SPED é um sistema criado pelo governo federal constituído por módulos específicos onde as empresas devem informar uma série de informações contábeis e fiscais.

Ocorre que durante o dia a dia das empresas, com a infinidade de obrigações, além das frequentes mudanças na legislação tributária, é comum que alguns erros passem despercebidos na escrituração fiscal.

Vale ressaltar que, embora tais equívocos não sejam provocados intencionalmente, existe a possibilidade de que a Receita Federal e as secretarias de fazendas estaduais interpretem erros nas entregas das obrigações acessórias como má fé.

As consequências disso para o seu negócio, você já sabe: multas e demais penalidades, a depender da gravidade do erro.

Entretanto, é possível antecipar-se aos erros e otimizar a conferência da EFD ICMS IPI da sua empresa. 

Neste post vamos te mostrar como. 

3 erros comuns na EFD ICMS IPI

Antes mesmo de apontarmos os meios pelos quais você pode evitar inconsistências é preciso destacar quais são erros mais comuns cometidos durante a escrituração da EFD ICMS IPI.

Separamos os três mais frequentes.

Veja a seguir:

Erros na totalização da NF-e

Um dos mais comuns, os erros na totalização da NF-e geralmente são ocasionados por falhas de preenchimento seja por falta de conhecimento qualificado do profissional que está emitindo o documento ou mesmo um erro de digitação.

Caso o equívoco seja identificado antes que da mercadoria circular, existe a opção de cancelar a NF-e ou mesmo emitir uma nota fiscal de ajuste ou complementar.

Caso contrário, se os erros não forem identificados, as inconsistências serão mantidas no sistema.

CST e CFOP incoerentes

É sabido que o CST exerce grande influência sobre o cálculo dos tributos sobre determinada operação. 

Além disso, uma vez que CST e CFOP não estejam relacionados de forma coerente é possível que os créditos ou débitos sejam cobrados de forma irregular. 

Isso fará com que a empresa fique sujeita à penalidades, colocando-a em desconformidade com o fisco.

Erros no cruzamento interno de dados do SPED

Por último, também é bastante comum que haja inconsistências entre as informações contidas no SPED fiscal e os demais arquivos que compõem o sistema SPED em si, como por exemplo a EFD contribuições, EFD Reinf, ECF, ECD e demais documentos. 

Dessa forma, é de suma importância que esses dados sejam checados antes de serem transmitidos ao Fisco e consequentemente evitar o risco de multas e demais penalizações.

Como diminuir erros no SPED

Listamos acima os três principais erros que ocorrem durante o envio do arquivo SPED ao Fisco. 

Entretanto, existem algumas medidas que o seu negócio pode adotar para não só diminuir a incidência de inconsistências no SPED como também otimizar o processo de conferência do mesmo. 

Confira as dicas abaixo.

Dê prioridade à organização dos seus documentos fiscais

Sempre batemos nessa tecla aqui no Blog: organização dos arquivos fiscais faz toda a diferença para o bom andamento dos processos relacionados direta ou indiretamente à esses documentos.

O ponto fundamental aqui é que manter os arquivos fiscais em ordem torna muito mais fácil encontrar e identificar inconsistências quando elas surgirem, além de facilitar e otimizar o trabalho da sua equipe.

Siga as instruções contidas nos manuais do SPED 

É fundamental seguir à risca as informações contidas no Guia Prático e no Manual de Orientação de cada respectivo SPED, bem como  a legislação de cada unidade federada. 

Eles esclarecem alguns aspectos referente à apresentação dos registros, conteúdos de alguns campos e  estrutura de apresentação do arquivo. 

Lembre-se que lançamentos efetuados em desacordo com as orientações contidas no Guia Prático e Manual de Orientação do SPED deixam o contribuinte sujeito a penalidades.

Estabeleça uma cultura de compliance na sua empresa

Este é um ponto que já tratamos de uma forma mais profunda e completa neste post aqui do Blog.

Entretanto, vale sintetizar rapidamente a questão do compliance relacionando com o SPED.

Pois bem, compliance significa “estar em conformidade” com algo. 

Dentro do contexto empresarial e mais especificamente na área fiscal de um negócio, o compliance implica uma série de ações com o objetivo de manter a empresa em conformidade com a legislação, especialmente no que diz respeito ao pagamento de tributos e o cumprimento das normas do SPED.

Dessa forma, o compliance é uma das alternativas para identificar e prevenir erros no SPED fiscal.

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Conteúdo original Eficiência Fiscal