Quais empresas precisam ter certificado digital? É obrigatório?

O que é um certificado digital?

Com o advento da internet, foi possibilitado a realização de muitas operações por meio dela. Entretanto, há muitas pessoas com receio de fazer operações através da web.

Para as empresas, uma maneira de garantir uma maior segurança nas transações feitas pela rede é o certificado digital.

No entanto, muitos têm dúvidas sobre como ele funciona, quem deve ter e para que serve.

Mas ele é um documento que vai auxiliar o seu negócio e te dará mais garantia para fazer todos os processos necessários atrás do computador, facilitando a sua vida.

Por isso, se você tem esses e outros questionamentos, a SAIPOS te explica tudo no texto a seguir.

Certificado digital

O certificado digital surgiu para dar mais confiança nas transações eletrônicas e demais serviços digitais, como já falamos.

Ele evita possíveis fraudes e protege informações do seu estabelecimento. Tendo validade jurídica, pode-se dizer que esse arquivo tem semelhança a uma assinatura digital.

Dessa forma, esse recurso foi desenvolvido para oferecer os seguintes pontos aos empreendedores:

• Segurança
• Autenticidade
• Confidencialidade
• Integridade

Além disso, ele proporciona outras vantagens aos empreendimentos que utilizam esse dispositivo online:

• Maior credibilidade e confiança;
• Redução de gastos, pois os documentos não precisam mais ser validados em cartório;
• Menor risco de fraudes;
• Burocracia reduzida;

O que é a autoridade certificadora do certificado digital?

Para fazer uma observação: esse recurso virtual é obrigatório para todas as empresas que fazem a emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e).

Ou seja, caso você se encaixe nesse perfil, antes de qualquer coisa, inclusive de emitir a Nota, é preciso ter o registro desse dispositivo.

Para adquiri-lo é preciso decidir qual autoridade certificadora (AC) você fará a emissão. Ela opera como um cartório digital.

Há várias empresas que realizam esse serviços. Todos devem ser ligadas ao ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

Essas instituições certificadoras podem criar certificados para pessoas, empresas, equipamentos e, inclusive, para outra AC.

No seguinte link https://mapa.iti.gov.br/, você encontra todas autoridades certificadoras de certificado digital do país.

Confira a relação de AC’s de 1º nível da ICP-Brasil:

• SERPRO – Serviço Federal de Processamento de Dados;
• Caixa Econômica Federal;
• SERASA Experian;
• Receita Federal do Brasil;
• CERTISIGN;
• Imprensa oficial do Estado de São Paulo;
• AC JUS;
• AC PR;
• Casa da Moeda do Brasil;
• Valid Certificadora digital;
• Soluticertificação digital;
• AC digitalsign;
• AC Boa Vista;
• Ministério das Relações Exteriores;
• AC Defesa;
• AC Safeweb;
• PRODEMGE.

Como funciona o processo de emissão de um certificado digital?

Vamos entender como funciona esse processo de emissão dessa assinatura eletrônica pelo seu negócio? Confira o passo a passo!

Solicitação do documento

Primeiramente você deve escolher a AC que deseja realizar o procedimento. Após isso, acesse o site desta e preencha um formulário com as informações pedidas.

Depois de enviado os dados, entre em contato para marcar uma validação presencial.

Validação presencial

Compareça no local e na hora marcada para validar o pedido, com o documento de identidade, CPF ou RG.

Lá, será registrada a sua biometria, da face e da impressão digital, para evitar fraudes. Pois, caso haja suspeita, a operação será suspensa.

Mas caso esteja tudo correto, seu documento será autorizado para ser emitido.

Emissão de certificado

É nessa etapa que se dará de fato a emissão do seu arquivo eletrônico. A assinatura do seu negócio.

Para isso, dois funcionários da AC devem aprovar sua validação. Muitas vezes o empreendedor já pode sair no mesmo dia com o token ou smart card com o documento.

Instalação

Depois de tudo isso, essa será a última fase. Para isso, é preciso esperar que a autoridade certificadora envie para o e-mail do requerente a disponibilidade de instalação.

Contudo, esse método é diferente para os certificados A1, que podem ser instalados no computador da empresa logo após a validação presencial.

Quem precisa de certificado digital?

Existem algumas empresas que precisam, obrigatoriamente, deste certificado digital. São aquelas que fazem a emissão de NF-e.

Ou seja, aqueles estabelecimentos inscritos nos regimes tributários de lucro presumido e lucro real.

Lucro presumido: a maioria das declarações pedidas pela Receita Federal só são realizadas por meio do certificado.

Optantes pelo simples nacional: para empresas inseridas nesse regime, o dispositivo eletrônico não é obrigatório.

Empresas com funcionários: embora não seja pedido a todas as organizações, logo será solicitado.

Isso acontecerá, pois a Caixa Econômica Federal e o INSS pedirão para o envio de informações dos funcionários.

Microempreendedor Individual: há Unidades Federativas que não obrigam MEI’semitirem Nota Fiscal Eletrônica. Dessa forma, não é necessário certificado.

Mas, se o empreendedor optar por emitir a NF-e, é preciso conferir o que diz a legislação estadual para estes casos.

Quais são os modelos de certificado digital?

Quando se fala neste documento voltado a Nota Fiscal, há dois modelos diferentes a serem escolhidos pelos empreendimentos que irão emitir o arquivo virtual.

Dessa maneira, os dois tipos de certificado são o A1 e o A3. Confira a diferença de cada um.

Certificado Digital A1

Nessa categoria esse comprovante virtual é gerado no computador do proprietário e é válido por um ano.

Certificado Digital A3

Já nesta, ele é disponível em token ou cartão e pode ser usado em qualquer computador. Sua validade vai de um a três anos.

Além disso, há funções que só podem ser feitas com o A3, como as seguintes:

• SPED Contábil (Escrituração Contábil Digital);
• DOI (Declaração Sobre Operações Imobiliárias);
• e-CNHsp (somente para o Estado de São Paulo);
• CRVsp (Somente para o Estado de São Paulo);
• Siscomex (Sistema Integrado de Comércio Exterior).

Conteúdo original SAIPOS