Quem quer ter sucesso na gestão administrativa de seu negócio e conseguir altos índices de produtividade precisa alcançar mais resultados, empregando a menor quantidade de recursos possível, mas sem afetar o nível de qualidade desejado por seus clientes.

Uma equação nada fácil de se equilibrar!

Mas existem 4 fatores nessa conta que você pode ficar de olho para descobrir como aumentar a produtividade da empresa de forma ágil e objetiva:

  • desperdícios;
  • atrasos; 
  • gargalos; 
  • handoffs (calma, você já vai descobrir o que é isso…)

Neste post você vai entender como cada um desses fatores afeta sua produtividade e como se livrar deles com a automatização de processos.

Como aumentar a produtividade da empresa barrando seus 4 vilões

Desperdícios, atrasos e gargalos você conhece. Mas e handoffs? 

Entenda melhor como cada um deles afeta os resultados de seu negócio e como automatizar processos pode acabar com esses 4 vilões da produtividade.

1- Desperdícios

Desperdício é usar recursos além do necessário na hora de executar uma tarefa.

Energia, papel e banda larga são alguns dos recursos mais sujeitos a desperdício nas empresas.

Existem alguma medidas simples para evitar isso, como sensores de movimento para apagar as luzes, avisos e conscientização para que as pessoas não imprima documentos desnecessariamente e evitar manter sites e aplicativos logados e um milhão de abas abertas em seu computador.

Mas o maior e mais caro dos desperdício é o do tempo! Esse é o recurso mais valioso do seu negócio, principalmente quando usado por um colaborador de alto nível, que pode agregar muito valor à sua organização se estiver fazendo o trabalho certo na hora certa.

Já pensou um recurso como esse tendo que se dedicar a tarefas chatas e repetitivas?

Pois é, mas só que isso acontece nuto…

Por exemplo: imagine um grande vendedor de sua empresa, daquela que fecha grandes negócios, tendo que entrar na página de administração de anúncios do Facebook para coletar os dados de contato de leads captados pelo Facebook Lead Ads e, em seguida, passar tudo para sua ferramenta de CRM.

Só depois dessa trabalheira toda é que ele vai poder usar o CRM para procurar as melhores oportunidades de negócio e fechar vendas.

Sabe como evitar isso? Fazendo uma automatização que integre ferramentas por meio de APIs.

Não sabe o que é API? APIs são protocolos da internet que permitem que duas ferramentas na nuvem troquem informações entre si. 

Assim, usando uma API como essa, você pode fazer com que a cada nova resposta captada em um anúncio do Facebook Lead Ads, um negócio seja criado ou atualizado em seu CRM.

E esse é só um exemplo de como automatizar processos usando APIs de integração. Veja mais a seguir. 

2- Atrasos

Em um e-commerce, atrasar uma entrega é uma das piores coisas que pode acontecer. Seu cliente pode ficar bastante decepcionado e até falar mal da empresa nas redes sociais.

Por isso, ser ágil para que a expedição prepare logo as encomendas e envie para seus cliente é fundamental: nada de atrasos nessa hora!

Assim, que tal usar esta automatização: a cada pagamento aprovado em seu e-commerce, inserir uma nova linha, automaticamente e em tempo real, em uma planilha do Google Sheets.

Evidentemente essa planilha será usada pelo pessoal da expedição para verificar as compras aprovadas e, imediatamente, providenciar seu envio.

3- Gargalos

Gargalos ocorrem quando não há recursos suficiente para realizar uma determinada tarefa do processo no mesmo ritmo que as que a antecedem. Assim, se acumlam tarefas prontas antes dessa, o que atrasa todo o processo.

Imagine que você quer fazer uma pesquisa de satisfação de clientes. Para isso, terá que contratar um entrevistador que fará perguntas para eles, compilará em um formulário e depois passará para uma tabela.

O gargalo aí está no recurso entrevistador, que vai demorar muito para fazer cada uma das entrevistas individualmente.

E se ao invés de fazer as entrevistas pessoalmente uma por vez, esse responsável pela pesquisa usasse um formulário online e já compilasse autiomnaribamente as respostas em uma planilha?

Veja como aumentar a produtividade de sua empresa usando a seguinte automatização: quando um formulário for respondido no Google Forms, acrescentar uma nova linha no Excel.

4- Handoffs

Pronto, finalmente você vai descobrir o que é isso!

Handoff ocorre quando um processo passa da responsabilidade de uma pessoa ou equipe para outra. Nesse caso, se as informações não forem passadas de maneira adequada, muitos erros podem acontecer.

Por exemplo: quando o fechamento de uma venda passa da área comercial para a contábil, que deve emitir a nota fiscal.

Nessa hora, podem acontecer erros de transcrição de valores, do CPF, da data etc.

Só que não, se você usar a seguinte automatização: a cada pagamento aprovado pelo meio de pagamento, gerar automaticamente uma nota fiscal.

Viu como é fácil automatizar processos para alcançar mais produtividade em sua empresa?

Por isso, procure oportunidades de melhoria, como gargalos, atrasos, desperdícios e handoffs e pesquise quais automatizações podem ser usadas para acabar com esses vilões da produtividade. 

* Este post foi escrito por Diego Minone, CMO da Pluga apaixonado por dados, produtividade e chocolate meio amargo.

Fonte: Iugu