Clientes difíceis: dicas de como o contador pode lidar com eles

A relação contador x cliente às vezes pode ser bastante conturbada, principalmente, devido aos processos fiscais e contábeis cada vez mais burocráticos impostos pelo governo. O cliente muitas vezes fica “perdido” no meio de tantas exigências e acaba dificultando o trabalho do contador que, por sua vez, se vê no meio de um fogo cruzado entre as obrigações fiscais e contábeis do cliente e as exigências governamentais.

Abaixo relacionamos alguns clientes difíceis que os escritórios de contabilidade encaram diariamente. Saiba como lidar com cada um deles:

Cliente desorganizado

De acordo com uma pesquisa realizada pelo Ibope, cerca de 86% dos empreendedores abrem sua empresa sem preparo e conhecimento sobre o que é ter um negócio próprio. O que resulta em seu fechamento, ou em um crescimento aos trancos e barrancos. Essa desorganização impacta diretamente o trabalho do contador que fica sem informações para fazer a contabilização e pode levar ao cliente ao pagamento errado de tributos.

Essa desorganização acaba gerando uma demanda de acompanhamento por parte do contador. Essa necessidade, de maneira nenhuma, deve ser vista como um atraso ao contador, mas sim, uma oportunidade para se aproximar cada vez mais do cliente, estreitando o relacionamento e firmando uma parceria que vai além da prestação de serviço.

Uma solução bastante eficaz seria um contrato de SLA (Service Level Agreement), Acordo de Nível de Serviço, em português. Assim, seria possível estipular, monitorar e mensurar os serviços prestados e estabelecidos no contrato. Uma ferramenta de followup ou de workflow, pode ajudar a resolver o problema e deixar mais claro para o cliente o que ele deve fazer e em que prazo.

Cliente sem sistema financeiro

Uma realidade em muitas MPE’s, e que é praticamente uma consequência da desorganização, é colocar o planejamento financeiro em segundo plano, focando em apenas produzir e vender. É extremamente comum encontrar empresários que desconhecem os valores exatos a receber ou a pagar. E no final, para obter essa informação, perde-se muito tempo vasculhando a mente e anotações em diversos lugares como planilhas e papéis

Não é preciso nem exemplificar para vermos o quanto essa condição afeta o trabalho do contador, não é mesmo? Mas essa realidade pode ser revertida através de um incentivo por parte do contador. De forma prática e intensiva, mostre valor no planejamento financeiro. Será que um software de gestão, acessível, como o ContaAzul, não ajudaria o seu cliente a ficar mais organizado e descomplicar o seu trabalho?

Cliente com sistema financeiro, mas não utiliza corretamente

Outra realidade são os clientes que possuem um sistema financeiro, mas continuam sendo desorganizados. Categorizam erroneamente os lançamentos, não fazem a conciliação frequentemente e muitas vezes misturam gastos pessoais com os gastos da empresa.

De acordo com uma pesquisa feita pela ContaAzul com com escritório de contabilidades parceiros, apenas 5% dos clientes fazem toda a digitação e enviam o arquivo pronto para importação no sistema contábil, os outros 95% não possuem um sistema de integração contábil ou utilizam planilhas.

A utilização errada do sistema pode estar na dificuldade que o cliente tem em usar a ferramenta. Ele simplesmente pode ter desistido de realizar todas essas funções por falta de suporte técnico. O ContaAzul, além de proporcionar um produto intuitivo, fácil de usar e que atende todas as necessidades dos micro e pequenos empresários, possui o melhor suporte da América Latina. Com o ContaAzul, seu cliente cresce e você ganha produtividade.

Cliente com lançamentos suspeitos

De acordo com o artigo 1.177 do código civil, “a responsabilidade dos profissionais de contabilidade é direta, pessoal e solidária no caso de prática de atos dolosos”. Ou seja, o escritório de contabilidade é responsável por todas as informações enviadas em nome do seu cliente.

É importante ao contador advertir, auxiliar e orientar esse tipo de cliente quanto a lançamentos suspeitos e documentos em desacordo. Por isso, é necessário que o contador, ao perceber qualquer tipo de inconsistência, não deixe passar esses tipos de informações, pois estaria colocando o nome do próprio escritório em risco.

Os clientes difíceis de lidar, normalmente, são aqueles que ainda não estão maduros o suficiente para fazer a própria gestão financeira. Eles necessitam de um acompanhamento mais próximo. Num primeiro momento, pode parecer ruim ao contador, pois precisará dispender de tempo para aconselhar e acompanhar o cliente em processos que são rotineiros.

Mas ao fazer isso, o contador minimiza a quantidade de erros que podem aparecer no final de cada mês no fechamento contábil dos clientes, além de que haverá uma evolução mês a mês por parte do cliente através deste acompanhamento, de forma que o contador diminuirá, gradativamente, o seu esforço nesta reeducação.

Vinicius Roveda - Blog Conta Azul