Como cancelar uma Nota Fiscal Eletrônica?

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Cancelar nota fiscal eletrônica é uma necessidade muito comum no cotidiano das empresas.

Mas mesmo esse evento acontecendo quase que diariamente, ele ainda gera muitas dúvidas sobre o processo.

Neste artigo, você vai saber todos os detalhes de como cancelar nota fiscal eletrônica. Não perca!

Motivos para cancelar nota fiscal eletrônica

Cancelar nota fiscal eletrônica pode ser a consequência de muitas ações dentro de uma empresa.

Alguma das ações que podem levar o cancelamento de uma nota fiscal eletrônica são:

  • Erro de digitação de informações
  • Cálculos errado dos valores
  • Cliente com informações desatualizadas
  • Desistência do negócio

Além destas razões há diversas outros motivos que podem fazer uma nota ser cancelada.

O ideal é que o cancelamento seja feito só em casos de extrema necessidade ou quando a legislação exigir. Por isso é fundamental que o responsável pela emissão do documento fiscal tenha muita atenção no preenchimento das informações.

Como cancelar nota fiscal eletrônica

Cancelar uma nota fiscal eletrônica é um processo que não é muito complexo, mas exige total atenção para evitar que seja cancelada uma nota válida, por exemplo.

O cancelamento pode ser feito diretamente pelo software que emitiu a nota fiscal eletrônica. O mais comum é esta opção se encontrar disponível no menu de gerenciamento de notas fiscais.

Neste menu, deverá constar uma opção “Cancelar Nota Fiscal”. Ao localizá-la, o responsável deverá conferir e confirmar qual é o número da nota fiscal eletrônica a ser cancelada.

Após selecionar o documento, será enviada uma solicitação de cancelamento à Secretaria da Fazenda do estado onde a empresa está sediada. Este processo é feito todo de forma digital.

É importante lembrar que o cancelamento da nota fiscal eletrônica é somente possível com o certificado digital da empresa. Desta forma, é garantido a segurança e integridade das solicitações.

A Secretaria da Fazenda responsável irá analisar e retornar a resposta sobre o cancelamento. Após a confirmação, será possível imprimir um documento comprovando o cancelamento.

Para maior segurança, é recomendado fazer uma consulta no portal da Nota Fiscal Eletrônica, que pode ser acessado neste link. Será necessário informar a chave acesso da nota fiscal e será possível visualizar o evento de cancelamento nas ocorrências do documento.

Prazo para cancelar nota fiscal eletrônica

Para cancelar uma nota fiscal eletrônica existe um prazo máximo de 24 horas após a hora da emissão. Este prazo está previsto no Ajuste Sinief 12/12.

Este prazo pode parecer curto, mas ele foi pensado como uma forma de evitar o cancelamento de notas fiscais eletrônicas que já estejam acompanhando uma mercadoria em circulação.

No entanto, não é raro que o cancelamento da nota fiscal eletrônica ocorra fora deste prazo. Por vezes, a logística das empresas e até mesmo o próprio sistema das Secretarias da Fazenda acaba influenciando neste prazo.

Quando uma nota é cancelada fora do prazo de 24 horas, o emitente fica passível de multa por conta da Receita Federal. Essa determinação é válida para todo o país, mas cada estado possui sua própria legislação sobre as penalidades

É fundamental que a empresa procure seu contador para se informar sobre isso, mas no geral a multa é cerca de 1,5% do valor da transação que foi cancelada.

Problemas em cancelar nota fiscal eletrônica

Cancelar uma nota fiscal eletrônica pode trazer alguns problemas para a empresa que a emitiu. A principal delas é atrapalhar na logística de entrega das mercadorias.

Imagine que um caminhão já esteja carregado com todas as mercadorias, todas as notas constando no MDF-e que acoberta aquela carga e é necessário o cancelamento de uma única nota fiscal.

Por conta disto, será necessário emitir nova nota fiscal dependendo da situação, influenciando também na emissão do MDF-e.

Desta forma, o cronograma planejado para esta carga será afetado, levando a possíveis atrasos nas entregas.

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