Como fazer o saneamento cadastral para se preparar para o eSocial

O projeto eSocial  do Governo Federal vai unificar as informações previdenciárias, trabalhistas e fiscais das empresas que faturam mais de R$ 78 milhões obrigatoriamente a partir de janeiro de 2018. Para as demais, com receitas menores, o eSocial passa a valer no segundo semestre.

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Com o eSocial, todas essas obrigações precisam ser declaradas enviando os registros que fazem parte da Carga Inicial. E é justamente essa Carga Inicial no qual os cadastros serão organizados em uma estrutura formatada antes do envio das primeiras movimentações.

Portanto, o primeiro envio é de extrema importância, pois uma entrega incorreta de qualquer declaração poderá gerar uma bola de neve que vai dar dor de cabeça. Por isso, o primeiro passo que as empresas precisam realizar é o saneamento cadastral.

O que é saneamento cadastral?

O saneamento cadastral ou a atividade de sanear cadastro consiste em atualizar e complementar as informações dos sistemas informatizados das empresas visando atender os aspectos fiscais, tributários, contábeis e de negócios.

Em outras palavras, se antes você não tinha que se preocupar muito como esses dados eram utilizados em vários sistemas, agora precisa otimizá-los e organizá-los para que possam ser melhores aproveitados e compartilhadores, principalmente após a chegada do Projeto SPED.

A chegada do eSocial vai passar pela mesma pressão, pois empresas desorganizadas precisarão se reestruturar para dar continuidade nos registros dos seus negócios e evitar falhas que podem resultar em multas graves.

Como fazer o saneamento cadastral?

Realizar o saneamento cadastral não é tão simples quanto parece, requerendo atenção redobrada. Muitas empresas acabam subestimando sua importância e não conseguem visualizar o retrabalho que isso pode dar no futuro.

Para realizar o saneamento cadastral, você precisará respeitar duas etapas para executá-lo adequadamente:

1. Qualificação Cadastral

Esse é um processo do Governo que faz o cruzamento das informações dos funcionários com Nome, Data de Nascimento, CPF e NIS registrados na sua empresa e em sistemas governamentais, buscando evitar cadastros duplicados ou divergentes.

É possível realizar a qualificação cadastral diretamente no esocial.gov.br/institucional/consulta-qualificacao-cadastral" target="_blank" rel="noopener">site do eSocial, em lote ou de forma individual, bem como pelo leiaute fornecido. Se houver qualquer divergência, as entregas das declarações poderão ser invalidadas, necessitando que o trabalhador seja enviado ao respectivo órgão para corrigir seu cadastro.

A consulta online individual da ferramenta permite pesquisar até dez trabalhadores por vez na mesma tela. Você também pode fazer uma consulta em lote por meio de arquivo padronizado conforme o leiaute do sistema.

Viu só como é importante se preparar desde já?

2. Atualização e Adequação Cadastral

Realizado a qualificação, é hora de seguir para a próxima etapa. Como o eSocial é composto por dezenas de eventos declaratórios, centenas de informações serão enviadas ao governo. Para isso, você precisa manter os dados referentes à Folha de Pagamento devidamente atualizados e adequado aos formatos do eSocial

Dessa forma, faz-se necessário que os dados como endereço de residência, estado civil, horários e cargos não estejam de forma alguma desatualizados ou incorretos, pois o eSocial vai cruzar e se houver disparidade, a declaração será invalidada.

E como todo mundo sabe, é na Folha de Pagamento que um grande volume de informações pode estar errado, pois envolve dados dinâmico de pessoas, o que exige atenção máxima.

 

Via sage

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