Como fazer folha de pagamento: o passo a passo

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Mensalmente empresas precisam reunir as informações dos trabalhadores e transformá-los em dados contábeis. Esse procedimento resulta na Folha de Pagamento, que se trata de um documento obrigatório segundo o artigo 464 da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) e pelo artigo 225 do Decreto 3048/1999. 

Mesmo sendo parte da rotina das empresas, a folha de pagamento envolve legislações e variáveis que são considerados por muitos como algo burocrático. Então, para te ajudar a entender melhor como é feita a folha de pagamento, montamos um passo a passo do procedimento e reunimos algumas informações importantes para que, tanto o empregado quanto o empregador possa entender melhor como é feito esse documento.

Importância da Folha de Pagamento 

Antes de qualquer coisa, a empresa deve estar atenta à legislação vigente e contratar profissionais qualificados para a elaboração do documento, assegurando que não haja erros, pois, a Folha de Pagamento garante à empresa o acompanhamento de todos os investimentos mensais relacionados ao pessoal, assim, poderá ter conhecimento dos vencimentos e descontos que são realizados mensalmente. 

Quais informações devem constar na Folha?

A principal informação da Folha de Pagamento é o salário base acrescido das variáveis de remuneração, além dos descontos. Lembrando que o fechamento da folha é ao final do mês e o pagamento deve ser feito até o 5º dia útil do mês e. 

Dentre as outras informações que devem constar no documento estão: 

  • Dados do empregador;
  • Dados do empregado, como o cargo e a função;
  • Descontos realizados (INSS, contribuição sindical, FGTS, vales, etc); 
  • Valores de horas extras, adiantamentos;
  • Valor bruto e líquido do salário.

Como fazer?

A folha de pagamento que antes era feita de forma manual pode ser realizada on-line devido à tecnologia, o que pode agilizar e facilitar o acesso e inclusão das informações. Mas para isso, é preciso fazer o cálculo da folha de pagamento, considerada uma das etapas mais importantes. Então, confira quais os tributos e taxas deverão ser inseridas na folha: 

Salário:

Valor que é pago ao empregado devido ao trabalho realizado, conforme a legislação e o contrato de trabalho;

Horas extras:

A legislação prevê que o colaborador poderá trabalhar por até duas horas além da jornada de trabalho normal, que deve ser paga com o acréscimo de, no mínimo, 50% sobre o valor da hora normal;

FGTS:

O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço é o desconto de 8%  que deve ser calculado a partir do salário bruto, sendo depositado pelo empregador; 

IRRF:

Os cálculos relativos ao (Imposto de Renda Retido na Fonte) deve ser feito a partir da remuneração bruta, sendo reduzido o valor do INSS apurado e conforme as alíquotas; 

INSS:

O Instituto Nacional da Seguridade Social é pago pelo funcionário e leva em consideração a remuneração do trabalhador. Assim, o desconto irá variar entre 8 à 11%; 

Salário Família:

É um abono previsto para pessoas de baixa renda. Não há desconto ou incidência, e sobre ele, a base para levar em consideração é o salário bruto;

Vale-transporte:

O valor do abono deve ser de 6% sobre os vencimentos e não exclui a possibilidade de a empresa oferecer o seu próprio serviço de transporte; 

Vale-refeição:

O desconto máximo sobre o valor do benefício do vale refeição, seja em vouchers ou cartão magnético, é de 20% mas não deve ser calculado sobre o salário;

Check list 

A partir dessas informações, é possível montar a folha de pagamento de dos funcionários. Para te ajudar, confira esse check list: 

  • Ajuste Horas-extras; 
  • Apure de faltas; 
  • Confirme de banco de horas;
  • Confira os vencimentos de contrato de experiência; 
  • Lance vales (adiantamentos, valores de convênios);
  • Registre Atestados;
  • Calcule rescisão e faça a documentação;
  • Gere CAGED;
  • Calcule férias e faça a documentação;
  • Calcule e confira convênios e serviços;
  • Calcule o vale-alimentação/refeição;
  • Confira os lançamentos da Folha de Pagamento;
  • Confira as contribuições sindicais/confederativas/assistenciais;
  • Faça o fechamento e cálculo de INSS;
  • Faça o fechamento e cálculo de IRRF;
  • Gere a GFIP para recolhimento do FGTS;
  • Confira os recolhimentos de FGTS;
  • Envie os eventos mensais para o eSocial;
  • Faça o fechamento dos Eventos Periódicos. 

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Por Samara Arruda