Só com a ajuda do TI para fazer Livros Digitais


Se sua área de TI (Tecnologia da Informação, Sistemas, ou outra denominação) não ajudar provavelmente suas entregas de livros digitais da ECD e ECF serão um problema quase insolúvel. Previstos no Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, os livros contábeis e contábeis-fiscais tendem a demandar um esforço grande para gerar livros consistentes e confiáveis na próxima entrega (maio e junho/16) por conta da Adoção Inicial (extinção do Regime de Tributário de Transição – RTT).

Normalmente as demandas do SPED envolvem grande captura de dados e um regramento tributário ou contábil de monta considerável. Os profissionais de TI normalmente se envolvem seguindo fielmente o que está estabelecido pelos profissionais contábeis. Mas o que há de novo neste ano? Muitas, mas muitas são as novidades para os dois profissionais (Sistemas ou Contábil). Mostro aqui apenas uma parcela, pois o texto seria demasiado longo:

a) Criação de Subcontas na contabilidade. Para alguns sistemas falar em subcontas é o “tiro de misericórdia” para sua aposentadoria e a consequente substituição. Ter mais níveis nas contas que deverão controlar contrato a contrato do crediário, por exemplo, poderá ser uma “loucura” inviável em termos tecnológicos no ambiente da empresa tanto pelo volume quanto pelo esforço de processamento no sistema contábil;


b) para algumas empresas que fazem o encerramento trimestral, cuja visão societária é que haverá apuração real de resultado por trimestre, deverá ter encerramento de exercício trimestral, pois para que a ECF esteja compatível com a ECD as duas deverão seguir o mesmo regramento. Então seu sistema contábil deverá gerar encerramento de exercício (de três meses) com todos os rigores decorrentes desta situação;

c) mesmo que sua empresa/entidade faça apuração anual, caso seja contribuinte sujeito ao Imposto de Renda da Pessoa Jurídica – IRPJ, deverá gerar LALUR mensalmente. O Livro de Apuração do Lucro Real é peça obrigatória (o PVA não acusa erro pela falta) nos casos de balancete de suspensão/redução. Esta situação deverá estar prevista nos sistemas e não em planilhas de cálculos no computador do contador;

d) geração de razões do tipo Z, para aquelas empresas que não optaram por gerar uma subconta para cada contrato, item do imobilizado, etc deverão gerar e entregar os razões Z para cada situação, conforme previsto na Escrituração Contábil Digital – ECD. Não há equívoco: os razões auxiliares do tipo Z são peças que compõe a escrituração comercial e não a fiscal (ECF). Tanto é assim que se a ECD até 2014 era do tipo G, a partir de então passará para tipo R, com Razões Auxiliares;

Vou parar por aqui. Se você é um profissional da área de TI e de alguma forma se envolve nas entregas da ECD/ECF, tenha em mente que os volumes de dados que serão alvo dos livros auxiliares tipo Z ou das subcontas serão enormes. Seja porque foram registradas informações neste nível (uma subconta para cada contrato, cada bem do imobilizado, etc) na contabilidade ou nos razões que gerarão o suporte para a apuração do resultado no LALUR. Pelos volumes, qualquer apuração manual é inviável, geralmente. As “famosas” planilhas não oferecerão o suporte à adoção inicial prevista para a escrituração de 2015 (a ser entregue em maio e junho de 2016).

Por fim, a minha dica para os analistas de sistemas é perguntar ao seu colega contador qual foi a satisfação dele com a solução utilizada para gerar a ECF no ano de 2014. A resposta dele poderá ser boa, e estimo que para 2015 o resultado será de cerca de um terço desta satisfação. Se a resposta for ruim, difícil ou desesperadora então você deve considerar que será apenas um décimo para a entrega da ECF/ECD 2015. Considero assim porque será, sem dúvida, mais difícil a execução desta tarefa no ano de adoção inicial (como regra geral) – fazer os livros digitais.

Para que haja a manutenção do menor esforço manual e maior ganho de produtividade sugiro que sejam pesquisadas no mercado soluções que privilegiam a alimentação do LALUR/LACS a partir da contabilidade, controle de saldos e conciliação automática de razoes auxiliares tipo Z, geração de resultado pela visão do plano de contas da Receita Federal, encerramento fiscal apenas na solução fiscal (para os casos de trimestralidade) entre outras funcionalidades importantes. Também para que se mantenha uma boa relação custo-benefício é muito importante estar apto para rodar em nuvem (custos absurdamente menores de Infra-estrutura do que na forma tradicional).

Uma ótima oportunidade para buscar mais conhecimento sobre o tema será participar do Conexão SPED 2016 em Porto Alegre, dia 12/maio – Acesse www.decisionit.com.br/conexaosped2016. Neste evento estarão os maiores especialistas do país, incluindo os coordenadores das escriturações (EFD Fiscal, eSocial e ECD/ECF) por parte da Receita Federal do Brasil. Serão debates específicos em painéis especialmente pensados (por mim) para oferecer ao público de TI e Contábil muita informação de qualidade. Com o apoio do SESCON RS e realização da Decision IT, o evento contará mais uma vez com um ambiente confortável tipo teatro (Teatro do CIEE), equipamentos de som e várias visões sobre cada tema.

Mauro Negruni trabalha há mais de 20 anos com projetos fiscais e contábeis em grandes empresas. É sócio-fundador e Diretor de Conhecimento e Tecnologia da Decision IT. Matéria: Baguete

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