trabalho que irá terceirizar;
  • Um dos maiores riscos é o vazamento de dados ou informações da sua empresa isso ocorre porque muitas vezes os canais de transmissão não são seguros.

Vantagens do Business Process Outsourcing

Evolução constante

Os negócios estão em constante transformação não é mesmo? Isso exige um esforço maior da sua empresa para que ela acompanhe as mudanças e mantenha-se no mercado. 

Empresas de BPO costumam possuir profissionais especializados e com um amplo conhecimento e experiência no assunto, oferecendo melhorias e crescimentos nos processos.

 Equipe empenhada

Este é um dos pontos mais importantes da empresa, nunca se esqueça disso! Uma equipe empenhada terá prazer de trazer resultados para o seu negócio, e isso ele fará de olhos fechados.

Por exemplo: O que você fará quando o profissional responsável pelo Recursos Humanos entrar de férias? Ficar ligando para ele? Acho que não. Contratar um freela? Isso exigiria tempo, além de um alto investimento.

Com o BPO RH você não corre esse perigo, já que a empresa que irá prestar esses serviços têm a obrigatoriedade de atuar de acordo com as suas necessidades para nunca deixar a empresa na mão.

Redução considerável de custos

É bem simples, se o investimento necessário para contratar serviços de BPO é bem mais barato e assertivo, é bem melhor do que gastar tempo montando uma equipe especializada no assunto e ainda ter que capacitá-la, tendo que manter uma boa estrutura para a execução do trabalho.

E aí qual que você escolhe?

Eu escolho o BPO, como ele você terá uma diminuição considerável nos seus gastos além das dores de cabeça.

Aumento de produtividade 

Com a terceirização de alguns serviços, o gestor da empresa tem a possibilidade de direcionar os seus esforços para a aprovação das folhas pagamentos, análises de fluxos de caixa, dentre outras decisões em apenas um dia ou dois, otimizando todos os seus serviços! 

Garantindo um aumento de produtividade para toda equipe, focando seus esforços em tarefas relevantes ao core business, diminuindo a burocracia e trazendo mais resultados para o seu negócio.

Como o BPO melhora os processos do meu negócio?

Apesar do BPO ser uma forma de terceirização, existem diferenças entre essas práticas (BPO ≠ Terceirização). E aí eu te pergunto, quando você pensa em terceirização imagina o que?

Eu imagino logo em limpeza, telefonia ou softwares. Atividades que não demandam uma grande especialização dos profissionais, mas que são necessárias uma demanda maior para suprir todas as atividades desempenhadas. 

Muitas empresas optam por terceirizá-las, reduzindo custos. Contudo, quando falamos em BPO, o que se busca é um atendimento personalizado, com enfoque específico em determinada área. Não deixando de lado o custo mais baixo do serviço. 

Então, o BPO surge nas empresas focado em atividades importantes porém que não sejam seu produto/serviço principal. A troca de informações proporciona um ambiente de muitas ideias, trazendo benefícios para o negócio. 

Se você quer parar de ter dor de cabeça ao fechar o fluxo de caixa todo mês, busque serviços de BPO financeiro. Isso facilitará todos os processos existentes dentro da empresa e aí você gostou do nosso conteúdo?

Fonte: Marbo Contábil