Como manter o controle e gerenciar a frequência de seus funcionários

Independente do tipo de jornada de trabalho de cada um, o controle de ponto dos funcionários já foi considerado como um grande problema em todo RH.

O desafio de administrar  os horários de chegada, de almoço, e de saída de cada um, foi muito facilitado pelo desenvolvimento de tecnologias responsáveis pelo controle de ponto.

Além de existirem diversas formas de realizar essa marcação, o controle de ponto é um grande aliado na otimização da gestão de pessoas, além de  aumentar a transparência no ambiente de trabalho.

De acordo com uma pesquisa publicada pela Deloitte, 82% das organizações classificam um RH digital como um ponto importante para o futuro. Além disso, 56% das empresas aproveitam as novas ferramentas para transformar o RH em uma área mais digital e menos burocrático.

Quer entender mais sobre como manter o controle de ponto e gerenciar a frequência de seus funcionários? Vamos lá!

Como funciona o controle de ponto - Legislação

Primeiramente, vamos definir melhor o que é o controle de ponto, como ele funciona e como ele está previsto na legislação.

Principalmente, em casos de grandes empresas, fica difícil acompanhar os horários de entrada e saída de cada colaborador. Foi por isso que, ao longo dos últimos anos, diversos sistemas foram criados para facilitar essa gestão.

O art. 74, § 2º da CLT estabeleceu que: “Para os estabelecimentos de mais de dez trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho, devendo haver pré-assinalação do período de repouso”.

Imagino que uma certa dúvida deve ter surgido agora: “então, se minha empresa tem menos de 10 funcionários, eu não sou obrigado a ter um controle de ponto?”

Não, você não é. Mas, mesmo que não seja obrigatório, o controle de ponto também pode ser muito eficaz em sua organização, especialmente com tantos benefícios que iremos citar abaixo!

Benefícios do controle de ponto

O principal benefício de adotar o controle de ponto é justamente, como já dissemos, poder ter uma melhor administração das jornadas de trabalho de todos os funcionários.

Isso até traz benefícios para o colaborador em si, uma vez que ele também terá controle sobre suas horas trabalhadas e até horas extras.

Vai uma curiosidade: você sabia que cerca de ¼ dos processos trabalhistas registrados em 2018 envolveram o controle de ponto? É isso mesmo: mais de R$ 2 bilhões foram pagos a funcionários por problemas como horas extras não registradas e faltas marcadas de forma indevida.

Agora que já sabemos exatamente o que é o controle de ponto, quais seus benefícios, e porque ele é importante, vamos conversar sobre os tipos que existem para serem adotados?

Tipos de controle de ponto

Apesar do uso do controle de ponto ser obrigatório para empresas com mais de 10 funcionários, cada uma é livre para escolher qual sistema de gestão deseja usar.

Apesar das empresas que possuem menos de 10 funcionários, dessa forma, não serem obrigadas a isso, ter um controle de ponto traz diversos benefícios.

Como exemplo, a empresa terá uma melhor administração das jornadas de trabalho de todos os funcionários, e dará mais autonomia ao contratado, uma vez que ele também terá controle sobre suas horas trabalhadas e até horas extras.

Mas cuidado! Existem vários tipos de sistemas, e toda contratante deve levar em consideração questões como o número de funcionários, quais as jornadas de trabalho que ela adota e seu orçamento disponível.

Vamos entender agora cada tipo e suas características:

Controle de ponto Manual

Esse é o tipo de controle de ponto mais antigo e barato do mercado de trabalho, e também o que foi mais usado antes do desenvolvimento tecnológico.

Sua forma de usar também acaba sendo muito simples: basta o próprio funcionário anotar as horas que trabalhou em uma folha de registro.

Geralmente, esse tipo de gestão é mais usado por pequenas empresas, por não terem uma grande quantidade de colaboradores.

Apesar de parecer simples, ele acaba sendo um grande problema para o RH, já que a chance de algum funcionário marcar seu horário errado, é alta. Por isso, esse método não é muito usado por grandes empresas, já que demanda um controle constante para evitar fraudes.

Dentro dessa categoria, o Livro de Ponto é o mais usado, principalmente por existirem diversos padrões prontos disponíveis para compra.

Controle de ponto Mecânico

Também conhecido como Ponto Cartográfico, ele é mais usado por empresas de médio porte, além é claro, das de pequeno porte.

Um dos melhores aparelhos para exemplificar esse caso é o  relógio de ponto. Nele, o funcionário só precisa inserir seu crachá para marcar seu horário de entrada, de almoço e saída.

Além de também ser simples, as chances de terem erros são menores, já que não existe o risco de rasura como o ponto manual. Aqui, contudo, o contratante pode esquecer de passar seu cartão. Caso isso aconteça, o RH terá que inserir o horário manualmente.

Outro benefício é que o controle de ponto mecânico também possui baixo investimento, já que não demanda manutenção constante.

Controle de ponto Eletrônico

Por medir de forma eletrônica a jornada de trabalho de cada funcionário, a legislação brasileira é bem rígida quando se trata desse tipo de controle de ponto, e acaba exigindo algumas regras.

Por isso, antes de explicar como ele funciona, é importante dizer os requisitos que toda empresa precisa seguir caso decida adotá-lo:

• Os registros de todos os funcionários devem ser armazenados de maneira inviolável, e permitir exclusivamente a visualização dos arquivos por cada um;
• De acordo com as Portarias 1510 e 373, estes dados devem ser armazenados em um formato digital específico, não editável e prontos para a impressão ou envio imediato aos órgãos de fiscalização;
• Ainda de acordo com as portarias, o controle de ponto eletrônico precisa fornecer a impressão de um recibo para conferência por parte dos funcionários, garantindo a transparência no registro das informações.

Agora que já sabemos os cuidados a serem tomados, vou explicar os dois tipos de controle de ponto eletrônico que existem: o biométrico, e o que também pode ser feito com um cartão.

O primeiro caso funciona da seguinte forma: quando a empresa cadastra os dados de seus funcionários em seu sistema, ela também coloca a biometria dele. Dessa forma, toda vez que ele precisar marcar seu ponto, ele só precisa encostar seu dedo no leitor do aparelho, que irá identificar seus dados.

No segundo caso, ele funciona por meio de um sistema magnético presente nos cartões que cada colaborador recebe assim que começa a trabalhar. Para marcar o ponto, ele só precisa passar o crachá no aparelho, que irá identificar o código no objeto.

O problema, contudo, é que os cartões costumam se desgastar com o tempo, e precisam de manutenções ou substituições constantes.

Apesar disso, ele é reconhecido por ser o mais prático e seguro para as empresas, garantindo a contabilização de horas sem o risco de fraude.

Controle de ponto Alternativo ou Online

O último exemplo de controle de ponto pode ser considerado como o mais revolucionário de todos, já que usa a tecnologia para suprir as demandas que os outros aparelhos não oferecem.

Além de serem modernos, sofisticados e possuírem baixo custo, eles possuem um sistema de gerenciamento em tempo real pelo uso do armazenamento em nuvem. Isso acaba sendo o grande diferencial desse sistema, que permite que os dados de todos os funcionários sejam acessados a qualquer momento e sem a necessidade de exportar nenhum arquivo.

Outra vantagem é o fato dele não ser fixo. Hoje em dia existem aplicativos que fazem essa função, e que podem ser baixados em diversos aparelhos eletrônicos como celulares, tablets e computadores.

E ainda não é só isso. Esse tipo de registro de ponto pode ser feito por senha com reconhecimento de foto; por aplicativo ou até por biometria.

Dessa forma, fica muito mais fácil manter o controle de ponto de todos os funcionários e gerenciar suas frequências. Para adotá-lo, contudo, é necessário que haja uma aprovação por convenção coletiva, e deve ser configurado de acordo com as diretrizes impostas pelo Ministério do Trabalho, que constam nas Portarias 1.510/2009 e 373.

Vantagens de usar o controle de ponto

Com tudo o que já foi discutido, fica claro que escolher o melhor sistema de controle de ponto para sua empresa irá facilitar muito o RH nesse gerenciamento, além de evitar que erros como fraudes ou falsificações sejam cometidos.

Além disso, hoje em dia existem diversas modalidades de jornada de trabalho disponíveis para os funcionários. A melhor forma de administrar isso e se manter dentro das leis, também é com o controle de ponto.

Mas, como eu também já comentei no começo do texto, toda empresa tem que tomar cuidado quando for escolher qual sistema usar. Como existem diversos modelos, o uso de um que seja ineficiente para a contratante pode trazer sérias consequências.

Como exemplo, se uma empresa de grande porte decide adotar o sistema de controle manual, o tempo gasto para o gerenciamento de todos os funcionários será extremamente alto.

Por outro lado, caso uma empresa de pequeno porte adote o sistema eletrônico, ela terá um alto gasto com o equipamento, além de ter uma manutenção constante.

Agora, você sabe os problemas que as empresas podem encarar caso não decidam adotar um sistema de controle de ponto? Uma dessas possíveis consequências também já foi citada nesse artigo: a quantidade de processos que podem ser gerados.

A falta de um mecanismo capaz de gerenciar a jornada de trabalho dos funcionários facilita que erros como aqueles sejam cometidos, e acabam causando um alto prejuízo econômico para as empresas.

Como manter o controle da Jornada de Trabalho

Depois de termos discutido tudo o que você precisa saber sobre o controle de ponto, o último ponto que ainda falta ser abordado é como controlar a jornada de trabalho com ele.

Para aqueles que não lembram ou se confundem, a jornada de trabalho é o tempo que o colaborador deve prestar serviço à empresa, ou seja, o tempo que o colaborador passa exercendo suas atividades no local de trabalho.

Apesar de existirem diversos tipos de jornadas, a mais comum, de acordo com a legislação, é a de 44 horas semanais, com 8 horas diárias, que deve estar especificada no contrato de cada colaborador.

E como que o controle de ponto pode ajudar nisso? De forma bem simples: o empregador consegue assegurar que todas aquelas especificações do contrato de trabalho sejam cumpridas.

O controle de ponto é a marcação do horário efetivamente realizado pelo funcionário. Isso é bem simples de se fazer. Agora, uma vez que você já tem esses dados, é importante que esse gerenciamento consiga produzir relatórios que ajudam a conferir tudo o que está acontecendo na empresa.

Conclusão

Durante muitos anos, o controle de ponto foi um pesadelo para todo RH. Com o surgimento de novas tecnologias, hoje existem diversas ferramentas que facilitam esse processo, e contribuem para uma melhor gestão.

Saber qual sistema de controle de ponto usar, contudo, é de extrema importância, já que o sistema errado pode trazer diversos prejuízos econômicos.

Empresas como o PontoTel investiram em sistemas onde o acompanhamento em tempo real já é a realidade, e, além de facilitar o trabalho do RH, também proporcionam mudanças em toda a empresa.

Por: Nathalia Bellintani

Fonte: PontoTel