Cinco motivos para o setor jurídico utilizar soluções inteligentes de impressão

Existem algumas soluções que os escritórios de advocacia deixam de investir por imaginarem que são voltadas apenas para as grandes corporações. O outsourcing de impressão certamente é uma delas. Essa visão inibe os profissionais que desejam buscar mais informações sobre o serviço e desejam melhorar a gestão das suas impressões. O fato é que não há um segmento ou categoria de empresas que podem implementar esse conceito. Ele é voltado para qualquer companhia que deseja otimizar e aumentar a eficiência em seu dia a dia. Confira cinco motivos que explicam porque os escritórios de advocacia devem investir neste tema:

1 – Redução das despesas e economia com equipamentos e suprimentos

Para um escritório, não há benefício melhor do que reduzir as despesas com papelada, principalmente em um país que ainda se recupera de crise econômica. A implementação do outsourcing de impressão reduz os desperdícios por exercer um controle maior. Os colaboradores mudam seu comportamento e deixam de imprimir documentos pessoais e, além disso, há uma diminuição das reimpressões de um mesmo arquivo por falta de qualidade ou de comunicação entre os departamentos.

2 – Aumento da eficiência dos colaboradores do setor

Convenhamos, os profissionais da área jurídica possuem outras tarefas e não têm tempo hábil para administrar as impressões da organização – o que, por si só, explicaria a necessidade de terceirização. Mas o outsourcing entrega mais do que delegar a gestão. A solução consegue otimizar e melhorar o desempenho de todos os colaboradores por identificar gargalos que podem ser aprimorados, como a troca e diminuição de equipamentos, e até a inclusão de novos recursos que facilitam os processos internos, como o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).

3 – Identificação de todas as demandas de impressão de documentos

Você consegue dizer quantos documentos são impressos no seu escritório? Mesmo uma equipe pequena tem dificuldade para responder essa simples questão. Por não ter familiaridade com o assunto, muitos advogados deixam a gestão das suas impressões de lado – e nem desconfiam dos gastos que isso acarreta no fim do mês. Com o auxílio de uma organização especializada em impressões, é possível gerenciar com mais rigor essa quantidade, reduzindo arquivos duplicados e impressões totalmente desnecessárias.

4 – Acesso a suprimentos originais do fabricante

Os gastos com manutenção e tintas para as impressoras são algumas das principais despesas das empresas – o que leva muitos escritórios a buscarem suprimentos paralelos no mercado. A medida, porém, é prejudicial a longo prazo, pois danifica o equipamento e encurta sua vida útil. Um bom serviço de outsourcing de impressão inclui em seu contrato a disponibilidade de insumos originais do fabricante sem qualquer custo adicional.

5 – Processos mais sustentáveis e de acordo com leis ambientais

Por fim, contratar um serviço de outsourcing de impressão é garantir que os processos e a rotina do escritório sejam sustentáveis e estejam adequados à legislação ambiental. O gerenciamento de documentos impressos reduz, a longo prazo, a quantidade de folhas desperdiçadas e, com a ajuda de outros recursos, cria fluxos de trabalho personalizados, facilitando a rotina, poupando tempo e agilizando o dia a dia de todos os colaboradores.

*Rodrigo Reis é diretor comercial e sócio da Reis Office, empresa líder em outsourcing de impressão e soluções para digitalização, transmissão e armazenamento de documentos