Ter a consciência da importância de uma
auditoria na empresa é diferente de saber como fazer uma auditoria financeira. Analisar e controlar todas as atividades de um negócio ao mesmo tempo em que se evita fraudes e prejuízos causados por descontrole de gastos ou mesmo por desvios financeiros está no topo da lista de desejos de muitos executivos, mas nem sempre há ferramentas ou mão de obra qualificada para esse tipo de procedimento. Nesse artigo, abordaremos o modo operacional de como realizar uma auditoria financeira na empresa. Por ser essa uma metodologia de trabalho com amplas possibilidades, ter um objetivo claro em mente antes do início do processo é fundamental para se obter os melhores resultados possíveis.
Defina objetivos para não perder tempo
Antes de iniciar uma auditoria financeira é preciso deixar claro para todos os envolvidos quais são os objetivos principais desse processo. Isso porque existem múltiplas possibilidades e você pode evitar perdas de tempo desnecessários se for direto ao ponto. Se algum objeto da auditoria não for considerado relevante para o seu negócio, deixe-o em segundo plano. Com uma auditoria financeira sua empresa pode:
- Verificar saldos em extratos bancários, no boletim de caixa e no livro razão para descobrir se os valores ali presentes correspondem à realidade;
- Verificar se os valores disponíveis em caixa, em aplicações financeiras e em depósitos bancários estão sendo utilizados de maneira correta;
- Verificar a posição real de valores e títulos em aberto, associando-os aos saldos contábeis e aos controles internos;
- Verificar se os controles internos do departamento financeiro são seguros o suficiente para reduzir as possibilidades de desvios ou fraudes.
Uma vez que os objetivos tenham sido claramente definidos em conjunto com os responsáveis pela auditoria, é hora de colocar o plano em prática. Aqui estão alguns dos principais passos a serem seguidos.
Faça o mapeamento dos processos
Todas as atividades que passam pelas mãos do departamento financeiro precisam ser mapeadas antes de analisadas. O processo de baixa de inadimplentes, o pagamento de fornecedores e colaboradores, as transferências bancárias e qualquer outra movimentação financeira realizada precisam ser checadas. Nesse aspecto, você não precisa necessariamente ter uma auditoria externa. Esse procedimento pode ser feito por um gestor ou colaborador interno e serve para facilitar o trabalho de auditoria. É o primeiro passo a ser dado e, em muitos casos, não onera a companhia.
Identifique os riscos
Uma vez que você passa a conhecer em detalhes o que acontece em cada um dos processos, então pode descobrir quais são os riscos inerentes a cada um deles. Questionar os gestores envolvidos ou simplesmente avaliar o fluxo são maneiras de identificar falhas em potencial e aperfeiçoar os processos. Por exemplo, uma empresa que não utilize
softwares de gestão contábil e que ainda faça registros manuais de entradas e saídas tem mais chances de cometer erros do que uma companhia que opte por automatizar esses processos. Nesse caso, a não utilização de softwares adequados poderia ser apontada como um risco.
Identifique os controles internos
Os riscos são inerentes a cada um dos processos e cabe sempre ao gestor atuar para que eles sejam os menores possíveis. Por essa razão, uma vez que os processo estejam mapeados e os riscos identificados, você precisa se perguntar: o que estamos fazendo para evitar problemas aqui? São os
controles internos que permitem ao gestor minimizar os danos potenciais. Por exemplo, em empresas pouco organizadas é comum que em algum momento ocorram pagamentos em duplicidade ou, ainda, que pagamentos sejam efetuados um dia depois do vencimento, gerando multas e juros desnecessários para a companhia.
Teste a segurança dos controles internos
Se na etapa anterior você encontrou problemas, então é hora de tomar medidas para acabar com eles. Os novos procedimentos precisam ser testados para que, de fato, se verifique que eles são mais seguros. Além disso, muitas empresas buscam dar menos espaço para potenciais fraudes e desvios – e é nessa etapa a hora de considerar tais ações. Se sua companhia faz reembolsos mediante apresentação de nota fiscal, por exemplo, atribua valores máximos ou exija apenas fornecedores certificados no aceite. São formas simples e eficientes de reduzir as notas “infladas”. Lembre-se que não há métodos perfeitos, mas você pode buscar sempre os mais eficientes.
Analise os resultados
Tudo o que for apontado pela auditoria financeira e que precise de melhorias deve ter a sua consideração. De nada adianta identificar os problemas e descobrir onde estão erros sem agir para minimizá-los. Além disso, após a mudança de metodologias, um acompanhamento detalhado também deve ser feito. A ideia aqui é analisar os resultados, ou seja, descobrir se as novas metodologias aplicadas foram suficientes para reduzir os erros ou para tornar os processos mais seguros. Trata-se de uma ação contínua e que não acaba simplesmente quando a auditoria termina. De preferência, esse comportamento deve ser incorporado ao dia a dia da sua empresa.
Softwares de gestão contábil facilitam a análise de dados
Um dos problemas mais frequentes com os quais as auditorias financeiras se deparam é o fato de não haver registros sobre todas as transações nas quais a empresa se envolve. Mesmo aqueles gastos menores devem estar descritos de alguma forma, pois sem isso as contas não fecham. Optar por um
software de gestão contábil facilita consideravelmente esse processo. Isso porque os registros ficam centralizados em uma base única de dados e torna-se mais fácil consultá-los a qualquer momento ou mesmo gerar relatórios a partir dessas informações. Com valores de mensalidade acessíveis mesmo para empresas de pequeno porte, o uso de ferramentas capazes de automatizar os registros financeiros não deve ser encarado como uma despesa, mas sim como um investimento. Há redução no número de erros e no tempo dispendido em cada tarefa. E, por fim, com acesso mais ágil aos dados, as chances de tomar decisões mais assertivas aumentam.
