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Para alguns segmentos, o home office já vinha se consolidando como uma realidade antes da pandemia, à medida que novas ferramentas eram disponibilizadas por meio da transformação digital.
Entretanto, setores tradicionais foram pegos de surpresa quando precisaram implementá-lo repentinamente.
É o caso de diversas empresas especializadas em contabilidade.
"Muitos clientes ainda estavam habituados a nos entregar caixas inteiras repletas de documentos em papel. Do dia para a noite, foi preciso explicar a eles que isso não poderia mais ocorrer", conta Mariana Oliveira, diretora executiva da NTW Contabilidade e Gestão Empresarial (Unidade Marília).
Segundo ela, administrar o impacto junto aos clientes e funcionários representou um grande desafio.
Embora a empresa já contasse com um sistema em nuvem - o que facilitou a adaptação - as demandas dos clientes precisaram ser organizadas de formas inovadoras.
Ao mesmo tempo, a NTW realizava um trabalho de educação sobre este novo modo de trabalhar.
"Hoje, já estamos muito tempo em casa e já compreendemos que trabalhar de forma remota será cada vez mais convencional", opina ela.
Mariana listou cinco dicas para estabelecer a cultura do home office em um segmento extremamente convencional.
Para ela, esta é a parte mais difícil para obter resultados satisfatórios neste processo de migração para o "novo normal":
Esta dica pode parecer óbvia, mas infelizmente muitos escritórios de contabilidade não contam com este recurso.
"No auge da pandemia, houve clientes que chegaram até nós desesperados porque o escritório que fazia sua contabilidade simplesmente não abriu sob o argumento de que a Receita Federal também se encontrava fechada", revela Mariana.
Hoje, é imprescindível que sua empresa esteja minimamente preparada para o trabalho remoto, e isso inclui um sistema de gestão em nuvem.
Trata-se de uma alternativa que facilita o acesso e a edição de arquivos, mesmo que as pessoas envolvidas não estejam no mesmo lugar.
Como os serviços e os dados são armazenados na rede, é possível abri-los de qualquer lugar, a qualquer momento, desde que se tenha algum dispositivo (smartphone, tablet, ou computador, por exemplo) e acesso à web.
"Isso é possível porque o sistema fica em um servidor online e é acessado sem a necessidade de baixar e instalar aplicações, como os softwares tradicionais", explica a executiva.
Na opinião de Mariana, esta é a principal lição porque ela está atrelada ao papel de manter viva a cultura da empresa.
"Lembre-se de que todas as pessoas da sua equipe estão trabalhando em casa, sem convívio diário, com uma rotina diferente. Assim como você, elas também estão em um processo adaptativo".
Por isso, é fundamental se utilizar da comunicação para levar as mensagens sobre os princípios, valores e objetivos da empresa, além de manter a equipe unida.
"Nunca foi tão importante se sentir parte de um grupo. A solidão do trabalho remoto é prejudicial e pode ser ainda mais complicada em momento de distanciamento social", afirma.
Uma das grandes barreiras para a NTW foi fazer o cliente entender que, a partir daquele momento, ele não poderia mais ir ao escritório levar documentos.
Por isso, a empresa criou uma forma de compartilhamento de documentos online e precisou educar os clientes para que eles deixassem de sentir necessidade de levar os papéis para o escritório.
"Disponibilizamos o acesso ao aplicativo NTW a todos os clientes, desde a assinatura do contrato e esse meio facilitou a solicitação de demandas e envio de documentos e relatórios. Além dele ter todos os documentos, de acordo com o que deseja, na palma da mão", conta Mariana.
Com o home office, o trabalho passou a fazer parte da rotina de casa e vice-versa. Desta forma, ficou mais difícil controlar os horários dos funcionários - principalmente porque eles precisam equilibrar muitos pratos para dar conta de todos os afazeres. "Minha recomendação neste caso é focar as preocupações com a produtividade de cada um e não mais com horários pré-estabelecidos", afirma a executiva.
Segundo ela, se o trabalho está concluído, pouco importa que horas ele foi feito. "O que vale é a sua qualidade e se foi entregue no prazo."
Ela revela que, na NTW, tudo é controlado por meio de reuniões periódicas com a equipe. "Inclusive, aproveitamos para questionar se aquele trabalho faz sentido. Se há satisfação em fazer parte do time e se a empresa está correspondendo às expectativas".
Se antes havia o horário do cafezinho, do almoço e do happy hour, hoje estes encontros foram repaginados e se tornaram virtuais.
"Pode até ser que eles sejam mais impessoais, porém é preciso promovê-los. A confraternização é um dos mais importantes momentos em qualquer empresa, portanto, não deixe de valorizá-los", finaliza Mariana.
Sobre a NTW Contabilidade e Gestão Empresarial
Hoje, a NTW Contabilidade e Gestão Empresarial é a maior e mais premiada rede contábil da América Latina, com mais de 140 unidades em 24 estados brasileiros e presença no continente africano.
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