O trabalho do contador, muitas vezes, fica comprometido devido a
atrasos na entrega de documentos contábeis pelo cliente. Além de isso ser prejudicial para o seu dia a dia na contabilidade, pode acabar atrapalhando a situação fiscal e tributária de quem você atende. Quando isso acontece, o contador precisa utilizar algumas estratégias para cobrar o cliente adequadamente. O
follow-up, também conhecido como FUP, é um método eficaz para evitar que a empresa seja multada, já que consiste em um acompanhamento feito pelo contador com o gestor do negócio. Se você está lidando com clientes desorganizados que não fazem a entrega de documentos contábeis dentro do prazo estabelecido, este artigo pode ajudar. Nas próximas linhas, você vai conhecer o método de follow-up e quais
ferramentas podem ser utilizadas para manter os documentos em ordem.
Follow up de entrega de documentos contábeis
É
dever do empresário garantir que o contador tenha em mãos todos os documentos contábeis necessários para o desenvolvimento de sua atividade. Mas nem sempre isso acontece, o que pode gerar multas e pendências para a empresa. A boa notícia é que a entrega dos documentos contábeis não precisa ser uma
dor de cabeça. Nessas horas, o contador pode utilizar métodos de follow-up com o cliente para evitar que atrasos ocorram. O FUP nada mais é do que um
acompanhamento com o cliente. Esse método é bastante utilizado na área de vendas, mas, no caso da contabilidade, também se aplica. Muitas vezes, os empresários têm dúvidas sobre o processo contábil ou, por falta de tempo, esquecem de entregar
documentos importantes. O follow-up entra como uma ação importante, que tem como objetivo lembrar o gestor das
demandas do contador e elucidar quaisquer dúvidas sobre o assunto. Existem vários métodos de fazer o FUP. O primeiro passo é estabelecer uma
rotina de comunicação com o cliente. Vale perguntar a ele qual seu
canal de contato preferido, ou sugerir uma alternativa que você considere efetiva. Um dos métodos tradicionais de FUP consiste em realizar
reuniões periódicascom o cliente, que podem ser presenciais ou online. Assim, você pode explicar ao gestor
quais documentos precisam ser encaminhados e para que servem. Esclarecer todo o processo contábil é fundamental para que o cliente compreenda a importância de seguir os prazos de entrega do material. Outra maneira de realizar o follow-up é enviando
lembretes a respeito dos prazos. Isso por ser feito pela ferramenta online escolhida, como o e-mail e o WhatsApp, por exemplo. Dessa forma, você facilita a vida do cliente na hora de
organizar as tarefas e previne que ele se esqueça de algum prazo importante. Se o contador utiliza um
sistema integrado ao financeiro do cliente, os documentos são encaminhados automaticamente. Nesse caso, você pode realizar um follow-up individualmente, verificando se não há eventuais erros ou faltas na documentação. Aí, se algo estiver incorreto, é possível fazer um FUP com o cliente mais direcionado à demanda específica que ficou faltando.
Cuidados na cobrança do envio dos documentos
Não existe uma regra em relação à ferramenta que você deve utilizar para cobrar o envio de documentos. As mais indicadas, no entanto, são aquelas que permitem uma comunicação efetiva, que funcionem para ambas as partes. Há diversos
softwares online que cumprem esse papel. Ferramentas de videoconferência, como Skype e Google Hangouts, são
úteis para quando contador e cliente não têm como participar de um encontro presencial. O
e-mail é sempre uma boa alternativa, já que as mensagens e arquivos ficam registrados. No entanto, ferramentas como WhatsApp e SMS, embora menos formais, geralmente resultam em respostas mais rápidas do cliente. E, claro, o telefone continua um canal importante de comunicação, que pode ser utilizado para fazer o follow-up. Embora não exista uma ferramenta única, há uma espécie de “regra de etiqueta” na cobrança de envio dos documentos: evite fazer
contatos irrelevantes com o cliente. Sempre que for realizar o follow-up, tenha uma finalidade específica em mente, para tornar o
processo mais prático. Isso constrói uma relação de confiança com o cliente e evita a perda de tempo.
Automatize o processo de entrega dos documentos
Como você pode ver, o FUP requer esforço do contador e do empresário. Que tal
automatizar esse processo e facilitar a sua vida? Há vários sistemas capazes de transferir os dados do cliente para o contador de forma automática, sem riscos de
perder prazos. Isso porque boa parte dos documentos hoje são
digitais, como extratos bancários e
notas fiscais. Dessa forma, fica mais fácil para o empresário encaminhá-los ao contador. Há
ferramentas contábeis que podem ser integradas ao
sistema ERP do cliente, coletando os dados automaticamente para que o contador tenha acesso às informações com mais rapidez. Outra opção é utilizar plataformas que
notificam o cliente sobre os prazos de entrega dos documentos, eliminando a necessidade de o profissional contábil cobrar o empresário constantemente. O resultado disso é o ganho de eficiência na relação entre cliente e contador. Independente da ferramenta utilizada, o propósito da
automação é eliminar a entrega fora do prazo e o envio de documentos incompletos. Isso é importante para que a empresa não corra o risco de pagar multas, sem contar que a contabilidade fica mais transparente.
Como eliminar o follow up na contabilidade
Quer mais facilidade na hora de lidar com os documentos do cliente, sem a necessidade do follow-up? O
ContaAzul para Contadores é um sistema de gestão que integra o financeiro dos clientes ao seu sistema contábil,
eliminando o retrabalho e aumentando a produtividade. Com o sistema, os clientes
centralizam as informações financeiras, que podem ser acessadas pelo contador em um painel. Assim, o profissional tem permissão para verificar as tarefas do cliente e corrigir informações erradas, caso existam. Além disso, o envio mensal de notas fiscais é automático, criando um
fluxo de dados automatizado e sem riscos de atraso. O trabalho do contador fica mais fácil, pois são eliminados o retrabalho e o registro manual de informações. Além disso, é possível encaminhar
lembretes sobre as rotinas contábeis para que o cliente esteja ciente de todos os prazos. Se o cliente também adota o
ERP online da ContaAzul, a necessidade de enviar os documentos impressos ou por e-mail é eliminada, já que a gestão financeira do negócio é integrada ao sistema do contador. Então, com um software de gestão integrado ao financeiro do cliente, o follow-up praticamente deixa de ser necessário, já que os dados são enviados ao contador
automaticamente. O principal benefício disso é que o contador tem mais tempo para se dedicar à
parte estratégica de sua função, gastando menos tempo em tarefas burocráticas e que geram pouco
valor agregado ao cliente. Além disso, o fluxo dos dados reduz drasticamente a
margem de erro no cálculo de impostos a fim de manter o recolhimento adequado de tributos.
ESCRITO POR
Gabriel Manes é Coordenador de Marketing do ContaAzul para Contadores. Tem pós-graduação em Estratégias Digitais, Redes e Mídias Sociais pela Sustentare Business School.
