Como Deixar sua agência de publicidade em dia com a Receita Federal

Uma recomendação importante é começar a empresa de forma organizada – escolher com critério os CNAEs, o regime tributário e manter o fluxo de caixa organizado

Trabalhar com publicidade é sinônimo de criatividade e de um intenso fluxo de trabalho, com prazos e tensões constantes. Mas essa rotina frenética em torno de boas ideias para transformar o negócio do seu cliente cada vez mais atrativo para o consumidor não pode deixar de lado todas as questões burocráticas do negócio. Principalmente, a prestação de contas para a Receita Federal . Afinal, você quer estar dentro da lei, não é mesmo?

A preocupação com a contabilidade da sua agência deve começar antes mesmo de criá-la. As primeiras decisões sobre o seu negócio já sinalizam como você vai ter que prestar contas e cuidar da sua parte financeira. Para garantir a sustentabilidade financeira, o melhor é trabalhar com prevenção  – conhecendo todas as opções para cuidar bem do seu dinheiro. 

Tudo começa com a escolha dos CNAEs e a natureza jurídica da sua empresa.  Além das atividades que serão desenvolvidas, você terá que considerar o número de funcionários e o faturamento previsto. Com a ajuda de um contador especializado, isso tudo fica mais fácil, pois ele vai saber as especificidades de cada atividade e o impacto de suas escolhas na saúde financeira da empresa. É começar com o pé direito!

Provavelmente, a sua empresa poderá ser optante pelo Simples Nacional. Nesse regime tributário, o pagamento de tributos é simplificado e pago em uma única guia. Entretanto, as alíquotas podem variar, e, mais uma vez, vale lembrar da importância da ajuda especializada. O Simples Nacional aceita empresas que faturem até 4,8 milhões por ano.

Quais são as obrigações tributárias de uma agência de publicidade?

A emissão de notas fiscais é a primeira obrigação de um negócio que queira agir de acordo com a legislação. A nota fiscal é a prova de que você age corretamente. A nota fiscal só não é exigida para MEI (Microempreendedor Individual) quando o serviço é prestado para uma pessoa física. 

Notas emitidas e é hora de pagar os impostos. Como vimos neste texto, se a sua empresa é optante pelo Simples, os tributos estarão todos na mesma guia. Já se o seu regime for outro, o recolhimento será feito separadamente. Pois o valor da alíquota e a forma de tributação podem sofrer alterações de acordo com o regime escolhido pela agência de publicidade e propaganda. 

Outra obrigação fundamental para uma agência de publicidade é a declaração do Imposto de Renda (IR). Eis o momento da prestação de contas.  No caso das agências de publicidade e propaganda, é muito comum a dúvida sobre os valores repassados às agências, pelos clientes, para o pagamento de anúncios em veículos de comunicação. 

Os valores pagos às agências por outras pessoas jurídicas pela prestação de serviços de propaganda e publicidade estão sujeitos à incidência de Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) à alíquota de 1,5%. Entretanto, os valores repassados às agências para pagamento de empresas de rádio, televisão, jornais, revistas e outros veículos de mídia não entram na base de cálculo da retenção na fonte.  Esse é um ponto importante de atenção e, por isso, é bom contar com seu escritório de contabilidade especializado. Você vai entender todas as situações que envolvem a prestação de contas com a Receita, seja quando há antecipação de recursos, como adiantamentos, bonificações e outros pontos específicos relacionados ao trabalho de uma agência de publicidade e propaganda. 

A responsabilidade pela retenção na fonte do Imposto de Renda e o seu efetivo recolhimento é da própria agência de propaganda. Já o seu cliente, no caso anunciante, e a sua  agência de propaganda são solidariamente responsáveis pelo pagamento do imposto.

Como estar em dia com tributos e obrigações?

Com tantos detalhes, você pode estar pensando em como estar em dia com toda essa burocracia. Já falamos neste texto sobre a importância de você contar com um parceiro especializado no seu negócio – um escritório de contabilidade que entenda do mercado e da atuação de uma agência de publicidade. Isso é fundamental!

Dessa forma, você terá mais tempo para se dedicar ao trabalho criativo e à gestão de sua equipe, mas, claro, como empresário você precisa conhecer e estar atento aos processos importantes do seu negócio. Um processo central é o financeiro. 

Dedique um tempo e estabeleça um fluxo de caixa e controle financeiro para sua agência. O ideal é que ele esteja integrado, ao máximo, com o seu contador – com isso, você vai reduzir custos e tempo. 

Uma recomendação importante é começar a empresa de forma organizada – escolher com critério os CNAEs, o regime tributário e manter o fluxo de caixa organizado. É muito comum que o empreendedor pense em organizar as finanças depois que o importante é começar. Entretanto, essa dica simples de começar com organização, vale ouro! 

Como saber se a empresa está em dia com as obrigações?

Se você está bem assessorado, dificilmente sua empresa não estará em dia com suas obrigações. Mas, de qualquer maneira, há uma forma muito fácil de verificar qual a situação da sua empresa.

Uma medida bem fácil e que poderá garantir boas noites de sono ao empresário é checar o status do seu CNPJ nos variados órgãos. Você pode pesquisar sua situação em relação aos tributos municipais, estaduais e em relação ao imposto de renda e suas obrigações tributárias. 

Pelo portal na Internet da Receita, com os dados da empresa em mãos, é possível, se a situação estiver em dia, emitir certidões negativas. Esses documentos têm validade legal e certificam que, naquela data, a empresa não tinha não tinha dívidas ou pendências, seja com encargos municipais, estaduais ou federais. As certidões também atestam que a situação da empresa juridicamente está regular. 

A emissão periódica dessas certidões facilita o trabalho de auditoria da empresa. Elas também são úteis para pleitear financiamentos ou para a participação em processos de licitação. 

Quais documentos precisam ser guardados para comprovar as obrigações?

Mesmo com a consulta frequente às certidões, há documentos que precisam ser guardados para futuras contestações. Por isso, a organização é muito importante. 

Os principais documentos que precisam ser guardados são os comprovantes relativos aos tributos, como guias de recolhimento, notas fiscais, documentos contábeis, livros fiscais e declarações entregues ao Fisco. Que bom que você tem um contador organizado com você, não é?

Se sua empresa tem empregados, é importante guardar, também, os contratos de trabalho, livro ou ficha de registro dos funcionários e os recibos de pagamento de salários.

Em média, a recomendação é que os documentos sejam guardados por, no mínimo, cinco anos. Mas, atenção, folha de pagamento e registro eletrônico trabalhistas devem ser armazenados por dez anos. Já os documentos relativos ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), a recomendação é que sejam mantidos por 30 anos. 

Em função da concessão de benefícios previdenciários, quando não enviados ao e-social, os contratos de trabalho e livro de empregados devem ser guardados por tempo indeterminado. 

Como vimos até aqui, o trabalho burocrático é igualmente importante para o sucesso do seu negócio – por mais difícil que isso pareça para uma pessoa que lida com criatividade e ideias fora da caixa. No caso, aqui, é organizar bem essa caixa da contabilidade, finanças e obrigações e contar com quem entende do assunto. Se esta caixa estiver organizada, você terá muito mais tempo e liberdade para abrir as outras. 

Por Vitor Torres – CEO e fundador da Contabilizei, Administrador de Empresas, Empreendedor Endeavor, CEO e fundador da Contabilizei, o primeiro e maior escritório de contabilidade online do país.

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Original de Contabilizei

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