Elaborar um
contrato de prestação de serviços de contabilidade digital exige atenção aos detalhes. Afinal, o fato de não ter contato pessoal com o cliente pode levar a uma sensação de informalidade. E ela, por si só, é prejudicial à relação entre vocês. Mas como fazer da forma certa? É sobre isso que iremos falar neste artigo.
Contrato de prestação de serviços de contabilidade: você precisa de um
Primeiramente é importante considerar que prestar serviços contábeis de maneira remota, ou virtual, não isenta o contador das
responsabilidades que possui e não modifica o seu
Código de Ética. Quanto ao cliente, também compete a ele os mesmos cuidados que teria caso procurasse os serviços de um escritório contábil físico. Ou seja, ainda terá que cumprir com questões como a
inadimplência no pagamento dos serviços que contratar, além do atendimento aos prazos para envio de documentação contábil do seu negócio, por exemplo. Existe ainda a obrigatoriedade de fornecimento da
Carta de Responsabilidade da Administração, segundo a
Resolução CFC Nº 1457, de 11 de dezembro de 2013. Esse é um instrumento necessário para a comprovação dos serviços prestados e para a fiscalização do profissional contábil. Vale lembrar que a não apresentação
configura infração nos casos em que há exigência pelo Conselho Regional de Contabilidade.
Passo a passo para elaborar seu contrato
Alguns itens são imprescindíveis para um contrato de prestação de serviços de contabilidade. Então, é importante o contador ficar atento e se antecipar, pontuando todas as situações previstas na
relação de negócios que irá se iniciar a partir da assinatura do documento. Para auxiliar você, separamos neste passo a passo pontos importantes que não devem ser esquecidos no momento de elaborar o seu documento. Fique ligado!
Apresentação
O primeiro passo é apresentar
quem são as partes que irão assinar o contrato. Neste ponto, serão informados os dados como o nome e o CNPJ, além da localização do escritório contábil, o nome da empresa, ou profissional que está contratando seus serviços, como também seu CNPJ ou CPF e endereço de atuação. É importante inserir uma observação de que, ao assinar o contrato, o contratante (no caso, seu cliente)
concorda com os termos descritos no documento. Também que ambas as partes estão cientes das cláusulas contratuais. Você pode optar pela assinatura física, caso o cliente queira. Mas já existem ferramentas disponíveis para a
assinatura online, como:
Variáveis tributárias
O contador pode inserir no contrato de prestação de serviços de contabilidade um item quanto às variáveis tributárias que podem interferir no contrato como um todo. Por exemplo, elas podem ser relativas aos regimes de
recolhimento de impostos que podem ser adotados pelas empresas. É importante deixar claro quais as obrigatoriedades quanto à contabilidade o cliente está sujeito por lei. Vale informar também quando o contratante é
MEI, que não possui necessidade de
emissão de nota fiscal na venda de produtos e quando o serviço é prestado para pessoas físicas.
Serviços prestados
Todo contrato de prestação de serviços de contabilidade deve conter, detalhadamente,
quais tarefas serão realizadas para o seu cliente. É muito importante que as cláusulas descritas neste tópico sejam bastante claras e objetivas sobre o que exatamente será oferecido. Você pode dividir da seguinte maneira:
- Fixação de demandas com valor mensal, com base no volume de serviços que serão prestados: área contábil, área de tributos, área trabalhista e previdenciária
- Quanto à folha de pagamento e orientações trabalhistas e previdenciárias
- Serviços avulsos: área contábil, área de tributos, área trabalhista e previdenciária e área societária e cadastral
- O contador pode inserir também outras especificações quanto aos serviços prestados pela sua empresa contábil, além de separar as demandas que serão realizadas pela equipe e aquelas exclusivas do contador.
Obrigações do contratante
Aqui, é importante inserir todas as obrigações que o seu cliente deve ter para que a relação de negócios possa se dar de maneira correta. Não deixe de informar questões como
prazos para envio de documentação contábeis (fiscais, financeiras e operacionais) e trabalhistas. Como se trata de um contrato de prestação de serviços de contabilidade digital, é importante ainda prever as obrigações quanto ao lançamento de dados pelo contratante no
sistema de gestão integrada.
Informações quanto à inadimplência
O contador deve ainda se resguardar quanto à inadimplência por parte de seus clientes, deixando claro o que acontece em
casos de não pagamento no contrato de prestação de serviços de contabilidade. O ideal é informar a suspensão dos serviços após 30 dias de inadimplência. Já nos casos a partir de 45 dias de inadimplência, a
rescisão contratual por parte do contratado e a inclusão do CNPJ ou CPF nos órgãos de proteção. Caso sua empresa contábil já possua alguma política quanto à inadimplência, é aconselhável inseri-la no contrato.
Dos cuidados quanto à informação
É preciso prever a inserção da cláusula relacionada aos cuidados quanto às informações de
login e senha, considerando se tratar de serviços de
contabilidade digital. Desse modo, o contador ficará protegido quanto à má utilização do sistema por terceiros relacionados aos seus clientes.
Quanto às obrigações do contador
O profissional contábil deve ainda informar no contrato quais as obrigações que
está assumindo junto ao seu cliente, como:
- A prestação de serviços
- O sigilo nas informações
- O correto cumprimento dos prazos para envio de dados para o Fisco, segundo a legislação
- A entrega de qualquer outro documento adicional necessário.
Valores do contrato
Nesse item, os valores acordados com o cliente devem ser inseridos no contrato de serviços de contabilidade digital e devem ser
bem especificados. Por exemplo, se a sua empresa contábil cobra adicional por empregado para o cálculo de folha de pagamento, essa informação deverá estar ali. É importante também informar a data para o
pagamento dos honorários, juros e multa no caso de atrasos, assim como o período de reajuste dos valores acordados.
Vigência e rescisão
Como dito anteriormente, o objetivo de elaborar um contrato de contabilidade digital é o de
prever todas as variáveis que podem ocorrer no período de prestação de serviços para um cliente. Então, é importante formular uma cláusula quanto à vigência e causas que podem ocasionar a rescisão contratual por uma das partes.
Privacidade e uso dos dados
Por se tratar de um serviço prestado por meio da internet, um item relacionado à forma como o contador pretende fazer
uso das informações do cliente é muito importante. Você pode buscar exemplos de
termos de uso para incluí-los no seu contrato e, posteriormente, criar um termo de uso exclusivo para a sua empresa contábil.
Limitação da responsabilidade
Outro ponto a ser observado no contrato de serviços de contabilidade digital é quanto à limitação da responsabilidade do profissional contábil. Um bom exemplo seria nos casos onde o empresário procura maneiras de distorcer as informações enviadas para o contador.
Disposições Gerais
Para finalizar, o contador pode inserir neste item todas as informações relevantes que não se encaixam nas cláusulas anteriores.
O que não pode faltar no contrato
Agora que já conheceu todas as particularidades de um contrato de serviços digitais para empresas contábeis, é importante saber que cada cláusula deve ser voltada para o seu
tipo de atuação e de acordo com a maneira que seu escritório trabalha. Entretanto, existem alguns pontos que não devem ser deixados de lado e precisam contar nesse tipo de documento. Vamos a eles:
- Apresentação de contratado e contratante de modo completo
- Obrigações do contratante e contratado
- Serviços a serem prestados
- Valores a serem cobrados
- Período do contrato e causas que podem ocasionar sua rescisão
- Limitação da responsabilidade do profissional contábil.
Transição para a contabilidade digital
Discutir e descobrir como formular um contrato de contabilidade digital é apenas um dos passos para que a sua empresa contábil esteja
cada vez mais automatizada e à frente da concorrência. A contabilidade digital veio para manter o contador mais próximo de seus clientes, além de permitir que tarefas que antes consumiam o tempo do profissional e da equipe se tornem
mais dinâmicas e práticas. Com mais tempo disponível, o contador pode agregar valor aos serviços prestados, se tornando um
parceiro estratégico de seus clientes. Atualmente, os empresários buscam no profissional contábil alguém capaz de ser mais do que um burocrata que lida com a papelada e guias de impostos. Eles desejam um profissional que possa
contribuir para a gestão financeira de seus negócios. O contrato de contabilidade digital é certamente um passo importante para que seu escritório passe ao status de empresa contábil, a partir dos
novos serviços que a tecnologia permitirá a você oferecer. Portanto, faça uso de
softwares de integração contábil, aplicativos que permitam estar mais próximo do cliente e sistemas de
armazenamento em nuvem. Isso o ajudará a perceber as vantagens de aderir à contabilidade digital. Via
Conta Azul
