Em setembro de 2019, o Governo Federal publicou a Portaria nº 1.065, que trata da carteira de trabalho digital. De acordo com a nova regra, a versão eletrônica passa a substituir a Carteira de Trabalho e Previdência Social em papel, documento obrigatório para qualquer pessoa física que venha a prestar algum serviço no mercado de trabalho.

Mas, afinal, o que é a carteira de trabalho digital? O que ela muda na vida dos empregadores e trabalhadores? Para responder a estas questões, explicamos neste artigo tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Se interessou? Continue acompanhando o post!

O que é carteira de trabalho digital?

Carteira de trabalho digital é um documento virtual que substitui a CTPS física, criado pelo Ministério da Economia para modernizar o acesso ao histórico profissional. Ela pode ser acessada por todos os cidadãos brasileiros por meio do app CTPS Digital, disponível para smartphones Android e iOS.

O app foi criado em 2017, mas só passou a substituir o documento em papel após a resolução recente do Governo Federal. Para usá-lo, basta baixá-lo gratuitamente na Apple Store ou na Play Store, ou pelo site https://servicos.mte.gov.br.

A carteira de trabalho digital traz diversos benefícios para as empresas e trabalhadores. Um dos principais é a agilidade na solicitação, já que não é mais preciso se deslocar e enfrentar filas para emitir o documento. Tudo é feito on-line, de forma rápida e prática.

Outra vantagem é a facilidade no acesso e consulta de informações. Com o app, os dados de todas as experiências trabalhistas ficam disponíveis em um único ambiente, otimizando a fiscalização dos vínculos empregatícios.

O que muda para o empregador?

A carteira de trabalho digital como substituta do documento físico traz mudanças significativas para as rotinas do departamento pessoal. Confira abaixo as principais diferenças e não seja pego de surpresa.

Integração com o eSocial

A carteira de trabalho digital será alimentada pelos dados do eSocial, plataforma que consolida todas as obrigações trabalhistas em um único lugar.

Aos empregadores que já são obrigados a utilizar o eSocial, basta continuar a enviar os dados de todos os trabalhadores para a plataforma. A informações que compõem a CTPS serão disponibilizadas automaticamente aos colaboradores.

O lançamento adequado da admissão no sistema já vale como assinatura da carteira, tornando desnecessária a realização de qualquer validação em papel.

Mudanças nas anotações

Com a carteira de trabalho digital, os procedimentos de anotação deixam de existir, já que não há um sistema específico a ser alimentado pelo empregador. Como tudo é lançado no eSocial, os processos ficam menos burocráticos, pois a partir de agora não é mais preciso atualizar a CTPS física.

Porém, eventos como alteração salarial, férias e desligamentos não aparecerão automaticamente na carteira de trabalho digital. Primeiro, porque o prazo de registro dos dados no eSocial é de 15 dias após a ocorrência, na maioria dos casos; para desligamentos, o prazo é de 10 dias.

Outro motivo é o tempo de processamento dos dados: é preciso aguardar alguns dias entre a alteração feita no eSocial e sua aparição na carteira de trabalho, para que as informações sejam devidamente analisadas e lançadas corretamente.

Uso da CTPS física

Por lei, agora a CTPS em papel será usada pelo empregador apenas em casos excepcionais:

  • acesso a dados já anotados referentes a vínculos antigos;
  • consulta de dados referentes a contratos vigentes na data de publicação da Portaria (23/09/2019);
  • realização de anotações para empregadores ainda não obrigados a eSocial.

O que muda para o trabalhador?

Não é só o empregador que precisa ficar atento às mudanças da carteira de trabalho digital. O trabalhador também deve conhecer as regras e habilitar o documento o quanto antes, a fim de facilitar a consulta de informações e o relacionamento com a empresa onde atua. Veja abaixo os principais pontos de atenção para os colaboradores.

Validade da CTPS física

Apesar de a carteira de trabalho digital substituir a física, a versão em papel não deixa de valer. O governo, inclusive, recomenda que o trabalhador guarde o documento para comprovação dos seus vínculos empregatícios e do tempo de serviço. Ter isso à mão é obrigatório em casos de saque do FGTS e no momento da aposentadoria, por exemplo.

Além disso, se o trabalhador for contratado por uma empresa que ainda não está no eSocial, a CTPS física será necessária para efetuar o registro.

Inconsistência nos dados

Com em qualquer transição, a mudança para a carteira de trabalho digital está sujeita a algumas falhas. Ao cruzar os dados da CTPS física com a virtual, o trabalhador pode notar informações incorretas no aplicativo.

Segundo a Secretaria Especial do Trabalho, sempre que o colaborador se deparar com alguma inconsistência, ele deve entrar em contato imediato com o empregador para a correção dos dados. A atualização deve ser feita sempre com base no que está anotado na CTPS tradicional.

Habilitação do documento

Uma dúvida recorrente sobre o assunto é: quem já tem a CTPS física pode ter a virtual? A resposta é sim.

A carteira de trabalho digital já está previamente emitida para todos os brasileiros e estrangeiros com CPF. Basta habilitar o documento pelo aplicativo e começar a usar.

Processo de admissão

O profissional não precisa mais apresentar a CTPS física ao ser contratado. É só informar ao empregador o número do CPF e o registro é realizado de forma totalmente digital, assim como todos os lançamentos de dados posteriores.

Número da carteira de trabalho

O número da CTPS em papel não consta na carteira de trabalho digital. Na versão eletrônica, o que vale é o CPF, simplificando o registro.

Como o RH deve orientar os colaboradores sobre a mudança?

Muitas pessoas ainda não sabem sobre essa mudança na carteira de trabalho, por isso o RH deve garantir que todos os colaboradores sejam devidamente informados.

Organize uma campanha interna sobre a carteira de trabalho digital, explicando seu funcionamento, sua importância e o passo a passo para habilitá-la. É importante manter parte da equipe sempre à disposição para orientações, já que assuntos como esse sempre geram muitas dúvidas.

Informe também o candidatos já no processo seletivo sobre as mudanças no processo de admissão. Dessa forma, todas as contratações, atualizações de dados e desligamentos serão feitos de forma muito mais simples e ágil.

Como vimos ao longo do artigo, a carteira de trabalho digital chegou para facilitar a vida dos empregadores e trabalhadores, mas é preciso ficar atento aos detalhes da mudança. Por isso, garanta que o RH e toda a equipe da sua empresa fiquem por dentro da novidade, a fim de evitar ruídos de comunicação e facilitar os processos no dia a dia.

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Conteúdo original Xerpa