Certificados Digitais: Conheça os tipos e as vantagens de utilizar na sua empresa

Atualmente, as empresas têm um grande número de ferramentas que podem facilitar os serviços rotineiros, além de garantir proteção em transações virtuais, por exemplo.

O certificado digital é uma destas ferramentas e funciona como uma assinatura virtual, atestando a veracidade de documentos e processos realizados pelo seu empreendimento.

Por isso, é necessário entender como funcionam os certificados digitais e como essa tecnologia pode ser útil para a sua empresa. 

O que são certificados digitais? 

Trata-se de uma tecnologia que  garante autenticidade às informações eletrônicas e identifica pessoas e empresas de forma virtual.

Mesmo tendo seu uso regulamentado por medida provisória em 2001, muitas pessoas ainda não utilizam ou desconhecem as vantagens e benefícios desta ferramenta. 

Então, saiba que o certificado digital é considerado um documento seguro, por ser atestado por uma Autoridade Certificadora - órgão que faz a gestão dos Certificados Digitais, conforme as regras estabelecidas pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). 

Quem pode usar esse certificado digital?

Todas as pessoas, sejam elas físicas ou jurídicas, podem  autenticar suas informações através do certificado digital.

Mas é importante ressaltar que essa medida passa a ser uma obrigação às empresas que são optantes dos regimes tributários de lucro real ou lucro presumido e aquelas que emitem nota fiscal eletrônica (NF-e). 

Tipos de certificados Digitais

Tipo A (certificado de assinatura digital – A1, A3, A4): se trata do certificado mais utilizado atualmente e confere autenticidade a qualquer documento ou arquivo.

É indicado para profissionais liberais que necessitam de realizar o envio de documentos digitais assinados. 

• A1: precisa ser instalado e armazenado em um ou mais computadores ou dispositivos móveis e possui prazo de validade de 1 ano a partir da data de emissão;

• A3: é armazenado em um objeto físico por meio de USB, semelhante a um pendrive ou smartcard. Seu prazo de validade varia entre 1 ano e 3 anos a partir da data de emissão.

Tipo S (certificado de sigilo/confidencialidade – S1, S3, S4): é um modelo que busca trazer sigilo para as transações, sendo possível criptografar os dados, podendo ser acessado por meio de um certificado autorizado. 

Tipo T (certificado de tempo T3): é conhecido como carimbo de tempo e tem como objetivo atestar quando um documento digital foi emitido, mostrando a hora e data exata da informação digital, então garante a segurança das informações. 

e-CNPJ: é a versão digital do CNPJ e, assim, garante a autenticidade das transações de empresas no meio eletrônico, sendo emitido e armazenado utilizando os modelos A1 e A3.

NF-e: este arquivo garante a validade jurídica das emissões de notas fiscais emitidas pela empresa aos órgãos responsáveis.

Desta forma, o certificado NF-e pode ser utilizado para assinar as notas fiscais eletrônicas emitidas, garantindo, assim, maior segurança contra qualquer tipo de fraude.

Entre os documentos que podem ser emitidos e assinados com o NF-e, estão: nota fiscal eletrônica; nota fiscal avulsa eletrônica; nota fiscal de consumidor eletrônica e nota fiscal de serviço eletrônica.

e-MEI: é um certificado digital feito especialmente para o microempreendedor individual (MEI) e fornece quase as mesmas funções do e-CNPJ, mas de forma simplificada. 

Vantagens 

Falamos acima que a utilização do certificado digital garante a autenticidade das transações realizadas, mas também reduz custos por permitir que processos sejam realizados em meio eletrônico.

Então o responsável não precisará comprar e armazenar papel, fazer impressões e poderá investir o tempo gasto com o trabalho manual em melhoria na eficiência operacional. 

Então, através do certificado digital é possível gerir documentos e concluí-los com maior rapidez e segurança, podendo formalizar negócio em qualquer lugar e a qualquer hora.

Além disso, todo processo possui validade jurídica e a ferramenta transforma um processo que antes era considerado burocrático, em uma ação simples e prática. 

Como escolher meu certificado digital?

Para essa decisão, deve ser levado em conta vários fatores, como o porte da empresa, por exemplo: o certificado A1 pode ser utilizado simultaneamente em vários computadores, então, pode ser importante para os empreendimentos que possuem equipes maiores.

O A3, por sua vez, libera mais recursos, mas pode ser considerado mais caro para quem está começando neste mundo virtual.

Por isso, a decisão cabe ao responsável pelo empreendimento  que deve verificar qual modelo é mais interessante, conforme suas necessidades. 

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Por Samara Arruda