Como estruturar os honorários contábeis?

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Os honorários são as receitas das empresas contábeis e precisam estar muito bem definidos para que o financeiro só se preocupe em receber esses valores, pagar o que é devido destinar o lucro aos propósitos dos donos da empresa.

Para que esse processo seja simples quanto parece, todas as variáveis sobre os honorários devem funcionar como engrenagens de um relógio suíço.

Precificar honorários

Uma empresa contábil pode prestar inúmeros tipos de serviços e para isso ela vai precisar de uma estrutura, colaboradores capacitados e atender uma rotina de trabalho.

Atualmente é possível encontrar diversos modelos para acomodar da melhor maneira o operacional de uma empresa contábil, com opções que vão dos mais tradicionais ao teletrabalho e até terceirização, maximizando assim os recursos, porém o custo operacional sempre existirá e ele será um dos pilares para a precificação.

Escolha de fornecedores também entram na conta mesmo fazendo parte do custo operacional, deve-se dar uma atenção estratégica pois, além de impactar nos valores, também influenciará o desempenho da sua empresa, principalmente nos quesitos de tecnologia tanto de profissionais quanto software e hardware.

A concorrência é outro pilar que deverá ser analisado e neste passo deve-se tomar muito cuidado, pois oferecer um preço muito abaixo do mercado sem planejamento pode complicar a empresa no futuro, sem contar que dependendo da sua abordagem, ela pode ser considerada anti-ética.

Por fim a percepção de mercado deve ser levada em conta. Como sua empresa quer ser vista por seus clientes? Melhor custo beneficio ou a mais desejada. Em qualquer lugar que sua empresa esteja entre essas duas opções, precisarão existir diferenciais que justifiquem a percepção.

Com todos esses fatores analisados sua empresa terá um valor a cobrar e um serviço para entregar.

Então quando os clientes chegarem tudo deverá estar preparado para que não haja nenhuma surpresa para nenhuma das partes.

Para isso um bom contrato é fundamental e tudo referente aos honorários que deverão ser pagos para sua empresa contábil estarão contemplados nele, mas antes é preciso ter um planejamento adequado para cada um dos pontos.

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Reajuste de honorários

Uma política ágil de reajuste de honorários é fundamental. Tudo fará parte da sua estratégia. As duas opções mais comuns são:

Ajuste anual em uma única data para todos os clientes, tendo o benefício de ser mais prática, porém pode ser delicado explicar para um cliente que com apenas 2 meses de contrato irá ter seu contrato reajustado.

A outra opção é a de reajuste dos honorários contábeis no mês de aniversário do contrato de prestação de serviço, mais indicada, porém demanda mais controle. Contudo existem sistemas que podem ajudar nessa questão.

Honorários para serviços extras

Por mais que seu contrato de prestação de serviços contábeis preveja a maioria das situações e sua cobrança mensal dos honorários cubra essas situações, existirão demandas extraordinárias que irão necessitar de cobrança extra àquele pacote contratado pelo cliente.

Nesses momentos será fundamental apresentar uma fatura detalhada ao cliente, onde ele possa ter um demonstrativo de tudo que foi solicitado além do combinado e por isso cobrado a mais.

Honorários atrasados

Tão necessária quanto a política de reajuste é necessária uma política para a cobrança dos honorários atrasados.

Sua empresa precisará estar preparada para a inadimplência, regras claras quanto a prestação do serviço contábil e suas consequências em casos de maiores atrasos.

Quanto tempo inadimplente um cliente pode ficar até ter todos os serviços cortados?
Sua empresa irá protestar clientes com débito?
Existirá uma política de renegociação desses débitos?
Quando um contrato deve ser cancelado?

Tudo isso deve estar previsto em contrato.

Contrato de prestação de serviços contábeis

Todas as variáveis referentes aos honorários contábeis devem estar contempladas em um contrato de prestação de serviços entre a sua empresa contábil e seu cliente, garantindo transparência.

Além de garantir as obrigações de cada um dos lados um contrato de prestação de serviços bem elaborado demonstra maior seriedade. Acredite isso é um diferencial importante.

Sistema de cobrança de honorários contábeis

A partir do momento que o contrato de prestação de serviços contábeis é assinado, sua empresa deve estar pronta para fazer a cobrança recorrente desses honorários.

Então a cada mês sua empresa irá preparar uma fatura detalhada dos serviços contábeis prestados, caso tenha existido serviços extras, estes também deverão estar demonstrados.

Um boleto deverá ser emitido para receber o honorário contábil na conta corrente da sua empresa.

Também deverá ser emitida a nota fiscal de serviço.

Após isso, garantir a entrega desses documentos em tempo hábil ao cliente para que ele possa efetuar o pagamento.

Depois monitorar o recebimento desses pagamentos

Esse processo repetido com a devida atenção para cada cliente pode ser bastante demorado dependendo de como é feita a gestão dessas rotinas.

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