O registro de um funcionário na Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) [carteira de trabalho] resulta em diversas responsabilidades que, por vezes não são consideradas. Isso inclui os diversos impostos pagos sobre a folha de pagamento. A atividade de calcular o salário do empregado requer a atenção do empresário, de modo que o resultado não corresponde somente ao valor da contraprestação aos serviços executados, mas também, sobre os vários impostos aplicados sobre a folha de pagamento. 

Alguns encargos possuem valores fixados por Lei, como o Instituto Nacional de Seguro Social (INSS), levando outros a serem calculados de acordo com a demanda e demais parâmetros estipulados pelo vínculo empregatício entre o funcionário e determinada empresa. Entretanto, todo o processo se baseia formalmente na folha de pagamento.

O que é a folha de pagamento? 

O documento se trata da lista que representa as características da remuneração de cada colaborador de uma empresa. A nomenclatura que foi se modificando no decorrer dos anos, ainda é bastante conhecida por ‘holerite’. Ainda assim, a relevância permanece a mesma, dispondo de informações precisas e importantes como:

  • As informações trabalhistas de cada funcionário;
  • A tradução dessas informações em dados contábeis;
  • A representação do salário líquido;
  • O pagamento bruto.

Ainda que o princípio da elaboração de uma folha de pagamento pareça simples, a confecção e manutenção constante da mesma exige a atenção e experiência dos profissionais do Departamento Pessoal de uma empresa. Isso acontece porque o trabalho requer o conhecimento específico em Recursos Humanos (RH), leis trabalhistas, matemática financeira e contabilidade. 

Importância da folha de pagamento

A simples compreensão do que o documento representa sobre o pagamento dos colaboradores de uma empresa, aponta a sua importância e responsabilidade da mesma. Isso acontece porque, a manutenção da folha de pagamento é uma obrigação legal da empresa, que também deve possuir tanto um histórico armazenado quanto um sistema de organização para a atualização dos dados. Ainda que a tarefa seja responsabilidade do Departamento pessoal, a empresa exerce uma tripla função sobre o documento, como:

  • Operacional;
  • Contábil;
  • Fiscal.

Para o colaborador, este simples documento pode proporcionar uma série de benefícios como o controle da remuneração, instrumento auxiliar na requisição de créditos e financiamentos, entre outros. No caso daqueles trabalhadores que já se aposentaram, a apresentação da folha de pagamento tem caráter comprobatório, que deve ser preservado tanto pela empresa quanto pelo empregado, pois, poderá ser a base de diversas outras ações. 

Tributos sobre a folha de pagamento 

Alguns tributos são automaticamente vinculados à folha de pagamento do funcionário, pois, estão previstos previstos na legislação brasileira que obriga o recolhimento do:

INSS (Previdência Social)

A contribuição direcionada ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) é um, senão o principal imposto a ser pago dentro da folha de pagamento do funcionário. Isso porque, é através deste tributo que é possível obter diversos benefícios sociais, como:

  • Aposentadoria por tempo de contribuição ou invalidez; 
  • Pensão por morte;
  • Auxílio-doença;
  • Auxílio-acidente;
  • Salário-maternidade;
  • Salário-família;
  • Reabilitação profissional;
  • 13º salário

Estes são apenas os benefícios mais comuns que são solicitados. Vale destacar que, as empresas não adeptas ao Simples Nacional devem descontar na folha de pagamento do empregado, o percentual de 20% correspondente à remuneração total mensal, paga a qualquer cargo. Se for o caso de estabelecer vínculo empregatício com outras empresas ou pessoas jurídicas, o percentual de recolhimento também será o mesmo. 

RAT

O Risco Ambiental do Trabalho (RAT), se trata de uma contribuição previdenciária específica destinada ao custeio de acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais dos trabalhadores. O objetivo deste tributo é arcar com os custos de trabalhadores afetados pelas referidas características, além de aumentar a alíquota conforme a evolução dos riscos à saúde e integridade física dos trabalhadores na empresa. O percentual é distribuído conforme o grau da atividade exercida, de modo que, as empresas que designam tarefas de risco mínimo devem contribuir com o percentual de 1%, as de médio risco contribuem com 2%, já aquelas que oferecem um grave risco no serviço, devem arcar com a taxa de 3%. 

É importante destacar que as alíquotas devem incidir sobre o valor total da remuneração de uma empresa no decorrer do mês, sobre os empregados, bem como, trabalhadores avulsos. Além disso, caso o funcionário esteja exposto a agentes nocivos que gerem riscos à saúde, eles podem ter direito à uma aposentadoria especial, que requer alíquotas superiores, com as taxas ajustadas para 6%, 9% ou 12%, respectivamente, de acordo com o tempo de contribuição.

FGTS

O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), foi elaborado com o intuito de auxiliar o trabalhador em caso de demissão sem justa causa. O valor deste tributo é recolhido mensalmente e depositado em uma conta em nome do trabalhador, que permitirá o saque integral caso ele seja demitido sem nenhuma justificativa plausível. 

A Caixa Econômica Federal (CEF), responsável pela liberação do FGTS, também permite que a quantia seja usada em ocasiões diversas como na aquisição do primeiro imóvel através de financiamento bancário junto à agência. Também é importante destacar que o percentual a ser destacado pelo empregador é de 8% correspondente ao salário bruto do funcionários, e não deve ser descontado da remuneração do trabalhador. 

O recolhimento do tributo acontece mensalmente através da Guia de Recolhimento do FGTS (GRF), no caso de rescisão, se trata da Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF). Ainda há outra observação, relacionada aos trabalhadores atuantes sobre o contrato de aprendizagem. Por estarem regidos pela Lei 11.180/05, o percentual de contribuição é menor, somente 2%. 

Multa rescisória do FGTS sem justa causa

Além do trabalhador poder fazer o saque integral do benefício em caso de demissão sem justa causa, o empregador também deverá arcar com uma multa correspondente ao percentual de 40% sobre o valor depositado para o empregado. 

Adicional de 10% da LC 110/01

A Lei Complementar 110/2001 dispõe sobre a cobrança de uma contribuição adicional de 10% sobre o valor da folha de pagamento para os empregados demitidos sem justa causa. Este pagamento visa custear as despesas decorrentes de pagamentos dos expurgos inflacionários do Plano Verão (1989) e do Plano Collor (1990). Ainda que ambos os valores já tenham sido repostos nas contas públicas, a determinação ainda é válida. 

Aviso Prévio Indenizado

Se trata de outra garantia direcionada ao trabalhador que é demitido sem justa causa, disponibilizado caso o empregador tenha optado pela demissão unilateral, correspondente ao período mínimo de 30 dias de trabalho. Essa indenização incide uma junção dos percentuais do INSS, bem como, a projeção de 1/12 do 13º salário indenizado, além de 1/12 de férias. 

Imposto de Renda

Este é um dos tributos mais conhecidos pelo brasileiros, entretanto, contém algumas variações sobre a contribuição. No caso dos trabalhadores de carteira assinada, o percentual correspondente a este impostos é descontado mensalmente do rendimento, permitindo que o empregador desconte essa taxa sobre a folha de pagamento do funcionário. No que compete às alíquotas, estas são fixadas diretamente pelo Governo Federal, baseadas nas faixas salariais, como: 

  • Para salários até R$ 1.903,98, o trabalhador está isento do imposto; 
  • De R$ 1.903,99 até R$ 2.826,65, a alíquota é de 7,5%; 
  • De R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05, a alíquota é de 15%;
  • De R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68, a alíquota é de 22,5%;
  • Acima de R$ 4.664,68, a alíquota é de 27,%.

Salário Educação 

Esta categoria se trata de uma contribuição social paga por aqueles empregadores que estejam integrados ao Regime Geral da Previdência Social. Este tributo foi elaborado no intuito de auxiliar o financiamento de projetos e ações direcionadas ao desenvolvimento do Ensino Fundamental Público. O tributo com a alíquota de 2,5% sobre as remuneração do empregado é recolhido pelo Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação (FNDE).

SENAC

A contribuição direcionada ao Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial (SENAC) é direcionada ao financiamento daquelas atividades organizadas e administradas por escolas de aprendizagem comercial. Além disso, é obrigatória para as empresa que estabelecem vínculo empregatício avulso com funcionários, devendo custear a alíquota de 1% sobre a folha de pagamento mensal. 

SESC

Esta contribuição é similar à anterior. O tributo aplicado sobre o Serviço Social do Comércio (SESC), é direcionado ao financiamento de programas oriundos do bem-estar social dos empregados e empresas relacionadas a de seus familiares. O percentual da alíquota é de 1,5% sobre a folha de pagamento de empregados avulsos que prestam serviços à empresas comerciais regularmente. 

SENAI

O Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial (SENAI), tem o objetivo de estimular a educação profissional através de programas de aprendizagem direcionadas para o setor industrial. Esta contribuição corresponde à alíquota de 1% sobre o valor total das remunerações de empregados do nicho industrial, incidente sobre a folha de pagamento mensal. 

SESI

O Serviço Social da Indústria (SESI), é direcionado para as mesmas empresas que contribuem com o SENAI. Ambas as arrecadações se destinam à organização e administração de escolas de aprendizagem industrial, transporte e comunicações. A alíquota incidente deste tributo é de 1,5% sobre a folha de pagamento mensal de empregados e avulsos. 

SEBRAE

O Serviço Brasileiro de Apoio às Pequenas e Médias Empresas (SEBRAE), faz o recolhimento dos tributos com o intuito de incentivar programas de apoio ao desenvolvimento das Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP). Neste caso, a alíquota é de 0,3% sobre o total de remunerações pagas aos empregados mensalmente. 

INCRA

O Instituto Nacional de Colonização e Reforma Agrária (INCRA), é resultante do Serviço Social Rural estabelecido em 1970, visando auxiliar esta classe de trabalhadores. Perante a legislação brasileira, são obrigadas à contribuição deste tributo, aquelas empresas industriais que atuam com a cana-de-açúcar, laticínios, uva, extração e beneficiamento de fibras vegetais, além de descaroçamento de algodão, entre outros. 

A alíquota deste imposto é de 2,5% para as empresas atribuídas ao referido dispositivo legal, ao fazer o cálculo sobre a folha de pagamento mensal. Neste caso, outra contribuição adicional também deve ser contemplada, incidente de uma taxa de 0,2% sobre o total da remuneração paga pelas empresas de qualquer setor aos funcionários.

Em contrapartida, existem algumas exceções como os cartórios, entidades filantrópicas, órgãos federais, estaduais e municipais do poder público, bem como, empresas de trabalho temporário. É importante lembrar que, aqueles empreendimentos que contribuem com o INCRA, estão isentos de contribuírem com os demais impostos citados acima. 

Repouso Semanal Remunerado

Segundo o regimento da Constituição das Leis Trabalhistas (CLT), todos os trabalhadores atuantes sobre este registro têm o direito de receber o Repouso Semanal Remunerado (RSR). Em outras palavras, é permitido que o funcionário possa ter um dia de descanso na semana e, ainda assim, receber por ele. Entretanto, a RSR só é válida se a semana de trabalho tiver sido cumprida integralmente. 

O pagamento da RSR é calculado de duas maneiras, sendo a primeira de forma integral sobre a folha de pagamento dos empregados que exercem as atividades por remuneração mensal. E a segunda, é contabilizada por hora ou dia de trabalho, conforme a jornada executada. A soma de dias ou horas trabalhados deve ser dividida pelo número de dias úteis, incluindo o sábado, e multiplicado pelo número de domingos e feriados [se houver] do mês em questão. Este resultado deve ser multiplicado pelo valor da hora normal, a fim de definir o valor mensal a ser recebido pelo trabalhador referente ao RSR. 

Férias + ⅓ Constitucional

Todo trabalhador formal tem o direito de tirar férias remuneradas pelo período máximo de 30 dias após um ano de trabalho. Essa remuneração deve ser paga antecipadamente, além de incluir o percentual de ⅓ constitucional, correspondente ao valor de ⅓ da soma do valor dos dias das férias, acrescido dos reflexos ou médias apurados. Tais contribuições são retidas pelo empregador através dos impostos citados acima, como o INSS, FGTS, entre outros que podem ser atribuídos. Vale lembrar que, a retenção dos tributos deve ser proporcional aos dias de férias retirados. 

13º Salário

Inicialmente denominado como, gratificação natalina, o 13º salário se trata de uma remuneração extra destinada ao trabalhador no fim de cada ano, devendo ser pago proporcionalmente pelo tempo de trabalho executado em caso de desligamento do funcionário. Este salário é obrigatório para todos os trabalhadores após o 15º dia de serviço, seja o funcionário doméstico, rural, urbano ou avulso. 

A soma dessa contribuição pode ser paga em duas parcelas, sendo que a primeira deverá ser entre os meses de fevereiro a novembro, e a segunda, obrigatoriamente até o dia 20 de dezembro. O 13º salário será tributado junto ao INSS e Imposto de Renda, incidindo distribuidamente na segunda parcela que deve ser quitada no mês de dezembro, ou na rescisão do contrato de trabalho 

Auxílio-doença

Este benefício é destinado ao trabalhador caso ele necessite se ausentar do trabalho devido a alguma doença ou acidente, por um período superior a 15 dias, que deve ser comprovado por um atestado médico junto ao INSS. Durante este tempo de afastamento, será da responsabilidade do empregador pagar o salário do funcionário, posteriormente, o INSS passará a ser atribuído ao empregado. Em ambos os casos, a alíquota se refere à taxa de 1,9% sobre o valor da folha de pagamento. 

Salário Família 

Esta contribuição deve ser feito caso o trabalhador se enquadre nas características de baixa renda com filhos de até 14 anos ou diagnosticados como inválidos, independentemente da idade. O pagamento é calculado proporcionalmente com a faixa salarial do empregado, ficando da seguinte forma: 

  • R$ 44,09 para remuneração até R$ 859,89;
  • R$ 31,07 para remuneração entre R$ 859,89 a R$ 1.292,43.

Licença maternidade ou paternidade

O benefício é concedido em caso de gravidez das funcionárias. As gestantes têm direito a um período de licença maternidade prevista em Lei por até 120 dias contados a partir do nascimento da criança. No caso dos pais, a licença paternidade pode ser fornecida por apenas cinco dias a partir do nascimento do bebê. É importante ressaltar que ambos os licenciados continuam recebendo os salários durante este período sem descontos, com exceção do INSS

DICA EXTRA JORNAL CONTÁBIL: Você gostaria de trabalhar com Departamento Pessoal?

Já percebeu as oportunidades que essa área proporciona?

O Viver de Contabilidade criou um programa completo que ensina todas as etapas do DP, desde entender os Conceitos, Regras, Normas e Leis que regem a área, até as rotinas e procedimentos como Admissão, Demissão, eSocial, FGTS, Férias, 13o Salário e tudo mais que você precisa dominar para atuar na área.

Se você pretende trabalhar com Departamento Pessoal, clique aqui e entenda como aprender tudo isso e se tornar um profissional qualificado.